Siapa kami
Kluvan disediakan oleh BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (Lisensi dagang no. 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Untuk data akun Anda (siapa Anda, apa yang Anda bayar), kami yang menentukan cara penggunaannya. Untuk data organisasi Anda (pelanggan, faktur, karyawan, dokumen Anda), Anda yang menentukan; kami hanya memprosesnya atas nama Anda untuk menjalankan layanan. Kebijakan ini menjelaskan keduanya.
Data yang kami kumpulkan
- Data akun: nama dan negara organisasi, nama, alamat email, dan nomor telepon pemilik, bahasa yang Anda pilih, paket Anda, faktur, dan referensi pembayaran. Kami tidak pernah melihat atau menyimpan nomor kartu; kartu ditangani oleh Stripe.
- Data organisasi yang Anda masukkan: pelanggan, pemasok, dan kontak, produk dan harga, stok, faktur, penawaran, dan tagihan, proyek dan pekerjaan, karyawan beserta catatan gaji dan cutinya, dokumen dan berkas, pengeluaran, pengguna yang Anda undang (nama, alamat email, dan peran; setiap kata sandi disimpan dalam bentuk hash), pengaturan Anda — termasuk akun email (SMTP) jika Anda memberikannya untuk laporan harian; akun tersebut disimpan dalam bentuk terenkripsi.
- Data teknis: alamat IP serta versi browser atau aplikasi dari setiap permintaan, waktu masuk, dan log aktivitas tentang siapa melakukan apa di akun, yang disimpan untuk keamanan dan agar Anda dapat melihatnya di halaman Tim.
Tujuan penggunaan data
Untuk menjalankan layanan bagi Anda; untuk menagih Anda dan menyimpan catatan yang diwajibkan oleh hukum; untuk menjaga keamanan layanan dan mencegah penipuan; untuk menjawab permintaan dukungan Anda; untuk mengirimkan email transaksional yang tercantum di bawah ini; dan untuk memenuhi kewajiban hukum. Kami tidak menggunakan data Anda untuk iklan, kami tidak membuat profil dari data tersebut, dan kami tidak pernah menjualnya.
Tempat penyimpanan data
Basis data utama dan berkas aplikasi memakai AWS DynamoDB dan S3 di Uni Eropa, di Milan, Italia, yang bagi sebagian besar organisasi berada di luar negaranya sendiri. Cadangan harian disimpan 35 hari. Layanan eksternal aktif, termasuk penyedia LLM di bawah, dapat memproses data terkait di wilayah lain.
Pembayaran diproses oleh Stripe dan Paymob berdasarkan kebijakan privasi masing-masing. Email yang kami kirim disalurkan melalui Amazon SES (AWS); laporan harian organisasi Anda dikirim melalui akun email Anda sendiri apabila Anda telah mengaturnya.
Subpemroses dan pemindahan ke luar negara Anda
Kami menggunakan subpemroses berikut untuk menjalankan layanan:
- Amazon Web Services (AWS), Uni Eropa (Milan, Italia): hosting, basis data, penyimpanan berkas, dan cadangan
- Amazon SES (bagian dari AWS): pengiriman email yang kami kirim
- Stripe dan Paymob: pembayaran
- Penyedia model AI, untuk fitur AI setelah pemilik mengaktifkannya: Anthropic, serta OpenAI bila organisasi memilihnya atau untuk transkripsi suara
- Layanan yang dihubungkan sendiri oleh organisasi Anda, misalnya WhatsApp (Meta) atau Google: layanan tersebut menerima apa yang diperlukan koneksi, berdasarkan ketentuannya sendiri* Amazon Web Services (AWS), Uni Eropa (Milan, Italia): hosting, basis data, penyimpanan berkas, dan cadangan
- Amazon SES (bagian dari AWS): pengiriman email yang kami kirim
- Stripe dan Paymob: pembayaran
- Penyedia model AI, untuk fitur AI setelah pemilik mengaktifkannya: Anthropic, serta OpenAI bila organisasi memilihnya atau untuk transkripsi suara
- Layanan yang dihubungkan sendiri oleh organisasi Anda, misalnya WhatsApp (Meta) atau Google: layanan tersebut menerima apa yang diperlukan koneksi, berdasarkan ketentuannya sendiri
- Microsoft Azure (layanan suara): ringkasan mingguan lisan opsional, bila organisasi mengaktifkannya
Karena itu, data organisasi Anda disimpan dan diproses di luar negara Anda sendiri. Dasar pemindahan ini adalah penerimaan organisasi Anda atas Ketentuan layanan kami (/legal/terms), yang mencakup persetujuannya atas penyimpanan, pemrosesan, dan pemindahan tersebut. Setiap subpemroses terikat kontrak yang membatasinya pada instruksi kami; untuk layanan yang Anda hubungkan sendiri, perjanjian Anda dengan layanan tersebut juga berlaku.
Cara kami melindungi data
Setiap koneksi dienkripsi (TLS). Data setiap organisasi diisolasi dari data organisasi lain di sisi server. Rahasia yang Anda berikan kepada kami (kata sandi SMTP, kredensial otoritas pajak atau penyedia layanan) disimpan dalam bentuk terenkripsi dan tidak pernah ditulis ke dalam log. Staf kami mengakses data Anda hanya untuk membantu Anda atau memperbaiki kesalahan, dan setiap akses tersebut dicatat.
Siapa yang dapat melihat data
- Tim Anda, sesuai dengan hak yang Anda berikan kepada setiap pengguna, serta akuntan atau firma mitra yang Anda beri akses.
- Staf dukungan kami, hanya ketika Anda meminta bantuan atau ketika kami memperbaiki masalah di akun Anda: dengan kode yang Anda berikan, atau — untuk hal-hal sederhana seperti produk, harga, dan pengaturan dokumen — tanpa kode, kecuali Anda telah menonaktifkannya di Bantuan → Dukungan.
- Subpemroses kami, yang tercantum dalam "Subpemroses dan pemindahan ke luar negara Anda", masing-masing berdasarkan kontrak yang membatasi mereka untuk bertindak hanya sesuai instruksi kami.
- Otoritas yang berwenang, hanya apabila diwajibkan oleh hukum.
Penyedia aktif yang dijelaskan di bawah juga menerima data yang diperlukan untuk fungsinya. Kami tidak menjual catatan organisasi kepada pengiklan atau pialang data.
Pemrosesan LLM dan pilihan Anda
Dengan persetujuan pemilik yang berversi, penyedia LLM menerima masukan yang diperlukan: pertanyaan dan catatan, baris laporan dan detail relevan, nama, kontak atau pesan jika relevan dan diizinkan, gambar/PDF faktur atau kuitansi dan bidang hasil ekstraksi, serta header dengan sampel kecil yang disetujui secara eksplisit untuk pemetaan. Fitur latar belakang aktif seperti ringkasan harian dapat mengirim data sebelum aplikasi dibuka. Claude termasuk memakai Anthropic; OpenAI dapat dikonfigurasi, termasuk dengan kunci sendiri. Koneksi dienkripsi; pemrosesan dapat terjadi di luar wilayah AWS utama kami.
Retensi, pemantauan penyalahgunaan, penyimpanan hukum dan peningkatan model bergantung pada perjanjian komersial/API serta pengaturan akun. Layanan ini umumnya tidak melatih model dengan konten pelanggan secara default, namun bukan jaminan retensi nol, domisili regional universal, atau perlakuan sama untuk setiap fitur/kunci. Lihat pemberitahuan penyedia pada Ketentuan kami. Kami menyimpan catatan, draf atau keluaran cache yang diperlukan, versi persetujuan serta catatan penggunaan, biaya, keamanan dan audit. Masa simpan berbeda menurut fitur dan kewajiban penghapusan; tidak semua jawaban langsung dibuang.
Pemilik dapat menolak AI atau menarik persetujuan di Pengaturan → AI. Tanpa persetujuan terkini tidak ada permintaan LLM organisasi baru yang diizinkan, termasuk latar belakang atau kunci sendiri. Penarikan berlaku ke depan dan tidak menghapus catatan bisnis yang ada atau informasi yang sudah dikirim. Entri, pemetaan standar dan impor tanpa AI tetap tersedia.
Resepsionis AI Anda di WhatsApp
Ketika Anda menghubungkan nomor WhatsApp Business Anda sendiri ke Resepsionis, pesan pelanggan Anda sampai kepada kami melalui WhatsApp (Meta), dan balasannya dikirim melalui Meta dari nomor Anda. Untuk menjawab, aplikasi mengirimkan kepada Anthropic, melalui koneksi terenkripsi, pesan-pesan terakhir dalam percakapan (dengan nomor kartu dan kata sandi dihapus), gambar yang dikirim pelanggan, detail dan jawaban organisasi Anda, serta informasi yang dicari aplikasi untuk keperluan itu: harga dan ketersediaan dalam katalog Anda, jam buka dan area pengiriman Anda, serta pesanan dan reservasi milik pelanggan tersebut. Pesan suara dikirim ke OpenAI untuk diubah menjadi teks, hanya apabila opsi suara telah disiapkan.
Ketentuan retensi dan penggunaan data pada bagian LLM juga berlaku untuk permintaan ini. Kami menyimpan percakapan dan gambar selama 90 hari (atau 30 hingga 365 hari sesuai pilihan Anda di Pengaturan → Resepsionis), agar Anda dan tim Anda dapat melihatnya di kotak masuk; audio pesan suara tidak disimpan, hanya teksnya. Pelanggan yang menulis STOP tidak akan menerima pesan lagi, dan Anda dapat menghapus percakapan seorang pelanggan dari kotak masuk kapan saja. Agar tidak menanyakan hal yang sama lagi kepada pelanggan, Resepsionis juga menyimpan ringkasan singkat percakapan mereka sebelumnya (preferensi mereka, pertanyaan yang belum terjawab, nomor pesanan dan reservasi — tidak pernah nomor kartu, kata sandi, atau kode) sampai Anda menghapus pelanggan tersebut atau membuat Resepsionis melupakannya dari kotak masuk; pertanyaan yang tidak dapat dijawabnya dicantumkan untuk Anda di Pengaturan → Resepsionis.
Resepsionis membalas pelanggan dan mengirimkan pembaruan pesanan. Jika Anda mengaktifkan kampanye CRM, pesan hanya dikirim kepada pelanggan yang persetujuannya telah Anda catat; permintaan berhenti berlangganan dan permintaan STOP dihormati, dan catatan CRM dihapus bersama akun Anda. Fitur ini hanya aktif untuk organisasi yang mengaktifkannya; organisasi yang tidak menggunakannya tidak mengirimkan apa pun kepada Meta, Anthropic, atau OpenAI melalui fitur ini.
Berapa lama kami menyimpan data
Selama akun Anda aktif. Ketika langganan berakhir atau masa uji coba habis, akun menjadi hanya baca; datanya dihapus 90 hari kemudian. Jika Anda meminta kami menghapus akun, kami menunggu 7 hari untuk berjaga-jaga jika Anda berubah pikiran, lalu menghapus semuanya; cadangan kedaluwarsa dalam 35 hari setelahnya. Faktur dan catatan pembayaran disimpan selama jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum akuntansi (lima tahun).
Data pelanggan, pemasok, dan karyawan Anda
Orang-orang yang Anda catat dalam layanan — pelanggan beserta nomor telepon dan saldonya, pemasok, karyawan — merupakan data Anda, dan Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda berhak memasukkan data tersebut. Kami memprosesnya hanya berdasarkan instruksi Anda, untuk menjalankan layanan; kami sendiri tidak pernah menghubungi pelanggan atau karyawan Anda. Jika seseorang meminta Anda untuk melihat, memperbaiki, atau menghapus datanya, aplikasi dan Pengaturan → Data memungkinkan Anda melakukannya, dan kami akan membantu bila diperlukan.
Email yang kami kirim
Hanya yang diperlukan oleh layanan: kode masuk, undangan, faktur dan kuitansi pembayaran, pengingat bahwa masa uji coba atau pembayaran akan jatuh tempo, dan pemberitahuan tentang layanan (gangguan terencana, perubahan atas kebijakan ini). Kami tidak mengirim email pemasaran kecuali Anda memintanya, dan Anda selalu dapat membalas untuk meminta kami berhenti.
Hak Anda
Anda dapat melihat dan memperbaiki data akun Anda di Pengaturan, mengekspor semuanya dari Pengaturan → Data, dan meminta kami menghapus akun Anda. Anda juga dapat mengajukan keberatan atas suatu penggunaan data Anda atau mengajukan pertanyaan kepada kami mengenai hal tersebut dengan menulis ke hello@kluvan.com. Jika Anda menganggap kami telah menangani data Anda secara keliru, Anda juga dapat mengajukan pengaduan kepada otoritas perlindungan data di negara Anda.
Perubahan atas kebijakan ini
Kami dapat memperbarui kebijakan ini; tanggal di bagian atas menunjukkan kapan pembaruan dilakukan. Perubahan yang berdampak pada Anda diumumkan melalui email sebelum perubahan tersebut berlaku.
Kontak
BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (Lisensi dagang no. 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Pertanyaan privasi: hello@kluvan.com. Dukungan: WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com, dan halaman Bantuan di dalam aplikasi.
Portal Pelanggan
Kode email dan sesi pelanggan digunakan untuk akses portal. Staf memilih pelanggan, cabang, dan bagian yang dibagikan, serta dapat mencabut akses. Akses portal terpisah dari persetujuan pemasaran; catatan-catatannya mengikuti pengaturan retensi dan penghapusan akun.
Pasar Pemasok
Pasar Pemasok hanya memublikasikan profil bisnis dan daftar produk yang secara tegas Anda ajukan untuk ditinjau dan dipublikasikan, termasuk detail kontak bisnisnya. Mengirim permintaan pasar berarti membagikan nama pembeli, kontak, alamat pengiriman, barang yang diminta, dan syarat yang disepakati kepada pemasok yang dipilih. Setiap peserta dapat melihat permintaan bersama miliknya; stok internal, daftar pelanggan, dan catatan tenant lainnya tidak dipublikasikan. Penghapusan akun menghapus pengajuan publik dan permintaan pasar yang dibagikan. Bisnis lainnya tetap menyimpan dokumen pembelian atau penjualannya sendiri berdasarkan aturan retensi akunnya.
Impor dan catatan terhubung
Anda dapat membawa data yang diizinkan dari CSV, Excel atau sel yang ditempel, termasuk Google Sheets. Parsing dan pemetaan standar tidak memerlukan LLM. Pemetaan AI opsional hanya mengirim sampel terbatas yang dijelaskan setelah disetujui. Tinjau pratinjau, duplikat, saldo awal dan temuan sebelum mengonfirmasi impor; sumber data dan pilihan menjadi tanggung jawab Anda.
Produk yang sesuai berbagi catatan utama organisasi sehingga pelanggan, pemasok atau transaksi yang sama tampil di tempat relevan sesuai hak akses. Tautan yang didukung untuk membuat entri Books aktif secara default; pengguna berwenang dapat menonaktifkannya satu per satu di Pengaturan → Data terhubung (/settings/data-links). Ini memengaruhi aktivitas mendatang, bukan entri yang ada, dan tidak memisahkan atau menggandakan data induk bersama. Tinjau entri serta rekonsiliasi sebelum mengubah tautan; memperbaiki sumber dapat memerlukan pembalikan atau koreksi eksplisit.
Ringkasan suara opsional
Ringkasan audio mingguan opsional mengirim teks ke layanan suara Microsoft Azure. Teks dan audio tetap di akun sebagai catatan fitur; penyedia mengikuti ketentuan serta pengaturannya. Setiap ringkasan yang dihasilkan LLM memerlukan persetujuan AI organisasi terlebih dahulu.
Masuk dengan Google atau Facebook
Jika Anda memilih Lanjutkan dengan Google atau Lanjutkan dengan Facebook, layanan tersebut mengirimkan nama Anda, alamat email Anda (beserta apakah sudah diverifikasi), tautan foto profil Anda, dan ID akun yang diberikannya untuk aplikasi kami. Kami menyimpan nama, alamat email, dan ID akun itu pada pengguna Anda, untuk membuat Anda masuk dan menampilkan tautan di Cara masuk; kami tidak menyimpan foto, tidak menerima kata sandi, kontak, atau postingan Anda, dan tidak pernah memposting apa pun atas nama Anda. Google dan Facebook memproses proses masuk berdasarkan kebijakan privasi mereka sendiri.
Anda dapat memutus tautan Google atau Facebook kapan saja di Cara masuk: kami lalu menghapus ID akun serta nama dan email yang datang bersamanya. Anda juga dapat menghapus aplikasi kami di pengaturan Facebook dan meminta Facebook menghapus datanya; Facebook memberi tahu kami, kami menghapus tautannya, dan memberi Anda kode konfirmasi serta halaman status.