Des approbations qui ne vous ralentissent pas

Toute entreprise a besoin de quelques approbations. Un achat au-delà d'un certain montant, une remise plus importante que d'habitude, une semaine de congé, une note de frais. Les approbations protègent votre argent et votre équipe.

Mais mal organisées, les approbations deviennent le goulot d'étranglement dont tout le monde se plaint : des demandes qui attendent dans la boîte de réception de quelqu'un, des personnes qui approuvent leurs propres demandes pour avancer, et personne ne sait qui bloque quoi.

Fixez des seuils, pas des règles pour tout

Décidez quels montants méritent un second regard et lesquels n'en ont pas besoin. Un petit achat dans le budget peut passer directement ; un achat important demande une approbation ; un très gros achat en demande deux. Moins il y a de demandes qui nécessitent l'intervention d'une personne, plus vite les demandes importantes sont traitées.

Ne jamais approuver sa propre demande

La personne qui demande ne doit pas être celle qui approuve. Pour l'argent qui sort de l'entreprise — paiements, achats importants, écritures comptables manuelles — une deuxième personne doit toujours vérifier.

Avancer quand quelqu'un est absent

Les approbations se bloquent quand l'approbateur est en congé. Permettez aux responsables de confier leurs approbations à un suppléant pendant leur absence, et indiquez clairement qui assure le relais.

Faciliter la décision

Montrez à l'approbateur tout ce dont il a besoin pour décider, au même endroit : le montant, le budget restant, le motif et l'historique. Une bonne approbation prend quelques secondes, pas une réunion.

Les approbations dans Kluvan aujourd'hui

Les approbations fonctionnent déjà dans les applications où circule l'argent :

• Achats : les demandes d'achat passent par des étapes d'approbation, avec deux approbations au-delà de votre seuil et des budgets fermes.
• Commerce de gros : les commandes de gros peuvent exiger une approbation, avec une deuxième personne en option et sans auto-approbation.
• RH et paie : les demandes de congé et autres arrivent dans une boîte d'approbations, avec délégation pendant l'absence d'un responsable, et la paie est exécutée sous un contrôle à deux personnes.
• Comptabilité : les écritures manuelles au-delà de votre seuil nécessitent l'approbation d'une autre personne.

Une boîte d'approbations unique pour toutes les applications — avec échéances et escalade — arrive bientôt dans Flux de travail.