Daftar periksa tutup buku akhir bulan untuk kantor akuntan

Bagi kantor akuntan, akhir bulan bukan satu kali tutup buku. Ada dua puluh, atau lima puluh, masing-masing dalam keadaan yang berbeda. Satu klien sudah mengirim semuanya. Satu klien belum membuka umpan bank sejak musim semi. Satu lagi mengirim struk berupa foto WhatsApp pukul sebelas malam. Pekerjaannya sendiri jarang sulit; yang sulit adalah melacak posisi setiap klien.

Jawaban yang dicapai sebagian besar kantor adalah daftar periksa: langkah yang sama, dalam urutan yang sama, untuk setiap klien, dengan catatan siapa yang mengerjakan setiap langkah dan kapan. Tulisan ini memberi Anda tutup buku tujuh langkah yang praktis, kebiasaan yang membuatnya terus berjalan, dan cara melihat kemajuan setiap klien sekaligus.

Mengapa daftar periksa yang sama untuk setiap klien itu penting

Ketika setiap akuntan menutup buku klien dengan caranya sendiri, kantor bergantung pada ingatan. Libur dan pergantian staf menjadi masalah, peninjauan memakan waktu lebih lama, dan para partner tidak dapat melihat sekilas klien mana yang terlambat. Daftar periksa bersama mengubah akhir bulan menjadi rutinitas yang dapat dilanjutkan siapa pun di kantor, dan membuat langkah peninjauan jauh lebih cepat, karena peninjau tahu persis apa yang sudah dikerjakan.

Daftar periksa itu tidak perlu panjang. Yang perlu adalah sama di mana-mana, dan berakhir dengan periode dikunci agar tidak ada yang mengubah angka yang sudah ditutup secara tidak sengaja.

Tujuh langkahnya

1. Rekonsiliasi bank. Setiap rekening bank dan kartu dicocokkan dengan laporan rekening bank sampai hari terakhir bulan itu. Baris yang tidak cocok adalah tanda pertama adanya faktur yang hilang, tagihan yang hilang, atau pembayaran yang dicatat ke pelanggan yang salah. Kerjakan ini lebih dulu: sebagian besar langkah berikutnya bergantung padanya.

2. Tagihan pemasok dimasukkan. Setiap tagihan bertanggal bulan itu sudah dicatat, termasuk yang lupa dikirim klien. Bandingkan dengan pemasok rutin bulan lalu: sewa, utilitas, perangkat lunak, perusahaan kebersihan. Pemasok yang menagih setiap bulan tetapi tidak muncul bulan ini biasanya berarti ada tagihan yang tertahan di kotak masuk seseorang.

3. Akrual. Biaya yang menjadi beban bulan itu tetapi belum ditagih, serta pendapatan yang sudah diperoleh tetapi belum difakturkan. Simpan daftar tetap yang singkat per klien, agar akrual tidak disusun ulang dari nol setiap bulan.

4. PPN ditinjau. PPN penjualan dan pembelian diperiksa untuk tarif yang janggal, nomor PPN yang tidak ada, dan dokumen yang masuk ke periode yang salah. Bahkan pada bulan tanpa pelaporan PPN, peninjauan singkat mencegah akhir kuartal yang menyakitkan.

5. Penyusutan dijalankan. Penyusutan bulan itu diposting dari daftar aset, dengan aset baru ditambahkan dan pelepasan aset dicatat.

6. Penggajian diposting. Gaji, biaya pemberi kerja, dan setiap pencadangan pesangon atau cuti diposting, dan akun pengendali penggajian sesuai dengan laporan penggajian.

7. Periode dikunci. Bulan itu ditutup di pembukuan, sehingga tidak ada yang dapat diposting ke dalamnya tanpa membukanya kembali dengan sengaja. Inilah langkah yang mengubah "kami kira sudah selesai" menjadi "sudah selesai".

Jika suatu langkah tidak berlaku bagi seorang klien, tandai sebagai tidak diperlukan alih-alih melewatinya diam-diam. Perbedaannya penting ketika seseorang meninjau tutup buku itu tiga bulan kemudian.

Menagih klien tanpa kehilangan jejak

Sebagian besar keterlambatan di akhir bulan bukanlah masalah akuntansi; itu masalah menunggu. Laporan rekening bank yang belum ada, pembayaran yang tidak dapat dijelaskan, tagihan yang tidak ditemukan siapa pun. Cara menagih yang biasa, campuran email dan pesan, membuat jawabannya tersebar di berbagai kotak masuk.

Pola yang lebih baik:

• Satu permintaan untuk setiap hal yang Anda butuhkan, ditulis dengan jelas: "Laporan rekening bank September, semua rekening", bukan "mohon kirimkan dokumennya".
• Tanggal jatuh tempo pada setiap permintaan, terutama jika suatu langkah tutup buku bergantung padanya.
• Jawaban pada permintaan itu sendiri, dengan berkas terlampir, agar orang berikutnya di kantor melihat keseluruhan ceritanya.
• Tutup permintaan setelah Anda meninjau jawabannya, agar permintaan yang terbuka selalu berarti benar-benar sedang menunggu.

Klien merespons lebih cepat ketika permintaannya spesifik dan dapat mereka jawab dari ponsel. Mereka juga merespons lebih cepat ketika diberi tahu melalui saluran yang benar-benar mereka baca.

Lihat setiap klien dalam satu halaman

Partner dan manajer membutuhkan daftar kerja, bukan lima puluh berkas terpisah. Untuk setiap klien, kolom yang berguna adalah:

• Kemajuan tutup buku: berapa dari tujuh langkah yang sudah selesai untuk bulan yang sedang ditutup, misalnya 3 dari 7.
• Permintaan yang menunggu: berapa permintaan yang terbuka dan berapa yang sudah dijawab.
• Baris bank yang perlu dicocokkan: gambaran cepat seberapa banyak rekonsiliasi yang tersisa.
• Tanggal jatuh tempo berikutnya, beserta jumlah item yang terlambat.

Jika diurutkan menurut tanggal jatuh tempo terdekat, halaman itu memberi tahu Anda setiap pagi ke mana harus menempatkan orang.

Menerima klien baru dengan cara yang sama

Pemikiran yang sama berlaku ketika klien baru bergabung. Daftar periksa orientasi yang singkat, dengan setiap langkah diserahkan kepada kantor atau kepada klien beserta tanggal jatuh temponya, mencegah tutup buku pertama berubah menjadi misi penyelamatan. Langkah-langkah yang umum: saldo awal, bagan akun, rekening bank yang dihubungkan atau diimpor, pengaturan pajak, pemasok dan pelanggan rutin, serta siapa di pihak klien yang menjawab pertanyaan.

Jika klien masih memakai spreadsheet, tulisan kami Beralih dari spreadsheet dalam seminggu layak dikirimkan kepada mereka sebelum pertemuan pertama.

Akses yang dikendalikan klien

Kantor akuntan bekerja paling baik dengan akses yang diberikan dan dapat dilihat oleh klien. Klien harus dapat memilih area mana yang boleh dibaca atau diubah kantor, cabang mana, dan sampai kapan, serta dapat mencabut akses dalam satu langkah. Setiap perubahan yang dibuat kantor harus dicatat dengan nama akuntannya. Ini melindungi klien, dan melindungi kantor ketika di kemudian hari muncul pertanyaan tentang siapa mengubah apa.

Cara melakukannya di Kluvan

Ruang kerja akuntan termasuk dalam setiap paket Kluvan: satu kantor akuntan atau kantor implementasi bekerja di organisasi klien dengan akun masuknya sendiri, dan orang-orang kantor tersebut tidak memakai satu pun kursi milik klien. Kluvan berjalan secara online, jadi tidak ada yang perlu dipasang di pihak Anda maupun klien.

• Klien mengundang kantor akuntan. Pemilik memasukkan kode mitra atau email kantor tersebut, atau menyetujui permintaan akses dari kantor, lalu memilih untuk setiap area Tidak ada, Baca, atau Penuh (dengan opsi khusus penggajian untuk SDM), cabang-cabangnya, dan tanggal berakhir opsional. Lihat Memberikan akses kepada akuntan.
• Daftar kerja kantor. Di portal mitra, Klien mencantumkan setiap klien dengan statusnya, langkah penyiapan yang masih terbuka, permintaan yang menunggu, kemajuan tutup buku, baris bank yang perlu dicocokkan, dan tanggal jatuh tempo berikutnya. Buka seorang klien, bekerja di Kluvan miliknya, dan ganti klien dari spanduk. Lihat Bekerja dalam organisasi klien.
• Tutup buku akhir bulan. Akuntan → Tutup buku akhir bulan berisi tujuh langkah di atas: Rekonsiliasi bank, Tagihan pemasok dimasukkan, Akrual, PPN ditinjau, Penyusutan dijalankan, Penggajian diposting, dan Periode dikunci. Setiap langkah membuka layarnya, menerima catatan, merekam siapa yang menandainya selesai, dan dapat ditandai tidak diperlukan. Periode dikunci tercentang dengan sendirinya ketika bulan itu ditutup di Pembukuan. Lihat Menutup bulan untuk klien.
• Permintaan kepada klien. Kirim permintaan dengan tanggal jatuh tempo dari Akuntan → Permintaan. Pemilik dan manajer klien melihatnya di Hari ini dan diberi tahu lewat email atau WhatsApp sesuai pilihan notifikasi mereka sendiri; mereka menjawab pada permintaan itu dengan berkas. Lihat Meminta dokumen klien dan meninjau jawaban.
• Daftar periksa orientasi. Mulai daftar periksa jasa atau perdagangan dan serahkan setiap langkah kepada kantor atau klien dengan tanggal jatuh tempo. Lihat Menyiapkan klien dengan daftar periksa.
• Catatan atas segalanya. Setiap pembacaan dan perubahan oleh kantor akuntan dicatat dengan nama akuntan dan kantornya, dan pemilik dapat mempersempit atau mencabut akses seketika.

Dua batasan saat ini: satu organisasi bekerja dengan satu kantor akuntan dalam satu waktu, dan daftar kerja belum menampilkan tanggal jatuh tempo pelaporan PPN atau status proses penggajian.

Bagi kantor dengan banyak klien kecil, paket awal Pembukuan yang gratis adalah cara sederhana untuk memindahkan setiap klien ke buku besar digital yang rapi sebelum tutup buku pertama. Lihat harga dan halaman mitra.

Pilih akhir bulan berikutnya dan jalankan dengan tujuh langkah ini pada tiga klien. Pada bulan kedua, Anda akan menginginkannya di mana-mana. Dan ketika klien Anda bertanya cara dibayar lebih cepat, arahkan mereka ke Dibayar tepat waktu tanpa menjadi pihak yang dibenci.