Deixe as planilhas para trás em uma semana

As planilhas são o ponto de partida da maioria das empresas, e não há vergonha nisso. Elas são flexíveis, todo mundo sabe usar e não custam nada. O problema começa quando três pessoas editam três cópias, as fórmulas quebram sem aviso e ninguém consegue dizer qual é o estoque real ou o saldo real.

Migrar para um sistema de verdade parece um grande projeto. Para a maioria das pequenas empresas, dá para fazer em uma semana, se você mantiver tudo simples.

Dia 1: liste o que você realmente usa

Abra todas as planilhas das quais a empresa depende e anote o que cada uma contém: clientes, fornecedores, itens e preços, estoque, faturas em aberto, funcionários. Ignore as abas antigas que ninguém abre há um ano.

Dia 2: limpe as listas

Remova duplicados, corrija os erros de digitação óbvios e preencha os telefones que faltam, quando puder. Não busque a perfeição — busque o "bom o suficiente para confiarmos".

Dia 3: escolha a data da virada

Escolha uma data limpa, de preferência o início de um mês. Tudo o que vem antes é histórico; tudo a partir dela acontece no novo sistema.

Dia 4: importe e confira

Importe clientes, fornecedores, itens e saldos iniciais. Veja a prévia antes de confirmar, leia o relatório de erros e corrija as linhas apontadas. Se algo der errado, desfaça a importação e rode de novo.

Dia 5: concilie

Compare os saldos iniciais do novo sistema com o seu último balancete e com a sua contagem de estoque. Eles devem bater. Se não baterem, descubra o motivo agora — não no fechamento do ano.

Dias 6 e 7: rode uma semana de verdade

Emita orçamentos e faturas reais, registre pagamentos reais e mantenha as planilhas antigas somente para leitura, como referência. Até o fim da semana, a equipe vai parar de abri-las.

Como o Kluvan ajuda

As ferramentas de importação do Kluvan detectam as suas colunas, mostram as constatações e uma simulação antes de gravar qualquer coisa, identificam o mesmo arquivo importado duas vezes e permitem desfazer uma importação por 30 dias. Clientes e fornecedores entram com os saldos iniciais; o estoque entra com as quantidades iniciais.

Se preferir que nós façamos isso, os nossos pacotes de migração fazem a sua mudança online e terminam com um relatório de conciliação que você aprova. Perfis de importação para exportações do Zoho, Odoo, QuickBooks, Daftra, Wafeq e Tally chegam em breve.