Pencocokan tiga arah: PO, surat jalan, dan faktur

Sebuah faktur pemasok datang untuk 100 unit dengan harga yang disepakati. Tampaknya benar, seseorang menyetujuinya, dan faktur itu dibayar. Yang tidak diperiksa siapa pun: hanya 92 unit yang tiba, dan enam di antaranya rusak saat diterima. Kalikan dengan beberapa ratus faktur setahun dan jumlahnya menjadi uang sungguhan, dibayar diam-diam untuk barang yang tidak pernah Anda terima.

Pencocokan tiga arah adalah pengendalian standar untuk mencegah hal ini. Sebelum sebuah faktur dibayar, faktur itu dibandingkan dengan dua dokumen lain: apa yang Anda pesan dan apa yang benar-benar Anda terima. Jika ketiganya sesuai, faktur diproses. Jika tidak, seseorang memutuskan apa yang harus dilakukan sebelum uang keluar dari perusahaan.

Panduan ini menjelaskan ketiga dokumen itu, bagaimana toleransi mencegah proses ini menjadi hambatan, apa yang dilakukan dengan faktur yang tidak cocok, dan cara memulainya meskipun pembelian Anda saat ini masih berjalan lewat email.

Tiga dokumennya

• Pesanan pembelian (PO): apa yang Anda sepakati untuk dibeli, berapa banyak, dengan harga berapa, paling lambat kapan. Ini adalah sisi kesepakatan Anda, dikirim ke pemasok sebelum pengiriman.
• Surat jalan atau penerimaan barang: apa yang benar-benar tiba, dihitung saat diterima. Barang rusak atau kurang dicatat di sini, bukan belakangan.
• Faktur pemasok: apa yang diminta pemasok untuk Anda bayar.

Pencocokan dua arah hanya membandingkan pesanan dan faktur. Cara ini menangkap perubahan harga tetapi tidak menangkap pengiriman yang kurang. Dokumen ketiga, yaitu penerimaan barang, yang memberi tahu Anda apakah Anda membayar barang yang benar-benar Anda miliki.

Apa yang diperiksa dalam pencocokan

Untuk setiap baris, pencocokan membandingkan:

• Jumlah: apakah jumlah yang ditagih sama dengan jumlah yang diterima di surat jalan?
• Harga: apakah harga di faktur sama dengan harga di pesanan?
• Produk: apakah faktur hanya menagih produk yang ada di pesanan?

Pencocokan juga menangkap masalah yang jelas: faktur untuk pesanan yang barangnya belum tiba sama sekali, dan nomor faktur pemasok yang sama dimasukkan dua kali.

Toleransi: ketat di tempat yang penting, longgar di tempat yang tidak

Jika setiap selisih pembulatan satu sen menghentikan faktur, bagian keuangan akan tenggelam dalam pengecualian dan orang-orang mulai menyetujui semuanya tanpa membaca. Toleransi mengatasi hal ini. Selisih kecil dalam batas toleransi diterima secara otomatis; selisih yang lebih besar menunggu keputusan.

Titik awal yang umum:

• Toleransi harga: sekitar 1 %, untuk menyerap pembulatan dan selisih kurs yang kecil.
• Toleransi jumlah: nol untuk barang yang dihitung per unit. Jika Anda memesan 100 dan menerima 92, Anda membayar 92. Barang yang dijual berdasarkan berat atau volume mungkin memerlukan toleransi kecil.

Tinjau pengecualiannya setelah sebulan. Jika sebagian besar selisihnya sangat kecil dan selalu diterima, perlebar toleransinya sedikit. Jika seorang pemasok terus-menerus berada tepat di dalam batas, perhatikan pemasok itu lebih saksama.

Penerimaan barang adalah kunci keberhasilan pencocokan

Pencocokan hanya sebaik surat jalannya. Petugas penerimaan yang menandatangani "100 unit" tanpa menghitung membuat seluruh pengendalian ini tidak ada artinya. Jadikan penerimaan barang rutinitas yang singkat dan tegas:

• Hitung sebelum menandatangani, atau tandatangani dengan catatan "dengan syarat penghitungan".
• Catat barang rusak secara terpisah dari barang yang baik. Barang rusak harus ditolak dan tidak pernah masuk stok.
• Catat apa yang benar-benar datang, meskipun hanya sebagian dari pesanan. Pengiriman bertahap mendapat surat jalan untuk setiap tahap.
• Lakukan inspeksi di tempat yang penting: barang mudah rusak, barang keselamatan, barang bernilai tinggi. Tulisan kami tentang Inspeksi dan tindakan korektif yang menuntaskan masalah menunjukkan cara membuat pemeriksaan yang gagal berujung pada perbaikan.

Apa yang dilakukan dengan faktur yang tidak cocok

Faktur di luar batas toleransi tidak boleh diposting atau dibayar. Faktur itu masuk ke antrean singkat dengan empat kemungkinan keputusan:

• Terima apa adanya, dengan catatan yang menjelaskan alasannya: misalnya kenaikan harga yang sudah disepakati tetapi tidak tercantum di pesanan. Menerima selisih harus memerlukan orang yang memiliki hak untuk menyetujuinya.
• Sengketakan dengan pemasok: Anda sudah mengajukan pertanyaan dan sedang menunggu. Faktur tetap berada di antrean.
• Kembalikan ke pemasok: fakturnya salah dan Anda menginginkan faktur yang sudah dikoreksi. Tidak ada yang diposting.
• Cocokkan ulang: surat jalan sebelumnya belum ada dan kini sudah dicatat.

Setiap keputusan harus dicatat beserta siapa yang membuatnya dan alasannya. Ketika auditor bertanya mengapa Anda membayar 4 % lebih tinggi daripada pesanan, jawabannya hanya berjarak satu klik.

Sebelum pesanan: permintaan, persetujuan, dan penawaran

Pencocokan tiga arah bekerja paling baik ketika pesanannya sendiri sudah benar. Dua langkah sebelum PO membantu:

• Permintaan pembelian dengan batas persetujuan. Pembelian kecil dalam anggaran langsung diproses; yang lebih besar memerlukan satu persetujuan, yang sangat besar dua. Tidak ada yang menyetujui permintaannya sendiri. Tulisan kami Persetujuan yang tidak memperlambat kerja Anda menjelaskan cara menetapkan batas-batas itu.
• Penawaran dari beberapa pemasok. Untuk apa pun di atas jumlah tertentu, minta dua atau tiga pemasok mengajukan penawaran dan bandingkan secara berdampingan, tidak hanya dari harga tetapi juga waktu pengiriman dan mutu sebelumnya.

Mulai dari yang kecil

Anda tidak perlu mengubah seluruh proses pembelian sekaligus. Awal yang praktis:

• Minggu 1: gunakan pesanan pembelian untuk lima pemasok terbesar Anda, dikirim lewat tautan atau email.
• Minggu 2: catat surat jalan untuk setiap pengiriman dari pemasok-pemasok itu, termasuk barang rusak dan kurang.
• Minggu 3: cocokkan faktur mereka dan tetapkan toleransi Anda.
• Minggu 4: tinjau pengecualiannya dan perluas ke pemasok berikutnya.

Cara melakukannya di Kluvan

Pengadaan menjalankan permintaan pembelian, penawaran, pesanan pembelian, surat jalan, dan pencocokan tiga arah, serta memposting faktur yang cocok ke Pembukuan. Pengadaan bekerja bersama Inventaris, yang diperlukannya untuk produk dan stok. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun, dan pemasok menjawab dari ponsel mereka tanpa akun.

• Pengaturan. Di Pengaturan → Pengaturan pengadaan, tetapkan jumlah persetujuan, siapa yang menyetujui, toleransi jumlah dan harga, anggaran bulanan, syarat pembayaran, dan peringatan. Secara bawaan, toleransi harga adalah 1 % dan toleransi jumlah 0. Lihat Menyiapkan Pengadaan.
• Permintaan dan persetujuan. Permintaan disetujui dalam satu atau dua tahap berdasarkan jumlah dan anggaran Anda; tidak ada yang menyetujui permintaannya sendiri. Lihat Membuat dan menyetujui permintaan pembelian.
• Penawaran lewat tautan. Kirim permintaan penawaran lewat tautan kepada hingga delapan pemasok, bandingkan harga mereka secara berdampingan, dan pesan dari yang terbaik. Lihat Meminta penawaran pemasok.
• Pesanan pembelian lewat tautan. Pemasok mengonfirmasi, mengubah, atau menolak pesanan dari tautan pribadi, tanpa masuk, atau di portal pemasok. Lihat Mengirim pesanan pembelian melalui tautan.
• Surat jalan dan pencocokan. Catat apa yang dikirim dan apa yang rusak; barang rusak tidak pernah masuk stok. Lalu catat faktur pemasok, atau isi dari foto dengan pembaca faktur, dan pilih Cocokkan dan simpan. Jika berada dalam toleransi, faktur diposting sebagai tagihan Pembukuan dengan PPN dan tanggal jatuh temponya. Lihat Menerima barang dan mencocokkan faktur.
• Faktur untuk diperiksa. Faktur di luar toleransi menunggu dengan keterangan apa yang salah dan besar selisihnya; terima, sengketakan, kembalikan, atau cocokkan ulang, dengan catatan dan riwayat setiap keputusan. Lihat Menangani faktur untuk diperiksa.
• Kartu skor pemasok. Lihat apa yang Anda utang kepada setiap pemasok menurut jumlah hari lewat jatuh tempo, dan bagaimana kinerja masing-masing dalam waktu pengiriman, tingkat pemenuhan, harga, dan kerusakan.

Harga yang sudah termasuk PPN, yang umum di UEA dan Mesir, ditangani dengan memisahkan PPN yang dapat dikreditkan saat tagihan diposting. Pengadaan dijual terpisah (bersama Inventaris) dan tersedia dalam paket bundel Trade Business serta Kluvan One; lihat harga.

Pemasok juga dapat menjawab penawaran, mengonfirmasi pesanan, dan mengirim surat jalan di portal, seperti dijelaskan dalam Portal pelanggan untuk faktur, penawaran, dan pembayaran.

Pilih pemasok terbesar Anda dan cocokkan sepuluh faktur berikutnya. Jika kesepuluhnya sesuai, Anda bisa tenang. Jika tidak, pengendalian ini sudah membayar dirinya sendiri.