المطابقة الثلاثية: أمر الشراء، إذن الاستلام، والفاتورة

تصل فاتورة مورّد لعدد 100 وحدة بالسعر المتفق عليه. تبدو صحيحة، فيوافق عليها أحدهم، ثم تُدفع. ما لم يفحصه أحد: وصلت 92 وحدة فقط، وستة منها تضررت عند الاستلام. اضرب هذا في بضع مئات من الفواتير سنوياً، وستتحول إلى مبالغ حقيقية، تُدفع بصمت مقابل سلع لم تحصل عليها قط.

تُعد المطابقة الثلاثية الضابط القياسي ضد هذا النوع من المشكلات. قبل دفع الفاتورة، تتم مقارنتها بوثيقتين أخريين: ما طلبته، وما استلمته فعلياً. إذا اتفقت الوثائق الثلاث، تُمرَّر الفاتورة. وإذا لم تتفق، يتخذ أحدهم قراراً بشأن ما يجب فعله قبل خروج الأموال من المنشأة.

يشرح هذا الدليل الوثائق الثلاث، وكيف تمنع الحدود المسموحة العملية من أن تصبح عنق زجاجة، وكيفية التعامل مع الفواتير غير المطابقة، وكيفية البدء حتى لو كانت مشترياتك اليوم تعتمد على البريد الإلكتروني.

الوثائق الثلاث

أمر الشراء (PO): ما اتفقت على شرائه، والكمية، والسعر، وموعد التسليم. وهو جانبك من الصفقة، يُرسل إلى المورّد قبل التسليم.
إذن الاستلام: ما وصل فعلياً، بعد عدّه عند الاستلام. تُسجَّل البضائع التالفة أو الناقصة هنا، وليس لاحقاً.
فاتورة المورّد: ما يطلب المورّد دفعه.

تقارن المطابقة الثنائية الطلب والفاتورة فقط. فهي تكتشف تغييرات السعر، لكنها لا تكتشف نقص التسليمات. الوثيقة الثالثة، وهي إذن الاستلام، هي التي تخبرك بما إذا كنت تدفع مقابل بضائع لديك فعلاً.

ما تفحصه المطابقة

لكل بند، تقارن المطابقة ما يلي:

الكمية: هل الكمية المفوترة مطابقة للكمية المقبولة في إذن الاستلام؟
السعر: هل سعر الفاتورة مطابق للسعر في الطلب؟
المنتج: هل تفوتر الفاتورة منتجات موجودة في الطلب فقط؟

كما تكتشف المطابقة المشكلات الواضحة: فاتورة لطلب لم تصل أي بضائع منه بعد، ورقم فاتورة مورّد مُدخل مرتين.

الحدود المسموحة: صارمة حيث يهمّ الأمر، مرنة حيث لا يهمّ

لو أن كل فرق تقريب بسنت واحد أوقف الفاتورة، لغرقت الإدارة المالية في الاستثناءات، ولبدأ الموظفون بالموافقة على كل شيء دون قراءته. تحلّ الحدود المسموحة هذه المشكلة. يُقبل الفرق الصغير ضمن الحد المسموح تلقائياً؛ أما الفرق الأكبر فينتظر قراراً.

نقاط بداية نموذجية:

الحد المسموح للسعر: حوالي 1 %، لاستيعاب فروق التقريب وفروق العملة الصغيرة.
الحد المسموح للكمية: صفر للسلع المعدودة. إذا طلبت 100 وحدة واستلمت 92، فإنك تدفع مقابل 92. قد تحتاج السلع المباعة بالوزن أو الحجم إلى حد مسموح صغير.

راجع الاستثناءات بعد شهر. إذا كانت معظمها صغيرة وتُقبل دائماً، فوسّع الحد المسموح قليلاً. وإذا كان مورد ما يقع باستمرار عند الحد تمامًا، فدقّق في أمره أكثر.

الاستلام أساس المطابقة

لا تكون المطابقة أفضل من إذن الاستلام. فالمستلم الذي يوقّع على «100 وحدة» دون عدّها يجعل الضبط بأكمله بلا قيمة. اجعل الاستلام روتيناً قصيراً وحازماً:

عُدّ قبل أن توقّع، أو وقّع مع عبارة «رهن العدّ».
سجّل السلع التالفة بشكل منفصل عن السلع السليمة. يجب رفض السلع التالفة وعدم إدخالها إلى المخزون أبداً.
سجّل ما وصل فعلياً، حتى لو كان جزءاً من الطلب فقط. التسليم على دفعات يحصل على إذن استلام لكل دفعة.
افحص حيث يهمّ الأمر: السلع القابلة للتلف، ومواد السلامة، والسلع عالية القيمة. يوضح منشورنا حول الفحص والإجراءات التصحيحية: كيف تُغلق الحلقة كيف يمكن لفحص فاشل أن يقود إلى إصلاح.

ماذا تفعل مع فاتورة لا تطابق الطلب

لا ينبغي ترحيل أو دفع الفاتورة التي تتجاوز الحدود المسموحة المحددة. تذهب هذه الفاتورة إلى قائمة قصيرة، ولها أربعة قرارات محتملة:

اقبلها كما هي، مع ملاحظة توضح السبب: على سبيل المثال، زيادة سعرية متفق عليها لم يسجلها طلب الشراء. يجب أن يتطلب قبول الفرق شخصاً لديه صلاحية الموافقة عليه.
اعترض لدى المورد: طرحت سؤالًا وتنتظر الرد. تبقى الفاتورة في القائمة.
أعدها إلى المورد: الفاتورة خاطئة وتريد فاتورة مصححة. لا يتم ترحيل أي شيء.
طابِق مجددًا: كانت إذن الاستلام مفقودة وتم تسجيلها الآن.

يجب تسجيل كل قرار مع تحديد من اتخذه والسبب وراءه. عندما يسأل المدقق لماذا دفعت 4 % أكثر من قيمة الطلب، تكون الإجابة على بعد نقرة واحدة.

قبل الطلب: الطلبات والموافقات وعروض الأسعار

تعمل المطابقة الثلاثية بشكل أفضل عندما يكون الطلب نفسه صحيحاً. هناك خطوتان قبل أمر الشراء تساعدان في ذلك:

طلبات الشراء مع حدود الموافقة. المشتريات الصغيرة ضمن الميزانية تمر فوراً؛ أما الأكبر فتحتاج إلى موافقة واحدة، والكبيرة جداً تحتاج إلى موافقتين. لا يوافق أحد على طلبه الخاص. يوضح منشورنا حول موافقات لا تبطئ عملك كيفية تحديد تلك الحدود.
عروض أسعار من عدة موردين. لأي مبلغ يتجاوز حداً محدداً، اطلب من موردين أو ثلاثة تقديم عروض أسعار وقارن بينها جنباً إلى جنب، ليس فقط من حيث السعر بل أيضاً من حيث وقت التسليم والجودة السابقة.

ابدأ بخطوات صغيرة

لا تحتاج إلى تغيير جميع عمليات الشراء دفعة واحدة. بداية عملية:

الأسبوع 1: استخدم أوامر الشراء لأهم خمسة موردين لديك، تُرسل عبر رابط أو بريد إلكتروني.
الأسبوع 2: سجل إذن استلام لكل عملية تسليم من هؤلاء الموردين، مع ذكر البضائع التالفة والناقصة.
الأسبوع 3: طابِق فواتيرهم وحدد الحدود المسموحة الخاصة بك.
الأسبوع 4: راجع الاستثناءات ووسع النطاق ليشمل الموردين التاليين.

كيف تطبّق ذلك في Kluvan

يدير تطبيق المشتريات طلبات الشراء، وعروض الأسعار، وأوامر الشراء، وأذونات الاستلام، والمطابقة الثلاثية، ويرحّل الفواتير المطابقة إلى الحسابات. ويعمل مع المخزون، الذي يحتاج إليه للمنتجات والكميات. يعمل Kluvan عبر الإنترنت دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء، ويجيب الموردون من هواتفهم دون الحاجة إلى حساب.

الإعدادات. في الإعدادات ← إعدادات المشتريات، حدد مبالغ الموافقة، ومن يقوم بالموافقة، والحدود المسموحة للكمية والسعر، والميزانيات الشهرية، وشروط الدفع، والتنبيهات. بشكل افتراضي، يكون الحد المسموح للسعر 1 % والحد المسموح للكمية 0. راجع إعداد المشتريات.
الطلبات والموافقات. تتم الموافقة على الطلبات في خطوة واحدة أو خطوتين بناءً على مبالغك وميزانياتك؛ ولا يوافق أحد على طلبه الخاص. راجع تقديم طلب شراء واعتماده.
عروض الأسعار عبر الرابط. أرسل طلب عروض أسعار عبر رابط إلى ما يصل إلى ثمانية موردين، وقارن أسعارهم جنبًا إلى جنب، واطلب من أفضلهم. راجع طلب عروض أسعار من الموردين.
أوامر الشراء عبر الرابط. يؤكد المورد أو يعدّل أو يرفض الطلب من رابط خاص، دون تسجيل دخول، أو عبر بوابة المورد. راجع إرسال أمر شراء برابط.
إذن الاستلام والمطابقة. سجّل ما تم تسليمه وما تضرر؛ ولا تدخل البضائع التالفة إلى المخزون أبدًا. ثم سجّل فاتورة المورد، أو املأها من صورة باستخدام قارئ الفواتير، واختر طابِق واحفظ. ضمن الحدود المسموحة، يتم ترحيلها كفاتورة في الحسابات مع ضريبة القيمة المضافة وتاريخ الاستحقاق. راجع استلام البضاعة ومطابقة الفاتورة.
فواتير تحتاج إلى مراجعة. تنتظر الفواتير خارج الحدود المسموحة مع توضيح الخطأ والفرق؛ يمكنك قبولها، أو الاعتراض عليها، أو إعادتها، أو مطابقتها مرة أخرى، مع ملاحظة وسجل لكل قرار. راجع التعامل مع الفواتير التي تحتاج إلى مراجعة.
بطاقات تقييم أداء الموردين. راجع المبالغ المستحقة لكل مورد حسب الأيام المتأخرة، وأداء كل مورد فيما يتعلق بوقت التسليم، ومعدل تلبية الطلب، والسعر، والتلف.

تتم معالجة الأسعار التي تشمل ضريبة القيمة المضافة، الشائعة في الإمارات ومصر، مع خصم ضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد عند ترحيل الفاتورة. يُباع تطبيق المشتريات بمفرده (مع المخزون)، ويأتي ضمن حزمة «أعمال التجارة» وفي Kluvan One؛ راجع التسعير.

يمكن للموردين أيضًا الرد على عروض الأسعار، وتأكيد الطلبات، وإرسال أذونات الاستلام عبر البوابة، كما هو موضح في بوابة عملاء للفواتير وعروض الأسعار والمدفوعات.

اختر أكبر مورد لديك وطابق فواتيره العشر التالية. إذا اتفقت جميعها، فستحظى براحة البال. وإذا لم تتفق، فقد استردّ هذا الضابط كلفته بالفعل.