Beralih dari spreadsheet dalam seminggu

Spreadsheet adalah titik awal sebagian besar bisnis, dan itu bukan hal yang memalukan. Spreadsheet fleksibel, semua orang mengenalnya, dan tidak memerlukan biaya. Masalah muncul ketika tiga orang mengubah tiga salinan, rumus rusak tanpa disadari, dan tidak ada yang bisa memastikan berapa stok atau saldo yang sebenarnya.

Beralih ke sistem yang tepat terdengar seperti proyek besar. Bagi sebagian besar bisnis kecil, peralihan ini dapat diselesaikan dalam seminggu, asalkan Anda menjaganya tetap sederhana.

Hari 1: catat apa yang benar-benar Anda gunakan

Buka setiap spreadsheet yang menopang bisnis Anda dan catat isinya: pelanggan, pemasok, item dan harga, stok, faktur yang belum lunas, karyawan. Abaikan tab lama yang tidak dibuka siapa pun selama setahun.

Hari 2: rapikan daftarnya

Hapus duplikat, perbaiki salah ketik yang jelas, dan lengkapi nomor telepon yang hilang sebisa mungkin. Jangan mengejar kesempurnaan — kejar "cukup baik sehingga kami bisa memercayainya".

Hari 3: tentukan tanggal peralihan

Pilih tanggal yang jelas, sebaiknya awal bulan. Semua yang terjadi sebelum tanggal itu adalah riwayat; semua yang terjadi sejak tanggal itu dilakukan di sistem baru.

Hari 4: impor dan periksa

Impor pelanggan, pemasok, item, dan saldo awal. Lihat pratinjau sebelum Anda menyimpan, baca laporan kesalahan, dan perbaiki baris yang ditandainya. Jika ada yang salah, batalkan impor dan jalankan lagi.

Hari 5: rekonsiliasi

Bandingkan saldo awal di sistem baru dengan neraca saldo terakhir dan stok opname Anda. Keduanya harus cocok. Jika tidak, cari tahu penyebabnya sekarang — bukan di akhir tahun.

Hari 6 dan 7: jalankan satu minggu yang nyata

Terbitkan penawaran dan faktur sungguhan, catat pembayaran sungguhan, dan biarkan spreadsheet lama dalam mode baca saja sebagai referensi. Pada akhir minggu, tim Anda akan berhenti membukanya.

Bagaimana Kluvan membantu

Alat impor Kluvan mendeteksi kolom Anda, menampilkan temuan dan simulasi sebelum apa pun ditulis, mengenali berkas yang sama yang diimpor dua kali, dan memungkinkan Anda membatalkan impor selama 30 hari. Pelanggan dan pemasok diimpor beserta saldo awalnya; stok diimpor beserta jumlah awalnya.

Jika Anda lebih suka kami yang mengerjakannya, paket migrasi kami memindahkan data Anda secara online dan diakhiri dengan laporan rekonsiliasi yang Anda setujui. Profil impor untuk ekspor dari Zoho, Odoo, QuickBooks, Daftra, Wafeq, dan Tally segera hadir.