থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং: PO, ডেলিভারি নোট ও ইনভয়েস

একটি সাপ্লায়ার ইনভয়েস আসে ঠিক করা দামে 100 ইউনিটের জন্য। দেখতে ঠিক লাগে, কেউ অনুমোদন করেন, আর তা পরিশোধ হয়ে যায়। যা কেউ যাচাই করেননি: এসেছিল মাত্র 92 ইউনিট, আর তার ছয়টি দরজাতেই ক্ষতিগ্রস্ত ছিল। বছরে কয়েকশো ইনভয়েসে এটি গুণ করুন, তা বড় অঙ্কে দাঁড়ায়, নিঃশব্দে পরিশোধ করা এমন মালের জন্য যা আপনি কখনো পাননি।

থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং এর বিরুদ্ধে প্রচলিত নিয়ন্ত্রণ। কোনো ইনভয়েস পরিশোধের আগে তা আরও দুটি ডকুমেন্টের সাথে তুলনা করা হয়: আপনি কী অর্ডার করেছিলেন আর আসলে কী পেয়েছেন। তিনটিই মিললে ইনভয়েস এগিয়ে যায়। না মিললে, কোম্পানি থেকে পেমেন্ট বের হওয়ার আগে কেউ সিদ্ধান্ত নেন কী করা হবে।

এই গাইড তিনটি ডকুমেন্ট ব্যাখ্যা করে, টলারেন্স কীভাবে প্রক্রিয়াটিকে বাধা হয়ে উঠতে দেয় না, না মেলা ইনভয়েস নিয়ে কী করবেন, আর আজ আপনার কেনাকাটা ই-মেইলে চললেও কীভাবে শুরু করবেন।

তিনটি ডকুমেন্ট

• পারচেজ অর্ডার (PO): আপনি কী কিনতে রাজি হয়েছেন, কতগুলো, কোন দামে, কবের মধ্যে। এটি চুক্তিতে আপনার পক্ষ, ডেলিভারির আগে সাপ্লায়ারকে পাঠানো।
• ডেলিভারি নোট বা মাল রিসিভ: আসলে কী এসেছে, দরজায় গুনে। ক্ষতিগ্রস্ত বা কম আসা মাল এখানেই রেকর্ড হয়, পরে নয়।
• সাপ্লায়ার ইনভয়েস: সাপ্লায়ার আপনাকে কত দিতে বলছেন।

টু-ওয়ে ম্যাচিং শুধু অর্ডার আর ইনভয়েস তুলনা করে। এটি দামের পরিবর্তন ধরে, কিন্তু কম ডেলিভারি ধরে না। তৃতীয় ডকুমেন্ট, রিসিভ, আপনাকে বলে আপনি এমন মালের জন্য পেমেন্ট করছেন কি না যা সত্যিই আপনার কাছে আছে।

ম্যাচিং কী যাচাই করে

প্রতিটি লাইনে ম্যাচিং তুলনা করে:

• পরিমাণ: বিলের পরিমাণ কি ডেলিভারি নোটে গ্রহণ করা পরিমাণের সমান?
• দাম: ইনভয়েসের দাম কি অর্ডারের দামের সমান?
• পণ্য: ইনভয়েস কি শুধু অর্ডারে থাকা পণ্যেরই বিল করছে?

এটি স্পষ্ট সমস্যাগুলোও ধরে: এমন অর্ডারের ইনভয়েস যার কিছুই এখনো আসেনি, আর একই সাপ্লায়ার ইনভয়েস নম্বর দুবার এন্ট্রি।

টলারেন্স: যেখানে জরুরি সেখানে কড়া, যেখানে নয় সেখানে শিথিল

সবচেয়ে ছোট রাউন্ডিং পার্থক্যেও যদি ইনভয়েস আটকে যায়, ফাইন্যান্স ব্যতিক্রমে ডুবে যাবে আর মানুষ না পড়েই সবকিছু অনুমোদন করতে শুরু করবেন। টলারেন্স এটি ঠিক করে। টলারেন্সের মধ্যে ছোট পার্থক্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ হয়; বড়টি সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকে।

সাধারণ শুরুর মান:

• দামের টলারেন্স: প্রায় 1 %, রাউন্ডিং আর ছোট মুদ্রা-পার্থক্য সামলাতে।
• পরিমাণের টলারেন্স: গোনা মালের জন্য শূন্য। 100 অর্ডার করে 92 পেলে আপনি 92-এর জন্য পেমেন্ট করবেন। ওজন বা আয়তনে বিক্রি হওয়া মালে ছোট একটি টলারেন্স লাগতে পারে।

এক মাস পরে ব্যতিক্রমগুলো পর্যালোচনা করুন। বেশিরভাগ যদি খুব ছোট হয় আর সবসময় গ্রহণ হয়, টলারেন্স একটু বাড়ান। কোনো সাপ্লায়ার যদি বারবার ঠিক সীমার ভেতরে থাকে, সেই সাপ্লায়ারকে আরও কাছ থেকে দেখুন।

রিসিভেই ম্যাচিংয়ের জয়

ম্যাচিং ততটাই ভালো, যতটা ভালো ডেলিভারি নোট। যে রিসিভার না গুনে "100 ইউনিট"-এ স্বাক্ষর করেন, তিনি পুরো নিয়ন্ত্রণটিকে মূল্যহীন করে দেন। রিসিভকে একটি ছোট, কড়া রুটিন বানান:

• স্বাক্ষরের আগে গুনুন, অথবা "গণনা সাপেক্ষে" লিখে স্বাক্ষর করুন।
• ক্ষতিগ্রস্ত মাল আলাদা রেকর্ড করুন ভালো মাল থেকে। ক্ষতিগ্রস্ত মাল ফেরত দেওয়া উচিত এবং কখনো স্টকে ঢোকা উচিত নয়।
• আসলে যা এসেছে তা রেকর্ড করুন, তা অর্ডারের একটি অংশ মাত্র হলেও। কয়েক ভাগে আসা ডেলিভারির প্রতিটি ভাগের একটি ডেলিভারি নোট হয়।
• যেখানে জরুরি সেখানে পরিদর্শন করুন: পচনশীল জিনিস, নিরাপত্তার জিনিস, দামি মাল। আমাদের লেখা যে পরিদর্শন ও সংশোধনমূলক পদক্ষেপ চক্র পূর্ণ করে দেখায় কীভাবে ব্যর্থ যাচাইকে সমাধানে নিয়ে যাবেন।

না মেলা ইনভয়েস নিয়ে কী করবেন

টলারেন্সের বাইরের ইনভয়েস পোস্ট বা পরিশোধ করা উচিত নয়। এটি একটি ছোট সারিতে যায়, যেখানে চারটি সম্ভাব্য সিদ্ধান্ত:

• যেমন আছে তেমন গ্রহণ করুন, কেন তা ব্যাখ্যা করা একটি নোটসহ: যেমন, ঠিক করা একটি দাম বৃদ্ধি যা অর্ডারে ধরা হয়নি। পার্থক্য গ্রহণ করতে অনুমোদনের অধিকার থাকা একজন ব্যক্তি লাগা উচিত।
• সাপ্লায়ারের সাথে বিরোধ: আপনি একটি প্রশ্ন করেছেন এবং অপেক্ষা করছেন। ইনভয়েস সারিতেই থাকে।
• সাপ্লায়ারকে ফেরত দিন: ইনভয়েসটি ভুল এবং আপনি সংশোধিত একটি চান। কিছুই পোস্ট হয় না।
• আবার মেলান: ডেলিভারি নোট বাদ পড়েছিল এবং এখন রেকর্ড হয়েছে।

প্রতিটি সিদ্ধান্ত কে নিয়েছেন এবং কেন তা সহ রেকর্ড হওয়া উচিত। অডিটর যখন জিজ্ঞেস করবেন কেন অর্ডারের চেয়ে 4 % বেশি পেমেন্ট করেছেন, উত্তর এক ক্লিক দূরে থাকবে।

অর্ডারের আগে: অনুরোধ, অনুমোদন ও কোটেশন

থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন অর্ডারটিই সঠিক ছিল। PO-র আগের দুটি ধাপ সাহায্য করে:

• অনুমোদন সীমাসহ পারচেজ অনুরোধ। বাজেটের মধ্যে ছোট কেনাকাটা সাথে সাথে এগিয়ে যায়; বড়গুলোর একটি অনুমোদন লাগে, খুব বড়গুলোর দুটি। কেউ নিজের অনুরোধ নিজে অনুমোদন করেন না। আমাদের লেখা এমন অনুমোদন যা কাজ ধীর করে না ব্যাখ্যা করে কীভাবে এই সীমাগুলো ঠিক করবেন।
• কয়েকজন সাপ্লায়ারের কোটেশন। একটি নির্দিষ্ট অ্যামাউন্টের ওপরের যেকোনো কিছুর জন্য দুই বা তিনজন সাপ্লায়ারের কাছে কোটেশন চান এবং পাশাপাশি তুলনা করুন, শুধু দামে নয়, ডেলিভারির সময় ও আগের কোয়ালিটিতেও।

ছোট করে শুরু করুন

একসাথে পুরো কেনাকাটা বদলানোর দরকার নেই। একটি ব্যবহারিক শুরু:

• সপ্তাহ 1: আপনার সবচেয়ে বড় পাঁচজন সাপ্লায়ারের জন্য পারচেজ অর্ডার ব্যবহার করুন, লিংক বা ই-মেইলে পাঠিয়ে।
• সপ্তাহ 2: ওই সাপ্লায়ারদের প্রতিটি ডেলিভারির জন্য ক্ষতিগ্রস্ত ও কম আসা মালসহ একটি ডেলিভারি নোট রেকর্ড করুন।
• সপ্তাহ 3: তাঁদের ইনভয়েস মেলান এবং আপনার টলারেন্স ঠিক করুন।
• সপ্তাহ 4: ব্যতিক্রমগুলো পর্যালোচনা করুন এবং পরের সাপ্লায়ারদের দিকে বাড়ান।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

ক্রয় পারচেজ অনুরোধ, কোটেশন, পারচেজ অর্ডার, ডেলিভারি নোট আর থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং চালায়, এবং মিলে যাওয়া ইনভয়েস হিসাব-এ পোস্ট করে। এটি ইনভেন্টরি-এর সাথে কাজ করে, যা পণ্য ও স্টকের জন্য এর দরকার। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না, আর সাপ্লায়াররা অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফোন থেকে উত্তর দেন।

• সেটিংস। সেটিংস → পারচেজ সেটিংস-এ অনুমোদনের অ্যামাউন্ট, কে অনুমোদন করবেন, পরিমাণ ও দামের টলারেন্স, মাসিক বাজেট, পেমেন্টের শর্ত ও অ্যালার্ট ঠিক করুন। ডিফল্টভাবে দামের টলারেন্স 1 % আর পরিমাণের টলারেন্স 0। দেখুন Procurement সেট আপ করুন।
• অনুরোধ ও অনুমোদন। অনুরোধ আপনার অ্যামাউন্ট ও বাজেট অনুযায়ী এক বা দুই ধাপে অনুমোদিত হয়; কেউ নিজের অনুরোধ নিজে অনুমোদন করেন না। দেখুন ক্রয়ের অনুরোধ করুন ও অনুমোদন করুন।
• লিংকে কোটেশন। সর্বোচ্চ আটজন সাপ্লায়ারকে লিংকে কোটেশনের অনুরোধ পাঠান, তাঁদের দাম পাশাপাশি তুলনা করুন এবং সেরাটির কাছ থেকে অর্ডার দিন। দেখুন সরবরাহকারীদের কাছে দরপ্রস্তাব চান।
• লিংকে পারচেজ অর্ডার। সাপ্লায়ার একটি ব্যক্তিগত লিংক থেকে, লগইন ছাড়াই, অথবা সাপ্লায়ার পোর্টালে অর্ডারটি কনফার্ম করেন, বদলান বা প্রত্যাখ্যান করেন। দেখুন লিংক দিয়ে ক্রয়াদেশ পাঠান।
• ডেলিভারি নোট ও ম্যাচিং। কী ডেলিভারি হয়েছে আর কী ক্ষতিগ্রস্ত তা রেকর্ড করুন; ক্ষতিগ্রস্ত মাল কখনো স্টকে ঢোকে না। তারপর সাপ্লায়ারের ইনভয়েস রেকর্ড করুন, অথবা ইনভয়েস রিডার দিয়ে ছবি থেকে পূরণ করুন, এবং মিলিয়ে সেভ করুন বাছুন। টলারেন্সের মধ্যে থাকলে তা VAT ও পরিশোধের তারিখসহ হিসাব-এ বিল হিসেবে পোস্ট হয়। দেখুন পণ্য গ্রহণ করুন ও চালান মেলান।
• যাচাই করার ইনভয়েস। টলারেন্সের বাইরের ইনভয়েস কী ভুল আর পার্থক্য কত তা সহ অপেক্ষা করে; গ্রহণ করুন, বিরোধ তুলুন, ফেরত দিন বা আবার মেলান, একটি নোট আর প্রতিটি সিদ্ধান্তের ইতিহাসসহ। দেখুন যাচাই করার চালান সামলান।
• সাপ্লায়ার স্কোরকার্ড। দেখুন প্রতিটি সাপ্লায়ারের কাছে আপনার কত বকেয়া, পরিশোধের তারিখ পার হওয়া দিন অনুযায়ী, আর প্রত্যেকে ডেলিভারির সময়, ফিল রেট, দাম ও ক্ষতির দিক থেকে কেমন করছেন।

VAT সহ দাম, যা ইউএই ও মিসরে প্রচলিত, সামলানো হয়, বিল পোস্টের সময় ফেরতযোগ্য VAT আলাদা করে। ক্রয় আলাদাভাবে (ইনভেন্টরিসহ) বিক্রি হয় এবং ট্রেড ব্যবসা বান্ডেল ও Kluvan One-এর সাথে আসে; দেখুন মূল্য তালিকা।

সাপ্লায়াররা পোর্টালেও কোটেশনের উত্তর দিতে, অর্ডার কনফার্ম করতে আর ডেলিভারি নোট পাঠাতে পারেন, যা ইনভয়েস, কোটেশন ও পেমেন্টের জন্য গ্রাহক পোর্টাল-এ বর্ণনা করা হয়েছে।

আপনার সবচেয়ে বড় সাপ্লায়ারকে বাছুন এবং তাঁর পরের দশটি ইনভয়েস মেলান। দশটিই মিললে আপনি নিশ্চিন্ত। না মিললে, নিয়ন্ত্রণটি এর মধ্যেই নিজের খরচ তুলে নিয়েছে।