Une liste de contrôle de clôture mensuelle pour les cabinets

Pour un cabinet comptable, la fin de mois n'est pas une clôture. C'en est vingt, ou cinquante, chacune dans un état différent. Un client a tout envoyé. Un autre n'a pas ouvert son flux bancaire depuis le printemps. Un troisième envoie ses reçus en photo par WhatsApp à onze heures du soir. Le travail lui-même est rarement difficile ; ce qui l'est, c'est de savoir où en est chaque client.

La réponse à laquelle aboutissent la plupart des cabinets est une liste de contrôle : les mêmes étapes, dans le même ordre, pour chaque client, avec la trace de qui a réalisé chaque étape et quand. Cet article vous propose une clôture pratique en sept étapes, les habitudes qui la font avancer, et un moyen de voir l'avancement de tous vos clients d'un coup d'œil.

Pourquoi la même liste pour chaque client compte

Quand chaque comptable clôture ses clients à sa manière, le cabinet dépend de la mémoire de chacun. Les congés et les départs font mal, les revues prennent plus de temps, et les associés ne peuvent pas voir d'un coup d'œil quels clients sont en retard. Une liste commune fait de la fin de mois une routine que n'importe qui dans le cabinet peut reprendre, et accélère nettement la revue, car le réviseur sait exactement ce qui a été fait.

La liste n'a pas besoin d'être longue. Elle doit être la même partout, et se terminer par le verrouillage de la période, pour que personne ne modifie par accident des chiffres clôturés.

Les sept étapes

1. Banque rapprochée. Chaque compte bancaire et chaque carte rapprochés du relevé bancaire jusqu'au dernier jour du mois. Les lignes non rapprochées sont le premier signe de factures manquantes, de factures fournisseurs manquantes ou de paiements affectés au mauvais client. Commencez par là : la plupart des étapes suivantes en dépendent.

2. Factures fournisseurs saisies. Chaque facture fournisseur datée du mois est enregistrée, y compris celles que le client a oublié d'envoyer. Comparez avec les fournisseurs habituels du mois précédent : le loyer, l'énergie, les logiciels, la société de nettoyage. Un fournisseur qui facturait chaque mois et qui manque ce mois-ci correspond généralement à une facture qui dort dans une boîte de réception.

3. Charges à payer. Les coûts qui appartiennent au mois mais n'ont pas encore été facturés, et les produits acquis mais pas encore facturés. Tenez une courte liste permanente par client, pour ne pas réinventer les régularisations chaque mois.

4. TVA vérifiée. La TVA sur les ventes et sur les achats contrôlée pour repérer les taux inhabituels, les numéros de TVA manquants et les documents dans la mauvaise période. Même les mois sans déclaration, une revue rapide évite une fin de trimestre pénible.

5. Amortissements calculés. Les amortissements du mois comptabilisés à partir du registre des immobilisations, avec les nouvelles immobilisations ajoutées et les cessions enregistrées.

6. Paie comptabilisée. Les salaires, les charges patronales et les éventuelles provisions pour indemnités de fin de service ou congés comptabilisés, et les comptes de contrôle de la paie en accord avec les rapports de paie.

7. Période verrouillée. Le mois clôturé dans les livres, pour que rien ne puisse y être comptabilisé sans le rouvrir volontairement. C'est l'étape qui transforme « nous pensons que c'est fait » en « c'est fait ».

Si une étape ne s'applique pas à un client, marquez-la comme non nécessaire plutôt que de la sauter en silence. La différence compte quand quelqu'un revoit la clôture trois mois plus tard.

Relancer le client sans perdre le fil

La plupart des retards de fin de mois ne sont pas des problèmes comptables ; ce sont des problèmes d'attente. Un relevé bancaire manquant, un paiement inexpliqué, une facture fournisseur introuvable. La façon habituelle de relancer, un mélange d'e-mails et de messages, disperse les réponses dans plusieurs boîtes de réception.

Une meilleure méthode :

• Une demande par élément dont vous avez besoin, rédigée simplement : « Relevé bancaire de septembre, tous les comptes », et non « merci d'envoyer les documents ».
• Une date d'échéance sur chaque demande, surtout quand une étape de clôture en dépend.
• La réponse sur la demande elle-même, avec le fichier joint, pour que la personne suivante du cabinet voie toute l'histoire.
• Clôturez la demande une fois la réponse examinée, pour que les demandes ouvertes signifient toujours une attente réelle.

Les clients répondent plus vite quand une demande est précise et qu'ils peuvent y répondre depuis leur téléphone. Ils répondent aussi plus vite quand ils sont prévenus sur le canal qu'ils lisent vraiment.

Voir tous les clients sur une seule page

Les associés et les responsables ont besoin d'une liste de travail, pas de cinquante dossiers séparés. Pour chaque client, les colonnes utiles sont :

• L'avancement de la clôture : combien des sept étapes sont terminées pour le mois en cours de clôture, par exemple 3 sur 7.
• Les demandes en attente : combien de demandes sont ouvertes et combien ont reçu une réponse.
• Les lignes bancaires à rapprocher : une idée rapide du rapprochement qui reste à faire.
• La prochaine date d'échéance, avec le nombre d'éléments en retard.

Triée par date d'échéance la plus proche, cette page vous indique chaque matin où affecter vos équipes.

Intégrer les nouveaux clients de la même façon

Le même raisonnement s'applique quand un client arrive. Une courte liste de contrôle d'intégration, avec chaque étape confiée soit au cabinet soit au client et une date d'échéance, évite que la première clôture ne devienne une opération de sauvetage. Étapes typiques : soldes d'ouverture, plan comptable, comptes bancaires connectés ou importés, paramètres fiscaux, fournisseurs et clients habituels, et la personne qui répond aux questions chez le client.

Si le client travaille encore sur des tableurs, notre article Quitter les tableurs en une semaine est une bonne lecture à lui envoyer avant la première réunion.

Un accès contrôlé par le client

Les cabinets travaillent mieux avec un accès que le client accorde et peut voir. Le client doit pouvoir choisir quels domaines le cabinet peut consulter ou modifier, quelles succursales, et jusqu'à quand, et pouvoir retirer l'accès en une seule étape. Chaque modification faite par le cabinet doit être enregistrée avec le nom du comptable. Cela protège le client, et cela protège le cabinet le jour où l'on se demande qui a modifié quoi.

Comment faire dans Kluvan

L'Espace comptable est inclus dans toutes les formules Kluvan : un cabinet comptable ou d'implémentation travaille dans l'organisation d'un client avec ses propres identifiants, et les collaborateurs du cabinet n'occupent aucun des sièges du client. Kluvan fonctionne en ligne, il n'y a donc rien à installer ni chez vous ni chez le client.

• Le client invite le cabinet. Le propriétaire saisit le code partenaire ou l'e-mail du cabinet, ou approuve sa demande d'accès, et choisit pour chaque domaine Aucun accès, Lecture seule ou Complet (avec une option paie uniquement pour les RH), les succursales et une date de fin facultative. Voir Donner accès à votre comptable.
• La liste de travail du cabinet. Sur le portail partenaire, Clients liste chaque client avec son état, les étapes de configuration ouvertes, les demandes en attente, l'avancement de la clôture, les lignes bancaires à rapprocher et la prochaine date d'échéance. Ouvrez un client, travaillez dans son Kluvan, et changez de client depuis le bandeau. Voir Travailler dans l'organisation d'un client.
• La clôture mensuelle. Comptable → Clôture mensuelle reprend les sept étapes ci-dessus : Banque rapprochée, Factures fournisseurs saisies, Charges à payer, TVA vérifiée, Amortissements calculés, Paie comptabilisée et Période verrouillée. Chaque étape ouvre son écran, accepte une note, enregistre qui l'a marquée terminée, et peut être marquée comme non nécessaire. Période verrouillée se coche toute seule quand le mois est clôturé dans Comptabilité. Voir Clôturer le mois d'un client.
• Les demandes au client. Envoyez une demande avec une date d'échéance depuis Comptable → Demandes. Le propriétaire et les responsables du client la voient sur Aujourd'hui et sont prévenus par e-mail ou WhatsApp selon leurs propres choix de notification ; ils répondent sur la demande avec un fichier. Voir Demander des documents à un client.
• Les listes de contrôle d'intégration. Lancez une liste pour une entreprise de services ou de négoce et confiez chaque étape au cabinet ou au client avec une date d'échéance. Voir Intégrer un client avec une liste de contrôle.
• Une trace de tout. Chaque consultation et chaque modification par le cabinet est journalisée avec le nom du comptable et du cabinet, et le propriétaire peut restreindre ou révoquer l'accès immédiatement.

Deux limites aujourd'hui : une organisation travaille avec un seul cabinet à la fois, et la liste de travail n'affiche pas encore les dates d'échéance des déclarations de TVA ni l'état des paies.

Pour les cabinets qui ont de nombreux petits clients, la formule de démarrage gratuite de Comptabilité est un moyen simple de faire passer chaque client à une comptabilité numérique propre avant la première clôture. Voir tarifs et la page partenaires.

Choisissez votre prochaine fin de mois et menez-la avec les sept étapes chez trois clients. Dès le deuxième mois, vous voudrez l'appliquer partout. Et quand vos clients vous demandent comment être payés plus vite, orientez-les vers Être payé à temps sans passer pour le méchant.