ത്രീ-വേ മാച്ചിങ്: PO, ഡെലിവറി നോട്ട്, ഇൻവോയ്സ്

സമ്മതിച്ച വിലയിൽ 100 യൂണിറ്റുകൾക്ക് ഒരു സപ്ലയർ ഇൻവോയ്സ് എത്തുന്നു. അത് ശരിയായി തോന്നുന്നു, ആരോ അംഗീകരിക്കുന്നു, പണം നൽകുന്നു. ആരും പരിശോധിക്കാത്തത്: 92 യൂണിറ്റുകൾ മാത്രമേ എത്തിയുള്ളൂ, അതിൽ ആറെണ്ണം വാതിൽക്കൽ തന്നെ കേടായിരുന്നു. വർഷത്തിൽ ഏതാനും നൂറ് ഇൻവോയ്സുകൾ കൊണ്ട് ഇത് ഗുണിച്ചാൽ, ഒരിക്കലും കിട്ടാത്ത സാധനങ്ങൾക്ക് നിശ്ശബ്ദമായി നൽകിയ വലിയൊരു തുകയാകും.

ഇതിനെതിരായ സ്റ്റാൻഡേർഡ് നിയന്ത്രണമാണ് ത്രീ-വേ മാച്ചിങ്. ഒരു ഇൻവോയ്സിന് പണം നൽകുന്നതിന് മുമ്പ്, അത് മറ്റ് രണ്ട് ഡോക്യുമെന്റുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു: നിങ്ങൾ ഓർഡർ ചെയ്തതും നിങ്ങൾക്ക് ശരിക്കും കിട്ടിയതും. മൂന്നും ഒത്തുവന്നാൽ, ഇൻവോയ്സ് മുന്നോട്ട് പോകും. ഒത്തുവന്നില്ലെങ്കിൽ, പണം കമ്പനി വിടുന്നതിന് മുമ്പ് എന്ത് ചെയ്യണമെന്ന് ആരെങ്കിലും തീരുമാനിക്കുന്നു.

മൂന്ന് ഡോക്യുമെന്റുകൾ, ടോളറൻസുകൾ പ്രക്രിയയെ ഒരു തടസ്സമാകാതെ എങ്ങനെ നിലനിർത്തുന്നു, ഒത്തുവരാത്ത ഇൻവോയ്സുകൾ കൊണ്ട് എന്ത് ചെയ്യണം, ഇന്ന് നിങ്ങളുടെ പർച്ചേസിങ് ഇ-മെയിലിൽ നടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ പോലും എങ്ങനെ തുടങ്ങാം എന്നിവ ഈ ഗൈഡ് വിശദീകരിക്കുന്നു.

മൂന്ന് ഡോക്യുമെന്റുകൾ

• പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO): നിങ്ങൾ എന്ത് വാങ്ങാൻ സമ്മതിച്ചു, എത്ര, എന്ത് വിലയ്ക്ക്, എന്നത്തേക്ക്. ഇടപാടിലെ നിങ്ങളുടെ ഭാഗമാണിത്, ഡെലിവറിക്ക് മുമ്പ് സപ്ലയർക്ക് അയയ്ക്കുന്നത്.
• ഡെലിവറി നോട്ട് അല്ലെങ്കിൽ സാധനം സ്വീകരിക്കൽ: വാതിൽക്കൽ എണ്ണിനോക്കിയ, ശരിക്കും എത്തിയത്. കേടായതോ കുറവുള്ളതോ ആയ സാധനങ്ങൾ ഇവിടെയാണ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്, പിന്നീടല്ല.
• സപ്ലയർ ഇൻവോയ്സ്: സപ്ലയർ നിങ്ങളോട് അടയ്ക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നത്.

ടു-വേ മാച്ച് ഓർഡറും ഇൻവോയ്സും മാത്രമേ താരതമ്യം ചെയ്യൂ. അത് വില മാറ്റങ്ങൾ കണ്ടെത്തും, പക്ഷേ കുറഞ്ഞ ഡെലിവറികൾ കണ്ടെത്തില്ല. ശരിക്കും നിങ്ങളുടെ കൈയിലുള്ള സാധനങ്ങൾക്കാണോ പണം നൽകുന്നത് എന്ന് പറയുന്നത് മൂന്നാമത്തെ ഡോക്യുമെന്റായ സ്വീകരിക്കൽ രേഖയാണ്.

മാച്ച് എന്താണ് പരിശോധിക്കുന്നത്

ഓരോ വരിക്കും, മാച്ച് താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു:

• എണ്ണം: ബിൽ ചെയ്ത എണ്ണം ഡെലിവറി നോട്ടിൽ സ്വീകരിച്ച എണ്ണത്തിന് തുല്യമാണോ?
• വില: ഇൻവോയ്സിലെ വില ഓർഡറിലെ വിലയ്ക്ക് തുല്യമാണോ?
• ഉൽപ്പന്നം: ഓർഡറിലുള്ള ഉൽപ്പന്നങ്ങൾക്ക് മാത്രമാണോ ഇൻവോയ്സ് ബിൽ ചെയ്യുന്നത്?

വ്യക്തമായ പ്രശ്നങ്ങളും അത് കണ്ടെത്തും: ഇതുവരെ ഒന്നും എത്താത്ത ഒരു ഓർഡറിനുള്ള ഇൻവോയ്സ്, ഒരേ സപ്ലയർ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ രണ്ടുതവണ ചേർത്തത്.

ടോളറൻസുകൾ: പ്രധാനമുള്ളിടത്ത് കർശനം, അല്ലാത്തിടത്ത് അയവ്

ഓരോ ഒരു സെന്റ് റൗണ്ടിങ് വ്യത്യാസവും ഒരു ഇൻവോയ്സ് തടഞ്ഞാൽ, ഫിനാൻസ് എക്സെപ്ഷനുകളിൽ മുങ്ങിപ്പോകും, ആളുകൾ വായിക്കാതെ എല്ലാം അംഗീകരിക്കാൻ തുടങ്ങും. ടോളറൻസുകൾ ഇത് പരിഹരിക്കുന്നു. ടോളറൻസിനുള്ളിലെ ചെറിയ വ്യത്യാസം സ്വയം സ്വീകരിക്കും; വലുത് ഒരു തീരുമാനത്തിനായി കാത്തിരിക്കും.

സാധാരണ തുടക്കങ്ങൾ:

• വില ടോളറൻസ്: ഏകദേശം 1 %, റൗണ്ടിങ്ങും ചെറിയ കറൻസി വ്യത്യാസങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളാൻ.
• എണ്ണ ടോളറൻസ്: എണ്ണാവുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക് പൂജ്യം. 100 ഓർഡർ ചെയ്ത് 92 കിട്ടിയാൽ, 92-ന് പണം നൽകുന്നു. തൂക്കത്തിലോ അളവിലോ വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക് ചെറിയ ടോളറൻസ് വേണ്ടിവന്നേക്കാം.

ഒരു മാസം കഴിഞ്ഞ് എക്സെപ്ഷനുകൾ റിവ്യൂ ചെയ്യൂ. മിക്കതും ചെറുതും എപ്പോഴും സ്വീകരിക്കുന്നതുമാണെങ്കിൽ, ടോളറൻസ് അല്പം കൂട്ടൂ. ഒരു സപ്ലയർ എപ്പോഴും അതിന് തൊട്ടുള്ളിൽ എത്തുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ആ സപ്ലയറെ കൂടുതൽ സൂക്ഷ്മമായി നോക്കൂ.

മാച്ച് ജയിക്കുന്നത് സ്വീകരിക്കുന്നിടത്താണ്

ഡെലിവറി നോട്ടിന്റെ അത്രയേ മാച്ചും നല്ലതാകൂ. എണ്ണാതെ "100 യൂണിറ്റുകൾ" എന്ന് ഒപ്പിടുന്ന റിസീവർ മുഴുവൻ നിയന്ത്രണത്തെയും വിലയില്ലാത്തതാക്കുന്നു. സ്വീകരിക്കൽ ചെറുതും ഉറച്ചതുമായ ഒരു ദിനചര്യയാക്കൂ:

• ഒപ്പിടുന്നതിന് മുമ്പ് എണ്ണൂ, അല്ലെങ്കിൽ "എണ്ണലിന് വിധേയം" എന്ന് ഒപ്പിടൂ.
• കേടായ സാധനങ്ങൾ നല്ലവയിൽ നിന്ന് വേറിട്ട് രേഖപ്പെടുത്തൂ. കേടായ സാധനങ്ങൾ നിരസിക്കണം, അവ ഒരിക്കലും സ്റ്റോക്കിൽ കയറരുത്.
• ശരിക്കും വന്നത് രേഖപ്പെടുത്തൂ, അത് ഓർഡറിന്റെ ഒരു ഭാഗം മാത്രമാണെങ്കിലും. ഭാഗങ്ങളായുള്ള ഡെലിവറിക്ക് ഓരോ ഭാഗത്തിനും ഒരു ഡെലിവറി നോട്ട്.
• പ്രധാനമുള്ളിടത്ത് പരിശോധിക്കൂ: പെട്ടെന്ന് കേടാകുന്നവ, സുരക്ഷാ ഐറ്റങ്ങൾ, ഉയർന്ന മൂല്യമുള്ള സാധനങ്ങൾ. പരാജയപ്പെട്ട ഒരു പരിശോധന ഒരു പരിഹാരത്തിലേക്ക് എങ്ങനെ നയിക്കാമെന്ന് ലൂപ്പ് പൂർത്തിയാക്കുന്ന പരിശോധനകളും തിരുത്തൽ നടപടികളും എന്ന ഞങ്ങളുടെ പോസ്റ്റ് കാണിക്കുന്നു.

ഒത്തുവരാത്ത ഇൻവോയ്സ് കൊണ്ട് എന്ത് ചെയ്യണം

ടോളറൻസിന് പുറത്തുള്ള ഇൻവോയ്സ് പോസ്റ്റ് ചെയ്യുകയോ പണം നൽകുകയോ ചെയ്യരുത്. നാല് തീരുമാനങ്ങൾ സാധ്യമായ ഒരു ചെറിയ ക്യൂവിലേക്ക് അത് പോകുന്നു:

• ഉള്ളതുപോലെ സ്വീകരിക്കുക, എന്തുകൊണ്ടെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരു കുറിപ്പോടെ: ഉദാഹരണത്തിന്, ഓർഡറിൽ രേഖപ്പെടുത്താത്ത, സമ്മതിച്ച ഒരു വില വർദ്ധന. ഒരു വ്യത്യാസം സ്വീകരിക്കാൻ അത് അംഗീകരിക്കാനുള്ള അവകാശമുള്ള ഒരാൾ വേണം.
• സപ്ലയറുമായി തർക്കം: നിങ്ങൾ ഒരു ചോദ്യം ചോദിച്ചു, കാത്തിരിക്കുന്നു. ഇൻവോയ്സ് ക്യൂവിൽ തന്നെ നിൽക്കും.
• സപ്ലയർക്ക് തിരികെ: ഇൻവോയ്സ് തെറ്റാണ്, ശരിയാക്കിയ ഒന്ന് വേണം. ഒന്നും പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നില്ല.
• വീണ്ടും ഒത്തുനോക്കുക: ഡെലിവറി നോട്ട് കാണാനില്ലായിരുന്നു, ഇപ്പോൾ രേഖപ്പെടുത്തി.

ഓരോ തീരുമാനവും ആര് എടുത്തു, എന്തുകൊണ്ട് എന്നതോടെ രേഖപ്പെടുത്തണം. ഓർഡറിനേക്കാൾ 4 % കൂടുതൽ എന്തുകൊണ്ട് നൽകി എന്ന് ഓഡിറ്റർ ചോദിക്കുമ്പോൾ, ഉത്തരം ഒറ്റ ക്ലിക്ക് അകലെയാണ്.

ഓർഡറിന് മുമ്പ്: അഭ്യർത്ഥനകൾ, അംഗീകാരങ്ങൾ, ക്വട്ടേഷനുകൾ

ഓർഡർ തന്നെ ശരിയായിരിക്കുമ്പോഴാണ് ത്രീ-വേ മാച്ചിങ് ഏറ്റവും നന്നായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. PO-ക്ക് മുമ്പുള്ള രണ്ട് ഘട്ടങ്ങൾ സഹായിക്കും:

• അംഗീകാര പരിധികളോടെ പർച്ചേസ് അഭ്യർത്ഥനകൾ. ബജറ്റിനുള്ളിലെ ചെറിയ പർച്ചേസുകൾ ഉടനെ മുന്നോട്ട് പോകും; വലിയവയ്ക്ക് ഒരു അംഗീകാരം, വളരെ വലിയവയ്ക്ക് രണ്ട്. ആരും സ്വന്തം അഭ്യർത്ഥന അംഗീകരിക്കുന്നില്ല. ആ പരിധികൾ എങ്ങനെ സെറ്റ് ചെയ്യാമെന്ന് ജോലി മന്ദഗതിയിലാക്കാത്ത അംഗീകാരങ്ങൾ എന്ന ഞങ്ങളുടെ പോസ്റ്റ് വിശദീകരിക്കുന്നു.
• പല സപ്ലയർമാരിൽ നിന്ന് ക്വട്ടേഷനുകൾ. നിശ്ചിത തുകയ്ക്ക് മുകളിലുള്ള എന്തിനും, രണ്ടോ മൂന്നോ സപ്ലയർമാരോട് ക്വട്ടേഷൻ ചോദിച്ച് അവ അടുത്തടുത്ത് താരതമ്യം ചെയ്യൂ, വിലയിൽ മാത്രമല്ല, ഡെലിവറി സമയത്തിലും മുൻകാല ഗുണനിലവാരത്തിലും.

ചെറുതായി തുടങ്ങൂ

എല്ലാ പർച്ചേസിങ്ങും ഒറ്റയടിക്ക് മാറ്റേണ്ടതില്ല. പ്രായോഗികമായ ഒരു തുടക്കം:

• ആഴ്ച 1: നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും വലിയ അഞ്ച് സപ്ലയർമാർക്ക് പർച്ചേസ് ഓർഡറുകൾ ഉപയോഗിക്കൂ, ലിങ്ക് വഴിയോ ഇ-മെയിൽ വഴിയോ അയച്ച്.
• ആഴ്ച 2: ആ സപ്ലയർമാരിൽ നിന്നുള്ള ഓരോ ഡെലിവറിക്കും, കേടായതും കുറവുള്ളതുമായ സാധനങ്ങൾ സഹിതം, ഒരു ഡെലിവറി നോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തൂ.
• ആഴ്ച 3: അവരുടെ ഇൻവോയ്സുകൾ ഒത്തുനോക്കി നിങ്ങളുടെ ടോളറൻസുകൾ സെറ്റ് ചെയ്യൂ.
• ആഴ്ച 4: എക്സെപ്ഷനുകൾ റിവ്യൂ ചെയ്ത് അടുത്ത സപ്ലയർമാരിലേക്ക് വ്യാപിപ്പിക്കൂ.

Kluvan-ൽ ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യാം

പർച്ചേസിംഗ് പർച്ചേസ് അഭ്യർത്ഥനകൾ, ക്വട്ടേഷനുകൾ, പർച്ചേസ് ഓർഡറുകൾ, ഡെലിവറി നോട്ടുകൾ, ത്രീ-വേ മാച്ച് എന്നിവ നടത്തുന്നു, ഒത്തുവന്ന ഇൻവോയ്സുകൾ അക്കൗണ്ടുകൾ ആപ്പിലേക്ക് പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഉൽപ്പന്നങ്ങൾക്കും സ്റ്റോക്കിനും ആവശ്യമായ ഇൻവെന്ററി ആപ്പിനൊപ്പം ഇത് പ്രവർത്തിക്കുന്നു. Kluvan ഓൺലൈനായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു, ഒന്നും ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യേണ്ട; സപ്ലയർമാർ അക്കൗണ്ട് ഇല്ലാതെ ഫോണിൽ നിന്ന് മറുപടി നൽകുന്നു.

• സെറ്റിങ്സ്. സെറ്റിങ്സ് → പർച്ചേസിങ് സെറ്റിങ്സ് എന്നതിൽ, അംഗീകാര തുകകൾ, ആര് അംഗീകരിക്കും, എണ്ണ, വില ടോളറൻസുകൾ, മാസ ബജറ്റുകൾ, പേയ്മെന്റ് വ്യവസ്ഥകൾ, അലേർട്ടുകൾ എന്നിവ സെറ്റ് ചെയ്യൂ. ഡിഫോൾട്ടായി വില ടോളറൻസ് 1 %, എണ്ണ ടോളറൻസ് 0. കാണുക: പർച്ചേസിംഗ് സെറ്റപ്പ് ചെയ്യുക.
• അഭ്യർത്ഥനകളും അംഗീകാരങ്ങളും. നിങ്ങളുടെ തുകകളും ബജറ്റുകളും അനുസരിച്ച് ഒന്നോ രണ്ടോ ഘട്ടങ്ങളിൽ അഭ്യർത്ഥനകൾ അംഗീകരിക്കുന്നു; ആരും സ്വന്തം അഭ്യർത്ഥന അംഗീകരിക്കുന്നില്ല. കാണുക: ഒരു പർച്ചേസ് അഭ്യർത്ഥന ഉന്നയിച്ച് അംഗീകരിക്കുക.
• ലിങ്ക് വഴി ക്വട്ടേഷനുകൾ. എട്ട് സപ്ലയർമാർക്ക് വരെ ലിങ്ക് വഴി ക്വട്ടേഷൻ അഭ്യർത്ഥന അയയ്ക്കൂ, അവരുടെ വിലകൾ അടുത്തടുത്ത് താരതമ്യം ചെയ്ത് ഏറ്റവും നല്ലതിൽ നിന്ന് ഓർഡർ ചെയ്യൂ. കാണുക: സപ്ലയർമാരോട് ക്വട്ടേഷനുകൾ ചോദിക്കുക.
• ലിങ്ക് വഴി പർച്ചേസ് ഓർഡറുകൾ. ലോഗിൻ ഇല്ലാത്ത ഒരു സ്വകാര്യ ലിങ്കിൽ നിന്നോ സപ്ലയർ പോർട്ടലിൽ നിന്നോ സപ്ലയർ ഓർഡർ കൺഫേം ചെയ്യുകയോ മാറ്റുകയോ നിരസിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു. കാണുക: ലിങ്ക് വഴി ഒരു പർച്ചേസ് ഓർഡർ അയയ്ക്കുക.
• ഡെലിവറി നോട്ടും മാച്ചും. എന്ത് ഡെലിവർ ചെയ്തു, എന്ത് കേടായി എന്ന് രേഖപ്പെടുത്തൂ; കേടായ സാധനങ്ങൾ ഒരിക്കലും സ്റ്റോക്കിൽ കയറില്ല. എന്നിട്ട് സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് രേഖപ്പെടുത്തൂ, അല്ലെങ്കിൽ ഇൻവോയ്സ് റീഡർ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ഫോട്ടോയിൽ നിന്ന് പൂരിപ്പിക്കൂ, ഒത്തുനോക്കി സേവ് ചെയ്യുക തിരഞ്ഞെടുക്കൂ. ടോളറൻസിനുള്ളിലാണെങ്കിൽ അത് VAT-ഉം അടയ്ക്കേണ്ട തീയതിയും സഹിതം ഒരു അക്കൗണ്ടുകൾ ബില്ലായി പോസ്റ്റ് ചെയ്യും. കാണുക: സാധനങ്ങൾ സ്വീകരിച്ച് ഇൻവോയ്സ് ഒത്തുനോക്കുക.
• പരിശോധിക്കേണ്ട ഇൻവോയ്സുകൾ. ടോളറൻസിന് പുറത്തുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ എന്താണ് തെറ്റെന്നും വ്യത്യാസവും സഹിതം കാത്തിരിക്കുന്നു; ഒരു കുറിപ്പോടെയും ഓരോ തീരുമാനത്തിന്റെയും ചരിത്രത്തോടെയും സ്വീകരിക്കൂ, തർക്കം ഉന്നയിക്കൂ, തിരികെ അയയ്ക്കൂ, അല്ലെങ്കിൽ വീണ്ടും ഒത്തുനോക്കൂ. കാണുക: പരിശോധിക്കേണ്ട ഇൻവോയ്സുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക.
• സപ്ലയർ സ്കോർകാർഡുകൾ. ഓരോ സപ്ലയർക്കും നിങ്ങൾ നൽകാനുള്ളത് അവസാന തീയതി കഴിഞ്ഞ ദിവസങ്ങൾ അനുസരിച്ചും, ഓരോരുത്തരും ഡെലിവറി സമയം, ഫിൽ റേറ്റ്, വില, കേട് എന്നിവയിൽ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്നും കാണൂ.

യുഎഇയിലും ഈജിപ്തിലും സാധാരണമായ VAT ഉൾപ്പെടെയുള്ള വിലകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു; ബിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ തിരികെ ലഭിക്കാവുന്ന VAT വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നു. പർച്ചേസിംഗ് വെവ്വേറെ (ഇൻവെന്ററിയോടൊപ്പം) വാങ്ങാം; ട്രേഡ് ബിസിനസ് ബണ്ടിലിലും Kluvan One-ലും ഇത് ഉൾപ്പെടുന്നു; വിലകൾ കാണുക.

സപ്ലയർമാർക്ക് പോർട്ടലിലും ക്വട്ടേഷനുകൾക്ക് മറുപടി നൽകാനും ഓർഡറുകൾ കൺഫേം ചെയ്യാനും ഡെലിവറി നോട്ടുകൾ അയയ്ക്കാനും കഴിയും; അത് ഇൻവോയ്സ്, ക്വട്ടേഷൻ, പേയ്മെന്റ്: ഒരു ഉപഭോക്തൃ പോർട്ടൽ എന്നതിൽ വിവരിച്ചിട്ടുണ്ട്.

നിങ്ങളുടെ ഏറ്റവും വലിയ സപ്ലയറെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് അവരുടെ അടുത്ത പത്ത് ഇൻവോയ്സുകൾ ഒത്തുനോക്കൂ. പത്തും ഒത്തുവന്നാൽ, നിങ്ങൾക്ക് മനസ്സമാധാനം. ഒത്തുവന്നില്ലെങ്കിൽ, നിയന്ത്രണം ഇതിനകം അതിന്റെ ചെലവ് തിരിച്ചുനൽകിക്കഴിഞ്ഞു.