যে পরিদর্শন ও সংশোধনমূলক পদক্ষেপ চক্র পূর্ণ করে

বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা আগে থেকেই নানা জিনিস পরিদর্শন করে। গুদাম স্বাক্ষর করার আগে ডেলিভারি দেখে নেয়। টেকনিশিয়ান সাইট ছাড়ার আগে ইউনিট পরীক্ষা করেন। কিচেন প্রতিদিন সকালে ফ্রিজের তাপমাত্রা দেখে। সাধারণত যা অনুপস্থিত তা পরিদর্শন নয়; অনুপস্থিত হলো কোনো যাচাই ব্যর্থ হওয়ার পরে কী হয়।

একটি ক্ষতিগ্রস্ত কার্টন একপাশে রেখে ভুলে যাওয়া হয়। সীমার বাইরের একটি রিডিং পায় কাঁধ ঝাঁকানো আর কাগজে একটি নোট। এক মাস পরে একই সাপ্লায়ার একই ক্ষতিগ্রস্ত মাল পাঠায়, আর কেউ বলতে পারেন না এটি কতবার ঘটেছে। কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট শুনতে বড় কোম্পানির বিষয় মনে হয়, কিন্তু মূলে এটি একটি সহজ চক্র: যাচাই করুন, যা ব্যর্থ হয়েছে তা রেকর্ড করুন, ঠিক করুন, নিশ্চিত হোন যে সমাধানটি কাজ করেছে, আর প্যাটার্ন থেকে শিখুন।

এই গাইড সহজ ভাষায় সেই চক্রটি ব্যাখ্যা করে এবং দেখায় কোয়ালিটি বিভাগ ছাড়াই কীভাবে তা চালাবেন।

চার ধাপে চক্র

• পরিদর্শন করুন এমন একটি চেকলিস্ট ধরে যা বলে কোনটি পাস।
• একটি অসঙ্গতি রেকর্ড করুন যখন কিছু ব্যর্থ হয়, তা কতটা গুরুতর আর এর দায়িত্ব কার, তা সহ।
• সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপের পরিকল্পনা করুন: এই ঘটনাটি ঠিক করুন, আর এটি আবার ঘটা বন্ধ করুন।
• যাচাই করুন যে পদক্ষেপটি সত্যিই কাজ করেছে, যিনি করেছেন তিনি ছাড়া অন্য কেউ।

তারপর প্রতি মাসে প্যাটার্নগুলো দেখুন: কোন যাচাই সবচেয়ে বেশি ব্যর্থ হয়, কোন পণ্যে, কোন সাপ্লায়ারের ক্ষেত্রে।

এমন চেকলিস্ট লিখুন যা বলে কোনটি পাস

যে চেকলিস্টের প্রশ্ন কখনো ব্যর্থ হতে পারে না, তা যাচাই নয়। "প্যাকেজিং দেখুন" শুধু একটি টিক ডেকে আনে; "প্যাকেজিং অক্ষত?" যেখানে "না" মানে ব্যর্থ, সেটি একটি যাচাই। ভালো পরিদর্শনের প্রশ্ন কয়েক ধরনের হয়:

• হ্যাঁ বা না, ব্যর্থ উত্তরটি উল্লেখ করে। "ক্ষতি পাওয়া গেছে?" হ্যাঁ হলে ব্যর্থ; "সিল অক্ষত?" না হলে ব্যর্থ।
• সীমাসহ একটি রিডিং। "ফ্রিজারের তাপমাত্রা: −18 °C থেকে −15 °C-এর মধ্যে।" "টর্ক: অন্তত 40 Nm।" সীমাগুলো প্রশ্নেই লেখা থাকে, তাই পরিদর্শককে মনে রাখতে হয় না।
• একটি বাছাই, পাস করা বিকল্পগুলো চিহ্নিত করে: "লেবেলের অবস্থা: ভালো, জীর্ণ, নেই", যেখানে শুধু "ভালো" পাস।
• একটি ছবি, যখন প্রমাণ দরকার: পৌঁছানোর সময় প্যালেট, ইনস্টল করা ইউনিট, মিটারের রিডিং।
• একটি নোট, পরিদর্শক যা যোগ করতে চান তার জন্য, যা নিজে কখনো ব্যর্থ হয় না।

প্রতিটি চেকলিস্ট ছোট রাখুন, রুটিন যাচাইয়ের জন্য দশটি বা তার কম প্রশ্ন, আর ঠিক করুন একটি ব্যর্থতা কতটা গুরুতর: ছোট, বড় বা গুরুতর। একটি গুরুতর ব্যর্থতা, যেমন নিরাপত্তার সমস্যা, এমন হওয়া উচিত যা উপেক্ষা করা অসম্ভব।

কাজ যেখানে, পরিদর্শন সেখানে

পরে ডেস্কে বসে করা পরিদর্শন আসলে স্মৃতি, পরিদর্শন নয়। লোডিং ডকের রিসিভার, সাইটের টেকনিশিয়ান আর ফ্লোরের প্রোডাকশন লিড চেকলিস্টটি ফোনে, সেখানেই, তখনই, ছবিসহ পূরণ করবেন। গুদাম, বেসমেন্ট আর সাইটে প্রায়ই সিগন্যাল দুর্বল থাকে, তাই চেকলিস্টকে অফলাইনে কাজ করতে হবে এবং কানেকশন ফিরলে নিজে থেকে পাঠিয়ে দিতে হবে।

প্রতিটি পরিদর্শনকে তার যাচাই করা জিনিসের সাথে যুক্ত করুন: মাল রিসিভ, পারচেজ অর্ডার, যন্ত্রপাতি, জব। এই সংযোগই পরে আপনাকে দেখতে দেয় যে কোনো সাপ্লায়ার বিশটির মধ্যে পাঁচটি ডেলিভারিতে ব্যর্থ হয়েছে।

ব্যর্থতাকে অসঙ্গতিতে রূপ দিন

কোনো যাচাই ব্যর্থ হলে একটি অসঙ্গতি রেকর্ড করুন। এটি কেবল একটি রেকর্ড যে কিছু ঠিক নেই, যেখানে থাকে:

• কী ব্যর্থ হয়েছে, আদর্শভাবে ব্যর্থ উত্তরগুলো থেকে পূরণ করা।
• গুরুত্ব, যা সময়সীমা ঠিক করে। অনেক টিম মোটামুটি এমন ব্যবহার করে: গুরুতরের জন্য 3 দিন, বড়র জন্য 14 আর ছোটর জন্য 30।
• একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, যিনি এটি মেটানোর জন্য দায়ী।
• সংশ্লিষ্ট পরিমাণ, মালের ক্ষেত্রে।
• একটি নিষ্পত্তি: সাপ্লায়ারকে ফেরত, আবার কাজ, বাতিল, যেমন আছে তেমন ব্যবহার, অথবা সিদ্ধান্ত না হওয়া পর্যন্ত আটকে রাখা।

অসঙ্গতি পরিদর্শনের বাইরে থেকেও আসে: গ্রাহকের অভিযোগ, ফ্লোরে চোখে পড়া কোনো ত্রুটি, ফিল্ড থেকে ফেরত। সেগুলোও একইভাবে রেকর্ড করুন, যাতে সব সমস্যা একটি তালিকায় থাকে।

মূল কারণ খুঁজুন

নিষ্পত্তি আপনার সামনের মাল নিয়ে কাজ করে। মূল কারণ নিয়ে কাজ করে কেন এটি ঘটল। একটি সহজ পদ্ধতি ভালো কাজ করে: "কেন?" জিজ্ঞেস করতে থাকুন যতক্ষণ না উত্তরটি এমন কিছু হয় যা আপনি বদলাতে পারেন।

উদাহরণ: কার্টনগুলো চ্যাপ্টা অবস্থায় এসেছে। কেন? ট্রাকে খুব উঁচু করে রাখা হয়েছিল। কেন? সাপ্লায়ার ক্যারিয়ার বদলেছে। আমরা কেন খেয়াল করিনি? আমাদের পারচেজ অর্ডারে প্যাকেজিং বা স্তূপ করার নিয়ম লেখা নেই। শেষ উত্তরটি এমন কিছু যা আপনি বদলাতে পারেন।

সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপ, দ্বিতীয় একজনের চোখে

প্রতিটি অসঙ্গতিতে এক বা একাধিক পদক্ষেপ থাকে, প্রত্যেকটির একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও একটি নির্ধারিত তারিখসহ:

• একটি সংশোধনমূলক পদক্ষেপ এই ঘটনাটি ঠিক করে: "সাপ্লায়ারের কাছে একটি বদলি ব্যাচ চান।"
• একটি প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপ এটি আবার ঘটা বন্ধ করে: "পারচেজ অর্ডারের টেমপ্লেটে প্যাকেজিং ও স্তূপ করার শর্ত যোগ করুন।"

যে ধাপটি বেশিরভাগ টিম বাদ দেয় তা হলো যাচাই। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি যখন কোনো পদক্ষেপকে শেষ হিসেবে চিহ্নিত করেন, তখন অন্য কারও দেখা উচিত যে তা সত্যিই করা হয়েছে এবং কাজ করেছে। এটি অবিশ্বাসের ব্যাপার নয়; এটি সেই একই কারণ, যে কারণে আপনি নিজের খরচের দাবি নিজে অনুমোদন করেন না। দ্বিতীয় একজন সেই পদক্ষেপটি ধরে ফেলেন যা এমন একটি ই-মেইল পাঠিয়ে "শেষ" করা হয়েছিল যার উত্তর কেউ দেয়নি। আমাদের লেখা এমন অনুমোদন যা কাজ ধীর করে না ব্যাখ্যা করে কেন চার-চোখের নিয়ম অন্য জায়গাতেও লাভ দেয়।

অসঙ্গতি বন্ধ হয় তখন, যখন তার শেষ পদক্ষেপটি যাচাই হয়, তার আগে নয়।

সাপ্লায়ারের কোয়ালিটি সাপ্লায়ারের সাথে শেয়ার করুন

সাপ্লায়াররা দ্রুত উন্নতি করেন যখন তাঁরা আপনার মতো একই সংখ্যা দেখেন। প্রতিটি সাপ্লায়ারের জন্য ট্র্যাক করুন কতগুলো পরিদর্শন পাস করেছে, গত এক বছরের রিজেক্ট রেট, আর তাঁদের খোলা অসঙ্গতি। A থেকে D পর্যন্ত একটি সহজ গ্রেড সাপ্লায়ার রিভিউতে আলোচনা করা সহজ। সাপ্লায়ার পোর্টালে এটি দেখালে একটি উত্তেজনাপূর্ণ ফোনকল পরিণত হয় একটি শেয়ার করা তথ্যে।

প্রতি মাসে প্যাটার্ন পড়ুন

মাসে একবার তিনটি ভিউ দেখুন:

• বয়স ও গুরুত্ব অনুযায়ী খোলা অসঙ্গতি। গুরুতর ও মেয়াদ পার হওয়া যেকোনো কিছুতে আজই মনোযোগ দরকার।
• বারবার ব্যর্থতা: কোন প্রশ্ন, পণ্য, অ্যাসেট বা সাপ্লায়ার বারবার ব্যর্থ হয়। শীর্ষ তিনটি আইটেম সাধারণত আপনার বেশিরভাগ সমস্যার কারণ।
• চেকলিস্ট অনুযায়ী পাসের হার। যে চেকলিস্ট সবসময় পাস করে তা হয়তো খুব সহজ; যেটি অর্ধেক সময় ব্যর্থ হয় তা হয়তো এমন প্রক্রিয়ার দিকে ইঙ্গিত করে যা নতুন করে সাজানো দরকার।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

কোয়ালিটি পরিদর্শন থেকে যাচাই করা সমাধান পর্যন্ত এই চক্রটি চালায়। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না, আর পরিদর্শকরা ফোনের ব্রাউজার ব্যবহার করেন।

• পরিদর্শন টেমপ্লেট বানান। প্রশ্ন হতে পারে হ্যাঁ / না, পাস করা সর্বনিম্ন ও সর্বোচ্চ মানসহ একটি রিডিং, একটি বাছাই, একটি নোট বা একটি ছবি, ব্যর্থতার গুরুত্বসহ। প্রকাশিত কোনো স্টুডিও ফর্ম থেকেও শুরু করতে পারেন। টেমপ্লেটের সংস্করণ থাকে, তাই আগের পরিদর্শনগুলো নিজেদের সংস্করণ ধরে রাখে। দেখুন পরিদর্শনের টেমপ্লেট বানান।
• ডেলিভারি, যন্ত্রপাতি বা জব পরিদর্শন করুন। মাল রিসিভ, পারচেজ অর্ডার, যন্ত্রপাতি, ফিল্ড জব বা ওয়ার্ক অর্ডার থেকে পরিদর্শন শুরু করুন, এবং রেকর্ডের যুক্ত আইটেমগুলোতে তা দেখুন। দেখুন ডেলিভারি, যন্ত্র বা কাজ পরিদর্শন করুন।
• ফোনে পরিদর্শন করুন, অফলাইনেও। বড় হ্যাঁ / না বাটন, ছবি ও খসড়া; সিগন্যাল ছাড়া পূরণ করা পরিদর্শন কানেকশন ফিরলেই পাঠানো হয়। দেখুন ফোনে পরিদর্শন করুন, অফলাইনেও।
• অসঙ্গতি। একটি ব্যর্থ পরিদর্শন তার গুরুত্ব, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, নির্ধারিত দিন (ছোট, বড় ও গুরুতরের জন্য ডিফল্ট 30, 14 ও 3 দিন), রেকর্ড আর বাতিল পরিমাণসহ একটি অসঙ্গতি খোলে। মূল কারণ ও নিষ্পত্তি রেকর্ড করুন। দেখুন অসংগতি সামলান।
• যাচাইসহ সংশোধনমূলক পদক্ষেপ। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও নির্ধারিত দিনসহ সংশোধনমূলক ও প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপের পরিকল্পনা করুন। পদক্ষেপের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা যিনি এটিকে শেষ হিসেবে চিহ্নিত করেছেন তাঁর যাচাই Kluvan গ্রহণ করে না: দ্বিতীয় একজনকে যাচাই করে বন্ধ করতে হবে। দেখুন সংশোধনমূলক পদক্ষেপ পরিকল্পনা ও যাচাই করুন।
• সাপ্লায়ারের কোয়ালিটি। প্রতিটি সাপ্লায়ার পান একটি কোয়ালিটি স্কোর, একটি গ্রেড ও একটি রিজেক্ট রেট, যা ক্রয়-এর রেকর্ডে দেখা যায়, আর আপনি তা সাপ্লায়ার পোর্টালে শুধু দেখার জন্য শেয়ার করতে পারেন।
• রিপোর্ট। পাসের হার, বয়স ও গুরুত্ব অনুযায়ী খোলা অসঙ্গতি, আর টেমপ্লেট, রেকর্ড ও সাপ্লায়ার অনুযায়ী বারবার ব্যর্থতা।

মেয়াদ পার হওয়া অসঙ্গতি ও দেরি হওয়া পদক্ষেপ দিনে একবার তাদের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও ম্যানেজারদের কাছে পাঠানো হয়। কোয়ালিটি আলাদাভাবে বিক্রি হয় এবং সার্ভিস ব্যবসা ও ট্রেড ব্যবসা বান্ডেল এবং Kluvan One-এর সাথে আসে; দেখুন মূল্য তালিকা।

কিছু জিনিস আজ কোয়ালিটির কাজের বাইরে: স্ট্যাটিস্টিক্যাল প্রসেস কন্ট্রোল, ক্যালিব্রেশন আর অডিট প্রোগ্রাম এর অংশ নয়, আর সাপ্লায়াররা পোর্টালে নিজেদের অসঙ্গতি দেখতে পারেন কিন্তু এখনো সেখানে উত্তর দিতে পারেন না।

দরজায় পরিদর্শন ভালো কেনাকাটার প্রথম অর্ধেক। দ্বিতীয় অর্ধেক হলো শুধু যা গ্রহণ করেছেন তার জন্য পেমেন্ট করা, যা আমাদের লেখা থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং: PO, ডেলিভারি নোট ও ইনভয়েস-এ আছে। আপনি যদি সাইটে টেকনিশিয়ান পাঠান, ফিল্ড সার্ভিসের জব কস্টিং: প্রতিটি জবের মার্জিন দেখুন দেখায় পরিদর্শন ও রিওয়ার্ক কীভাবে মার্জিনে প্রভাব ফেলে।

এই সপ্তাহে একটি চেকলিস্ট বাছুন, যেটি কাগজে সবচেয়ে বেশি ব্যর্থ হয়, আর এক মাস ধরে তার ওপর পুরো চক্রটি চালান।