निरीक्षण और सुधारात्मक कार्रवाइयाँ जो चक्र पूरा करें

ज़्यादातर छोटे बिज़नेस पहले से ही चीज़ों का निरीक्षण करते हैं। वेयरहाउस डिलीवरी पर साइन करने से पहले उसे जाँचता है। टेक्नीशियन साइट छोड़ने से पहले यूनिट टेस्ट करता है। किचन हर सुबह फ्रिज का तापमान देखता है। आमतौर पर जो कमी होती है वह निरीक्षण की नहीं; बल्कि उसकी है कि जाँच फ़ेल होने के बाद क्या होता है।

एक टूटा कार्टन किनारे रखकर भुला दिया जाता है। सीमा से बाहर की रीडिंग पर कंधे उचकाए जाते हैं और काग़ज़ पर एक नोट लिख दिया जाता है। एक महीने बाद वही सप्लायर वही टूटा माल भेजता है, और कोई नहीं बता पाता कि ऐसा कितनी बार हुआ है। क्वालिटी मैनेजमेंट बड़ी कंपनियों का विषय लगता है, लेकिन इसके मूल में एक सरल चक्र है: जाँचें, जो फ़ेल हुआ उसे दर्ज करें, उसे ठीक करें, पक्का करें कि सुधार काम कर गया, और पैटर्न से सीखें।

यह गाइड उस चक्र को सरल शब्दों में समझाती है और दिखाती है कि इसे बिना क्वालिटी विभाग के कैसे चलाएँ।

चार क़दमों में चक्र

• निरीक्षण करें एक ऐसी चेकलिस्ट से जो बताए कि क्या पास होता है।
• गैर-अनुरूपता दर्ज करें जब कुछ फ़ेल हो, साथ में यह कि वह कितनी गंभीर है और उसका ज़िम्मेदार कौन है।
• सुधारात्मक और निवारक कार्रवाइयों की योजना बनाएँ: इस मामले को ठीक करें, और इसे फिर होने से रोकें।
• सत्यापित करें कि कार्रवाई सच में काम कर गई, उस व्यक्ति के अलावा किसी और से जिसने वह की।

फिर हर महीने पैटर्न देखें: कौन-सी जाँचें सबसे ज़्यादा फ़ेल होती हैं, किन उत्पादों पर, किन सप्लायरों के साथ।

ऐसी चेकलिस्ट लिखें जो बताए कि क्या पास होता है

जो चेकलिस्ट सवाल फ़ेल नहीं हो सकता, वह जाँच नहीं है। «पैकेजिंग जाँचें» सिर्फ़ टिक का न्योता है; «पैकेजिंग सही-सलामत?» जिसमें «नहीं» फ़ेल हो, वह जाँच है। अच्छे निरीक्षण सवाल कुछ प्रकार के होते हैं:

• हाँ या नहीं, फ़ेल वाला जवाब लिखा हुआ। «नुक़सान मिला?» हाँ पर फ़ेल होता है; «सील सही-सलामत?» नहीं पर।
• सीमाओं वाली रीडिंग। «फ़्रीज़र का तापमान: −18 °C और −15 °C के बीच।» «टॉर्क: कम से कम 40 Nm।» सीमाएँ सवाल पर ही लिखी होती हैं, ताकि निरीक्षक को याद न रखनी पड़ें।
• एक विकल्प जिसमें पास होने वाले विकल्प चिह्नित हों: «लेबल की हालत: अच्छी, घिसी हुई, ग़ायब», जहाँ सिर्फ़ «अच्छी» पास होती है।
• एक फ़ोटो, जब आपको सबूत चाहिए: पहुँचने पर पैलेट, लगी हुई यूनिट, मीटर की रीडिंग।
• एक नोट किसी भी चीज़ के लिए जो निरीक्षक जोड़ना चाहे, जो अपने-आप कभी फ़ेल नहीं होता।

हर चेकलिस्ट छोटी रखें, नियमित जाँचों के लिए दस या कम सवाल, और तय करें कि फ़ेल होना कितना गंभीर है: मामूली, बड़ा या गंभीर। गंभीर फ़ेल, जैसे सुरक्षा का मुद्दा, अनदेखा करना असंभव होना चाहिए।

वहीं निरीक्षण करें जहाँ काम है

बाद में डेस्क पर किए गए निरीक्षण यादें हैं, निरीक्षण नहीं। लोडिंग डॉक पर माल लेने वाला, साइट पर टेक्नीशियन और फ़्लोर पर प्रोडक्शन लीड को चेकलिस्ट फ़ोन पर, वहीं और उसी समय, फ़ोटो के साथ भरनी चाहिए। वेयरहाउस, बेसमेंट और साइटों पर अक्सर सिग्नल कमज़ोर होता है, इसलिए चेकलिस्ट ऑफ़लाइन भी काम करती रहे और कनेक्शन लौटने पर ख़ुद भेज दी जाए।

हर निरीक्षण को उससे जोड़ें जिसकी उसने जाँच की: माल की रसीद, ख़रीद ऑर्डर, उपकरण, काम। यही जुड़ाव बाद में आपको दिखाता है कि किसी सप्लायर की बीस में से पाँच डिलीवरी फ़ेल हुईं।

फ़ेल को गैर-अनुरूपता में बदलें

जब जाँच फ़ेल हो, तो गैर-अनुरूपता दर्ज करें। यह बस एक रिकॉर्ड है कि कुछ ठीक नहीं है, जिसमें:

• क्या फ़ेल हुआ, बेहतर हो कि फ़ेल जवाबों से भरा हुआ।
• गंभीरता, जो समय-सीमा तय करती है। कई टीमें कुछ ऐसा इस्तेमाल करती हैं: गंभीर के लिए 3 दिन, बड़े के लिए 14 और मामूली के लिए 30।
• एक ज़िम्मेदार जो इसे सुलझाने के लिए उत्तरदायी है।
• प्रभावित मात्रा, माल के लिए।
• निपटान: सप्लायर को लौटाएँ, दोबारा काम करें, नष्ट करें, जैसा है वैसा इस्तेमाल करें, या फ़ैसले तक रोक कर रखें।

गैर-अनुरूपताएँ निरीक्षण के बाहर से भी आती हैं: ग्राहक की शिकायत, फ़्लोर पर दिखी ख़राबी, फ़ील्ड से लौटा माल। इन्हें भी उसी तरह दर्ज करें, ताकि सारी समस्याएँ एक सूची में रहें।

मूल कारण खोजें

निपटान आपके सामने रखे माल से निपटता है। मूल कारण इससे निपटता है कि ऐसा क्यों हुआ। एक सरल तरीक़ा अच्छा काम करता है: «क्यों?» पूछते रहें जब तक जवाब ऐसा न हो जिसे आप बदल सकें।

उदाहरण के लिए: कार्टन कुचले हुए पहुँचे। क्यों? ट्रक में बहुत ऊँचे रखे गए थे। क्यों? सप्लायर ने ट्रांसपोर्टर बदल दिया। हमने क्यों नहीं देखा? हमारे ख़रीद ऑर्डर में पैकेजिंग या रखने का तरीक़ा लिखा ही नहीं। यह आख़िरी जवाब ऐसा है जिसे आप बदल सकते हैं।

सुधारात्मक और निवारक कार्रवाइयाँ, दूसरी नज़र के साथ

हर गैर-अनुरूपता को एक या ज़्यादा कार्रवाइयाँ मिलती हैं, हर एक का ज़िम्मेदार और नियत तारीख़:

• सुधारात्मक कार्रवाई इस मामले को ठीक करती है: «सप्लायर से बदले में नया बैच माँगें।»
• निवारक कार्रवाई इसे फिर होने से रोकती है: «ख़रीद ऑर्डर टेम्पलेट में पैकेजिंग और रखने की ज़रूरतें जोड़ें।»

जो क़दम ज़्यादातर टीमें छोड़ देती हैं वह है सत्यापन। जब ज़िम्मेदार व्यक्ति कार्रवाई को पूरा चिह्नित करे, तो किसी और को जाँचना चाहिए कि वह सच में हुई और काम कर गई। यह अविश्वास की बात नहीं; यह वही वजह है जिसके चलते आप अपना ख़ुद का खर्च दावा मंज़ूर नहीं करते। दूसरा व्यक्ति उस कार्रवाई को पकड़ता है जो ऐसा ई-मेल भेजकर «पूरी» कर दी गई जिसका किसी ने जवाब नहीं दिया। ऐसी मंज़ूरियाँ जो काम धीमा न करें वाली हमारी पोस्ट बताती है कि चार आँखों वाला नियम दूसरी जगहों पर भी क्यों फ़ायदेमंद है।

गैर-अनुरूपता तब बंद होती है जब उसकी आख़िरी कार्रवाई सत्यापित हो जाए, उससे पहले नहीं।

सप्लायर की क्वालिटी सप्लायर से साझा करें

सप्लायर तब जल्दी सुधरते हैं जब वे वही आँकड़े देखते हैं जो आप देखते हैं। हर सप्लायर के लिए दर्ज करें कि कितने निरीक्षण पास हुए, पिछले साल की अस्वीकृति दर, और उनकी खुली गैर-अनुरूपताएँ। A से D तक का एक सरल ग्रेड सप्लायर समीक्षा में चर्चा के लिए आसान है। इसे सप्लायर पोर्टल में दिखाना एक तनाव भरे फ़ोन कॉल को एक साझा तथ्य में बदल देता है।

हर महीने पैटर्न पढ़ें

महीने में एक बार तीन नज़रिए देखें:

• उम्र और गंभीरता के अनुसार खुली गैर-अनुरूपताएँ। जो कुछ भी गंभीर है और समय से पीछे है, उस पर आज ध्यान चाहिए।
• बार-बार के फ़ेल: कौन-से सवाल, उत्पाद, संपत्तियाँ या सप्लायर बार-बार फ़ेल होते हैं। सबसे ऊपर की तीन चीज़ें आमतौर पर आपकी ज़्यादातर समस्याओं की वजह होती हैं।
• चेकलिस्ट के अनुसार पास दर। जो चेकलिस्ट हमेशा पास होती है वह शायद बहुत आसान है; जो आधे समय फ़ेल होती है वह ऐसी प्रक्रिया की ओर इशारा कर सकती है जिसे नए सिरे से बनाना चाहिए।

Kluvan में यह कैसे करें

क्वालिटी इस चक्र को निरीक्षण से लेकर सत्यापित सुधार तक चलाता है। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना, और निरीक्षक अपने फ़ोन का ब्राउज़र इस्तेमाल करते हैं।

• निरीक्षण टेम्पलेट बनाएँ। सवाल हाँ / नहीं, पास होने वाले न्यूनतम और अधिकतम मान वाली रीडिंग, एक विकल्प, एक नोट या एक फ़ोटो हो सकते हैं, फ़ेल की गंभीरता के साथ। आप किसी प्रकाशित स्टूडियो फ़ॉर्म से भी शुरू कर सकते हैं। टेम्पलेट के संस्करण बनते हैं, इसलिए पुराने निरीक्षण अपना संस्करण रखते हैं। देखें निरीक्षण टेम्पलेट बनाएँ।
• डिलीवरी, उपकरण या काम का निरीक्षण करें। माल की रसीद, ख़रीद ऑर्डर, उपकरण, फ़ील्ड जॉब या वर्क ऑर्डर से निरीक्षण शुरू करें, और उसे रिकॉर्ड की जुड़ी चीज़ों में देखें। देखें डिलीवरी, उपकरण या काम का निरीक्षण करें।
• फ़ोन पर निरीक्षण, ऑफ़लाइन भी। बड़े हाँ / नहीं बटन, फ़ोटो और ड्राफ़्ट; बिना सिग्नल के भरा गया निरीक्षण कनेक्शन लौटने पर भेज दिया जाता है। देखें फ़ोन पर, ऑफ़लाइन भी निरीक्षण करें।
• गैर-अनुरूपताएँ। फ़ेल हुआ निरीक्षण एक गैर-अनुरूपता खोलता है, जिसमें उसकी गंभीरता, ज़िम्मेदार, नियत दिन (मामूली, बड़े और गंभीर के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से 30, 14 और 3 दिन), रिकॉर्ड और अस्वीकृत मात्रा होती है। मूल कारण और निपटान दर्ज करें। देखें गैर-अनुरूपता सँभालें।
• सत्यापन के साथ सुधारात्मक कार्रवाइयाँ। ज़िम्मेदार और नियत दिन के साथ सुधारात्मक और निवारक कार्रवाइयों की योजना बनाएँ। Kluvan कार्रवाई के ज़िम्मेदार या उसे पूरा चिह्नित करने वाले का सत्यापन स्वीकार नहीं करता: किसी दूसरे व्यक्ति को उसे सत्यापित करके बंद करना होता है। देखें सुधारात्मक कार्रवाइयाँ बनाएँ और सत्यापित करें।
• सप्लायर क्वालिटी। हर सप्लायर को एक क्वालिटी स्कोर, ग्रेड और अस्वीकृति दर मिलती है, जो खरीद के रिकॉर्ड पर दिखती है, और आप इसे सप्लायर पोर्टल में सिर्फ़ देखने के लिए साझा कर सकते हैं।
• रिपोर्ट। पास दरें, उम्र और गंभीरता के अनुसार खुली गैर-अनुरूपताएँ, और टेम्पलेट, रिकॉर्ड और सप्लायर के अनुसार बार-बार के फ़ेल।

समय से पीछे गैर-अनुरूपताएँ और देर से चल रही कार्रवाइयाँ दिन में एक बार उनके ज़िम्मेदारों और मैनेजरों को भेजी जाती हैं। क्वालिटी अलग से बिकता है और सर्विस बिज़नेस और ट्रेड बिज़नेस बंडलों और Kluvan One के साथ आता है; क़ीमतें देखें।

कुछ चीज़ें आज क्वालिटी के दायरे से बाहर हैं: स्टैटिस्टिकल प्रोसेस कंट्रोल, कैलिब्रेशन और ऑडिट कार्यक्रम इसका हिस्सा नहीं हैं, और सप्लायर पोर्टल में अपनी गैर-अनुरूपताएँ देख सकते हैं लेकिन अभी वहाँ उनका जवाब नहीं दे सकते।

दरवाज़े पर निरीक्षण अच्छी ख़रीद का पहला आधा हिस्सा है। दूसरा आधा है सिर्फ़ उसी का भुगतान करना जो आपने स्वीकार किया, जिसकी बात थ्री-वे मैचिंग: PO, डिलीवरी नोट और इनवॉइस वाली हमारी पोस्ट करती है। अगर आप टेक्नीशियनों को साइट पर भेजते हैं, तो फ़ील्ड सर्विस जॉब कॉस्टिंग: हर काम का मार्जिन देखें दिखाती है कि निरीक्षण और दोबारा काम मार्जिन पर कैसे असर डालते हैं।

इस हफ़्ते एक चेकलिस्ट चुनें, वह जो काग़ज़ पर सबसे ज़्यादा फ़ेल होती है, और एक महीने तक उस पर पूरा चक्र चलाएँ।