موافقات لا تبطئ عملك

تحتاج كل منشأة إلى بعض الموافقات: شراء فوق مبلغ معيّن، أو خصم أكبر من المعتاد، أو أسبوع إجازة، أو طلب مصروفات. فالموافقات تحمي أموالك وفريقك.

لكن الموافقات السيئة تصبح عنق الزجاجة الذي يشكو منه الجميع: طلبات تنتظر في بريد أحدهم، وأشخاص يوافقون على طلباتهم لإنجاز العمل، ولا أحد يعرف من يحتجز ماذا.

ضع حدودًا، لا قواعد لكل شيء

حدّد أي المبالغ تحتاج إلى نظرة ثانية وأيها لا يحتاج. الشراء الصغير ضمن الميزانية يمر مباشرة، والكبير يحتاج إلى موافقة، والكبير جدًا يحتاج إلى موافقتين. وكلما قلّت الطلبات التي تحتاج إلى شخص، نالت المهمة منها اهتمامًا أسرع.

لا توافق أبدًا على طلبك

من يطلب لا ينبغي أن يكون من يوافق. وفي الأموال التي تخرج من الشركة — المدفوعات والمشتريات الكبيرة والقيود اليدوية — ينبغي أن ينظر شخص ثانٍ دائمًا.

أبقِ الأمور تسير في غياب أحدهم

تتعطل الموافقات عندما يكون المعتمِد في إجازة. دع المديرين يفوّضون موافقاتهم إلى بديل أثناء غيابهم، واجعل واضحًا من يتولى عنهم.

اجعل القرار سهلًا

اعرض على المعتمِد ما يحتاجه للقرار في مكان واحد: المبلغ، والمتبقي من الميزانية، والسبب، والسجل. الموافقة الجيدة تستغرق ثواني، لا اجتماعًا.

الموافقات في Kluvan اليوم

تعمل الموافقات بالفعل داخل التطبيقات حيث توجد الأموال:

• المشتريات: تمر طلبات الشراء بمراحل موافقة، مع موافقتين فوق حدك وميزانيات ملزمة.
• التجارة: يمكن أن تحتاج طلبات الجملة إلى موافقة، مع شخص ثانٍ اختياري ودون موافقة ذاتية.
• الموارد البشرية والرواتب: تصل طلبات الإجازة وغيرها إلى صندوق موافقات، مع التفويض أثناء غياب المدير، وتُشغَّل الرواتب بضوابط الشخصين.
• الحسابات: تحتاج القيود اليدوية فوق الحد الذي تحدده إلى موافقة شخص آخر.

أما صندوق الموافقات الواحد لكل التطبيقات — بمواعيد نهائية وتصعيد — فقادم قريبًا في سير العمل.