Aprovações que não atrasam o seu trabalho

Toda empresa precisa de algumas aprovações. Uma compra acima de certo valor, um desconto maior que o normal, uma semana de ausência, um reembolso de despesas. As aprovações protegem o seu dinheiro e a sua equipe.

Mas aprovações mal feitas viram o gargalo de que todo mundo reclama: solicitações paradas na caixa de entrada de alguém, pessoas aprovando os próprios pedidos para resolver as coisas e ninguém sabendo quem está segurando o quê.

Defina limites, não regras para tudo

Decida quais valores precisam de um segundo olhar e quais não precisam. Uma compra pequena dentro do orçamento pode seguir direto; uma grande precisa de uma aprovação; uma muito grande precisa de duas. Quanto menos solicitações dependerem de uma pessoa, mais rápido as importantes recebem atenção.

Nunca aprove a sua própria solicitação

Quem pede não deve ser quem aprova. Para o dinheiro que sai da empresa — pagamentos, compras grandes, lançamentos contábeis manuais —, uma segunda pessoa deve sempre conferir.

Mantenha tudo andando quando alguém está ausente

As aprovações travam quando o aprovador está de folga. Permita que os gerentes passem as aprovações para um substituto enquanto estão fora e deixe visível quem está cobrindo.

Facilite a decisão

Mostre ao aprovador, em um só lugar, o que ele precisa para decidir: o valor, o orçamento restante, o motivo e o histórico. Uma boa aprovação leva segundos, não uma reunião.

Aprovações no Kluvan hoje

As aprovações já funcionam dentro dos aplicativos onde o dinheiro está:

• Compras: as solicitações de compra passam por etapas de aprovação, com duas aprovações acima do seu limite e orçamentos rígidos.
• Atacado: pedidos de atacado podem exigir aprovação, com uma segunda pessoa opcional e sem autoaprovação.
• RH e folha de pagamento: ausências e outras solicitações chegam a uma caixa de aprovações, com delegação enquanto o gerente está fora, e a folha de pagamento é processada com controle de duas pessoas.
• Contabilidade: lançamentos manuais acima do seu limite precisam da aprovação de outra pessoa.

Uma única caixa de aprovações para todos os aplicativos — com prazos e escalonamento — chega em breve em Fluxos de trabalho.