Döngüyü kapatan denetimler ve düzeltici faaliyetler

Küçük işletmelerin çoğu zaten bir şeyleri denetler. Depo, bir teslimatı imzalamadan önce kontrol eder. Teknisyen, sahadan ayrılmadan önce cihazı test eder. Mutfak her sabah buzdolabının sıcaklığını kontrol eder. Genellikle eksik olan denetimin kendisi değil, bir kontrol başarısız olduktan sonra olanlardır.

Hasarlı bir koli kenara konur ve unutulur. Sınırın dışındaki bir ölçüm omuz silkmeyle ve kâğıda yazılmış bir notla geçiştirilir. Bir ay sonra aynı tedarikçi aynı hasarlı malları gönderir ve bunun ne sıklıkla olduğunu kimse söyleyemez. Kalite yönetimi büyük şirketlere özgü bir konu gibi gelir, ama özünde basit bir döngüdür: kontrol et, neyin başarısız olduğunu kaydet, düzelt, düzeltmenin işe yaradığından emin ol ve örüntüden ders çıkar.

Bu rehber bu döngüyü sade bir dille açıklıyor ve bir kalite departmanı olmadan nasıl işletileceğini gösteriyor.

Dört adımda döngü

• Neyin geçtiğini söyleyen bir kontrol listesine göre denetleyin.
• Bir şey başarısız olduğunda, ne kadar ciddi olduğunu ve sorumlusunu belirterek bir uygunsuzluk kaydedin.
• Düzeltici ve önleyici faaliyetleri planlayın: bu durumu düzeltin ve bir daha olmasını engelleyin.
• Faaliyetin gerçekten işe yaradığını, onu yapan kişiden başka biri doğrulasın.

Ardından her ay örüntülere bakın: hangi kontroller en çok başarısız oluyor, hangi ürünlerde, hangi tedarikçilerde.

Neyin geçtiğini söyleyen kontrol listeleri yazın

Başarısız olamayan bir kontrol listesi sorusu bir kontrol değildir. "Ambalajı kontrol edin" bir onay işaretine davet çıkarır; "Ambalaj sağlam mı?" sorusu, "hayır" yanıtı başarısızlık sayıldığında bir kontroldür. İyi denetim soruları birkaç türde olur:

• Evet veya hayır, başarısız yanıt belirtilerek. "Hasar var mı?" evette başarısız olur; "Mühür sağlam mı?" hayırda başarısız olur.
• Sınırları olan bir ölçüm. "Dondurucu sıcaklığı: −18 °C ile −15 °C arasında." "Tork: en az 40 Nm." Sınırlar sorunun üzerinde yazılıdır, böylece denetçinin onları hatırlaması gerekmez.
• Geçen seçenekleri işaretlenmiş bir seçim: "Etiket durumu: iyi, yıpranmış, yok"; burada yalnızca "iyi" geçer.
• Bir fotoğraf, kanıta ihtiyacınız olduğunda: varıştaki palet, kurulan cihaz, sayaç göstergesi.
• Bir not, denetçinin eklemek istediği her şey için; kendi başına asla başarısız olmaz.

Her kontrol listesini kısa tutun, rutin kontroller için on soru veya daha az, ve bir başarısızlığın ne kadar ciddi olduğuna karar verin: küçük, büyük veya kritik. Güvenlik sorunu gibi kritik bir başarısızlığın gözden kaçması imkânsız olmalıdır.

İşin yapıldığı yerde denetleyin

Sonradan bir masada yapılan denetimler denetim değil, hatıradır. Yükleme rampasındaki teslim alan kişi, sahadaki teknisyen ve üretim alanındaki vardiya sorumlusu kontrol listesini orada, o anda, fotoğraflarla birlikte telefonda doldurmalıdır. Depolarda, bodrumlarda ve sahalarda çoğu zaman sinyal zayıftır; bu yüzden kontrol listesi çevrim dışı da çalışmaya devam etmeli ve bağlantı geri geldiğinde kendini göndermelidir.

Her denetimi kontrol ettiği şeye bağlayın: mal kabul, satın alma siparişi, ekipman, iş. Daha sonra bir tedarikçinin yirmi teslimattan beşinde başarısız olduğunu görmenizi sağlayan şey bu bağlantıdır.

Bir başarısızlığı uygunsuzluğa dönüştürün

Bir kontrol başarısız olduğunda bir uygunsuzluk kaydedin. Bu, bir şeyin doğru olmadığını gösteren basit bir kayıttır ve şunları içerir:

• Neyin başarısız olduğu, ideal olarak başarısız yanıtlardan doldurulmuş.
• Önem derecesi; son tarihi belirler. Birçok ekip kritik için 3, büyük için 14 ve küçük için 30 gün gibi bir düzen kullanır.
• Bir sorumlu: onu çözmekle görevli kişi.
• İlgili miktar, mallar için.
• Bir karar: tedarikçiye iade, yeniden işleme, hurdaya ayırma, olduğu gibi kullanma veya karar verilene kadar bekletme.

Uygunsuzluklar denetimler dışından da gelir: bir müşteri şikâyeti, üretim alanında fark edilen bir kusur, sahadan bir iade. Bunları da aynı şekilde kaydedin ki tüm sorunlar tek bir listede dursun.

Kök nedeni bulun

Karar, önünüzdeki mallarla ilgilenir. Kök neden ise bunun neden olduğuyla. Basit bir yöntem iyi işler: yanıt değiştirebileceğiniz bir şey olana kadar "neden?" diye sorun.

Örneğin: koliler ezik geldi. Neden? Kamyonda çok yükseğe istiflenmişlerdi. Neden? Tedarikçi nakliye firmasını değiştirdi. Biz neden fark etmedik? Satın alma siparişimiz ambalajı veya istiflemeyi belirtmiyor. Bu son yanıt, değiştirebileceğiniz bir şeydir.

İkinci bir göz ile düzeltici ve önleyici faaliyetler

Her uygunsuzluk, her birinin bir sorumlusu ve son tarihi olan bir veya daha fazla faaliyet alır:

• Düzeltici faaliyet bu durumu düzeltir: "Tedarikçiden yeni bir parti isteyin."
• Önleyici faaliyet bunun bir daha olmasını engeller: "Satın alma siparişi şablonuna ambalaj ve istifleme gerekliliklerini ekleyin."

Çoğu ekibin atladığı adım doğrulamadır. Sorumlu bir faaliyeti tamamlandı olarak işaretlediğinde, başka biri bunun gerçekten yapıldığını ve işe yaradığını kontrol etmelidir. Bu bir güvensizlik meselesi değildir; kendi masraf talebinizi onaylamamanızla aynı nedendir. İkinci bir kişi, kimsenin yanıtlamadığı bir e-posta gönderilerek "yapılmış" sayılan faaliyeti yakalar. İşleri yavaşlatmayan onaylar yazımız, dört göz kuralının başka yerlerde de neden karşılığını verdiğini anlatıyor.

Uygunsuzluk, son faaliyeti doğrulandığında kapanır, daha önce değil.

Tedarikçi kalitesini tedarikçiyle paylaşın

Tedarikçiler sizinle aynı rakamları gördüklerinde daha hızlı gelişir. Her tedarikçi için kaç denetimin geçtiğini, son bir yıldaki ret oranını ve açık uygunsuzluklarını takip edin. A'dan D'ye basit bir not, bir tedarikçi değerlendirme toplantısında kolayca konuşulur. Bunu bir tedarikçi portalında göstermek, gergin bir telefon görüşmesini ortak bir gerçeğe dönüştürür.

Örüntüleri her ay okuyun

Ayda bir, üç görünüme bakın:

• Yaşa ve önem derecesine göre açık uygunsuzluklar. Kritik ve gecikmiş olan her şey bugün ilgi ister.
• Tekrarlayan başarısızlıklar: hangi sorular, ürünler, varlıklar veya tedarikçiler tekrar tekrar başarısız oluyor. İlk üç kalem genellikle sorunlarınızın çoğunu oluşturur.
• Kontrol listesine göre geçme oranı. Her zaman geçen bir kontrol listesi fazla kolay olabilir; yarı yarıya başarısız olan bir liste ise yeniden tasarlanması gereken bir sürece işaret edebilir.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Kalite bu döngüyü denetimden doğrulanmış düzeltmeye kadar yürütür. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur ve denetçiler telefonlarının tarayıcısını kullanır.

• Denetim şablonları oluşturun. Sorular evet / hayır, geçen en düşük ve en yüksek değerleri olan bir ölçüm, bir seçim, bir not veya bir fotoğraf olabilir ve bir başarısızlığın önem derecesini taşır. Yayınlanmış bir Stüdyo formundan da başlayabilirsiniz. Şablonlar sürümlüdür, böylece geçmiş denetimler kendi sürümlerini korur. Bkz. bir denetim şablonu oluşturma.
• Bir teslimatı, ekipmanı veya işi denetleyin. Bir mal kabulden, satın alma siparişinden, ekipmandan, saha işinden veya iş emrinden denetim başlatın ve kaydın bağlı öğelerinde görün. Bkz. bir teslimatı, ekipmanı veya işi denetleme.
• Telefonda, çevrim dışıyken bile denetleyin. Büyük evet / hayır düğmeleri, fotoğraflar ve taslaklar; sinyal yokken doldurulan bir denetim bağlantı geri geldiğinde gönderilir. Bkz. telefonunuzda denetim yapma.
• Uygunsuzluklar. Başarısız bir denetim; önem derecesi, sorumlusu, son günü (küçük, büyük ve kritik için varsayılan olarak 30, 14 ve 3 gün), kayıt ve reddedilen miktarla birlikte bir uygunsuzluk açar. Kök nedeni ve kararı kaydedin. Bkz. bir uygunsuzluğu ele alma.
• Doğrulamalı düzeltici faaliyetler. Düzeltici ve önleyici faaliyetleri bir sorumlu ve son günle planlayın. Kluvan, faaliyetin sorumlusunun veya onu tamamlandı olarak işaretleyen kişinin yaptığı doğrulamayı reddeder: onu ikinci bir kişi doğrulamalı ve kapatmalıdır. Bkz. düzeltici faaliyetleri planlama ve doğrulama.
• Tedarikçi kalitesi. Her tedarikçi bir kalite puanı, bir not ve bir ret oranı alır; bunlar Satın Alma kayıtlarında gösterilir ve tedarikçi portalında salt okunur olarak paylaşılabilir.
• Raporlar. Geçme oranları, yaşa ve önem derecesine göre açık uygunsuzluklar ve şablona, kayda ve tedarikçiye göre tekrarlayan başarısızlıklar.

Gecikmiş uygunsuzluklar ve geciken faaliyetler günde bir kez sorumlularına ve yöneticilerine gönderilir. Kalite tek başına satılır; Service Business ve Trade Business paketleriyle ve Kluvan One ile birlikte gelir. Bkz. fiyatlandırma.

Bazı şeyler bugün Kalite'nin yaptıklarının dışında: istatistiksel süreç kontrolü, kalibrasyon ve iç tetkik programları bunun bir parçası değildir; tedarikçiler uygunsuzluklarını portalda görebilir ama henüz orada yanıtlayamaz.

Kapıdaki denetimler iyi satın almanın ilk yarısıdır. İkinci yarısı yalnızca kabul ettiğiniz şeyin parasını ödemektir; bunu Üç yönlü eşleştirme: PO, irsaliye ve fatura yazımız ele alıyor. Sahaya teknisyen gönderiyorsanız, Saha servisinde iş maliyeti: her işin marjını görün yazısı denetimlerin ve yeniden işlemenin marjı nasıl beslediğini gösteriyor.

Bu hafta bir kontrol listesi seçin, kâğıt üzerinde en sık başarısız olanı, ve bir ay boyunca tüm döngüyü onunla işletin.