معائنے اور اصلاحی کارروائیاں جو چکر کو مکمل کرتی ہیں

زیادہ تر چھوٹے کاروبار پہلے سے ہی معائنے کرتے ہیں۔ گودام دستخط کرنے سے پہلے ڈیلیوری کی جانچ کرتا ہے۔ ٹیکنیشن سائٹ چھوڑنے سے پہلے یونٹ کا ٹیسٹ کرتا ہے۔ کچن ہر صبح فرج کے درجہ حرارت کی جانچ کرتا ہے۔ عام طور پر جو چیز غائب ہوتی ہے وہ معائنہ نہیں، بلکہ یہ ہے کہ کسی چیک کے ناکام ہونے کے بعد کیا ہوتا ہے۔

ایک ٹوٹا ہوا کارٹن ایک طرف رکھ کر بھلا دیا جاتا ہے۔ ایک رینج سے باہر کی ریڈنگ پر کندھے اچکائے جاتے ہیں اور کاغذ پر ایک نوٹ لکھ دیا جاتا ہے۔ ایک ماہ بعد وہی سپلائر وہی خراب سامان بھیجتا ہے، اور کوئی یہ نہیں بتا سکتا کہ یہ کتنی بار ہو چکا ہے۔ کوالٹی مینجمنٹ بڑی کمپنیوں کا موضوع لگتا ہے، لیکن اس کا بنیادی اصول ایک سادہ لوپ ہے: چیک کریں، ناکامی ریکارڈ کریں، اسے ٹھیک کریں، یقینی بنائیں کہ اصلاح کامیاب رہی، اور پیٹرن سے سیکھیں۔

یہ گائیڈ اس لوپ کو سادہ الفاظ میں سمجھاتی ہے اور یہ دکھاتی ہے کہ بغیر کوالٹی ڈیپارٹمنٹ کے اسے کیسے چلایا جائے۔

چار مراحل پر مشتمل لوپ

• معائنہ کریں ایک چیک لسٹ کے مطابق جو بتاتی ہے کہ کیا کامیاب سمجھا جائے۔
• عدم مطابقت ریکارڈ کریں جب کوئی چیز ناکام ہو، یہ بتاتے ہوئے کہ یہ کتنی سنگین ہے اور اس کا ذمہ دار کون ہے۔
• اصلاحی اور احتیاطی کارروائیاں طے کریں: اس کیس کو ٹھیک کریں، اور اسے دوبارہ ہونے سے روکیں۔
• تصدیق کریں کہ کارروائی واقعی کامیاب رہی، کسی ایسے شخص کے ذریعے جس نے یہ کام خود نہیں کیا تھا۔

پھر ہر ماہ پیٹرن دیکھیں: کون سے چیک سب سے زیادہ ناکام ہوتے ہیں، کون سے پروڈکٹس پر، اور کس سپلائر کے ساتھ۔

چیک لسٹس لکھیں جو کامیابی کے معیار بتائیں

ایسا چیک لسٹ سوال جو ناکام نہیں ہو سکتا، وہ دراصل کوئی چیک نہیں ہے۔ "پیکیجنگ چیک کریں" صرف ایک ٹک لگانے کی دعوت دیتا ہے؛ جبکہ "پیکیجنگ سالم ہے؟" جس میں "نہیں" ناکامی سمجھی جاتی ہے، وہ ایک حقیقی چیک ہے۔ اچھے معائنے کے سوالات چند اقسام میں آتے ہیں:

• ہاں یا نہیں، جس میں ناکامی کا جواب واضح ہو۔ "نقصان ملا؟" میں "ہاں" ناکامی ہے؛ "سیل سالم ہے؟" میں "نہیں" ناکامی ہے۔
• حدود کے ساتھ پڑھائی۔ "فریزر کا درجہ حرارت: −18 °C اور −15 °C کے درمیان۔" "ٹارک: کم از کم 40 Nm۔" حدود سوال پر لکھی ہوتی ہیں، لہذا معائنہ کار کو انہیں یاد رکھنے کی ضرورت نہیں ہوتی۔
• ایک انتخاب، جس میں کامیاب آپشنز کو نشان زد کیا گیا ہو: "لیبل کی حالت: اچھی، پرانی، غائب"، جہاں صرف "اچھی" کامیابی سمجھی جاتی ہے۔
• ایک تصویر، جب آپ کو ثبوت کی ضرورت ہو: آمد پر پیلیٹ، نصب شدہ یونٹ، میٹر کی ریڈنگ۔
• ایک نوٹ کسی بھی ایسی چیز کے لیے جو معائنہ کار شامل کرنا چاہے، جو بذات خود کبھی ناکام نہیں ہوتی۔

ہر چیک لسٹ کو مختصر رکھیں، معمول کی جانچ کے لیے دس یا اس سے کم سوالات، اور طے کریں کہ ناکامی کتنی سنگین ہے: معمولی، بڑی یا سنگین۔ سنگین ناکامی، جیسے حفاظتی مسئلہ، ایسی ہونی چاہیے جسے نظرانداز کرنا ناممکن ہو۔

جہاں کام ہو وہاں معائنہ کریں

بعد میں ڈیسک پر کیے گئے معائنے یادداشتیں ہیں، معائنے نہیں۔ لوڈنگ ڈاک پر وصول کرنے والا، سائٹ پر موجود ٹیکنیشن اور فلور پر موجود پروڈکشن لیڈ چیک لسٹ کو وہیں اور اسی وقت فون پر پورا کریں، تصویروں کے ساتھ۔ گودام، بیسمنٹ اور سائٹس پر اکثر سگنل کمزور ہوتا ہے، لہذا چیک لسٹ کو آف لائن بھی کام کرتے رہنا چاہیے اور جیسے ہی کنکشن بحال ہو، خود بخود بھیج دی جانی چاہیے۔

ہر معائنے کو اس چیز سے جوڑیں جس کا معائنہ کیا گیا ہے: سامان کی وصولی، خریداری کا آرڈر، کوئی آلہ، یا جاب۔ یہی ربط بعد میں دکھاتا ہے کہ کسی سپلائر کی بیس میں سے پانچ ڈیلیوریاں ناکام رہیں۔

ناکامی کو عدم مطابقت میں تبدیل کریں

جب کوئی جانچ ناکام ہو جائے، تو ایک عدم مطابقت درج کریں۔ یہ صرف یہ ریکارڈ کرنا ہے کہ کوئی چیز درست نہیں ہے، جس میں شامل ہوں:

• کیا ناکام ہوا، جسے مثالی طور پر ناکام جوابات سے خودکار طور پر بھرا جانا چاہیے۔
• شدت، جو آخری تاریخ مقرر کرتی ہے۔ بہت سی ٹیمیں سنگین کے لیے 3 دن، بڑی کے لیے 14 دن اور معمولی کے لیے 30 دن جیسا اصول اپناتی ہیں۔
• ایک ذمہ دار شخص جو اسے حل کرنے کے لیے ذمہ دار ہو۔
• متعلقہ مقدار، سامان کے لیے۔
• سامان کا فیصلہ: سپلائر کو واپس، دوبارہ کام، ضائع کرنا، جیسا ہے ویسا استعمال، یا فیصلے تک روک پر رکھنا۔

عدم مطابقتیں معائنوں کے علاوہ بھی سامنے آتی ہیں: کسٹمر کی شکایت، فیکٹری فلور پر دیکھا گیا نقص، یا فیلڈ سے واپس آیا سامان۔ انہیں بھی اسی طرح درج کریں، تاکہ تمام مسائل ایک ہی فہرست میں موجود رہیں۔

اصل وجہ تلاش کریں

سامان کا فیصلہ آپ کے سامنے موجود سامان سے متعلق ہوتا ہے۔ اصل وجہ اس بات سے متعلق ہوتی ہے کہ یہ کیوں ہوا۔ ایک سادہ طریقہ بہت مؤثر ثابت ہوتا ہے: "کیوں؟" پوچھتے رہیں جب تک کہ جواب ایسا نہ ہو جسے آپ بدل سکیں۔

مثال کے طور پر: کارٹن کچلے ہوئے پہنچے۔ کیوں؟ وہ ٹرک میں بہت زیادہ اونچائی تک چڑھائے گئے تھے۔ کیوں؟ سپلائر نے کیریئر بدل دیا تھا۔ ہم نے اسے کیوں نہیں دیکھا؟ ہمارا خریداری کا آرڈر پیکیجنگ یا اسٹیکنگ کی شرائط بیان نہیں کرتا۔ یہ آخری جواب ایسا ہے جسے آپ بدل سکتے ہیں۔

اصلاحی اور احتیاطی کارروائیاں، دوسری نظر کے ساتھ

ہر عدم مطابقت کے لیے ایک یا زیادہ کارروائیاں ہوتی ہیں، ہر ایک کا ایک ذمہ دار شخص اور مقررہ تاریخ ہوتی ہے:

• اصلاحی کارروائی اس مخصوص کیس کو ٹھیک کرتی ہے: "سپلائر سے متبادل بیچ کا مطالبہ کریں۔"
• احتیاطی کارروائی اس کے دوبارہ ہونے سے روکتی ہے: "خریداری کے آرڈر کے ٹیمپلیٹ میں پیکیجنگ اور اسٹیکنگ کی شرائط شامل کریں۔"

وہ مرحلہ جسے اکثر ٹیمیں نظر انداز کر دیتی ہیں، وہ تصدیق ہے۔ جب ذمہ دار شخص کسی کارروائی کو مکمل نشان زد کرتا ہے، تو کسی اور شخص کو چاہیے کہ وہ چیک کرے کہ یہ واقعی مکمل ہوئی اور اس نے کام کیا۔ یہ اعتماد کی کمی کا معاملہ نہیں ہے؛ یہ وہی وجہ ہے جس کی بنا پر آپ اپنا اخراجات کا دعویٰ خود منظور نہیں کرتے۔ دوسرا شخص اس کارروائی کو پکڑ لیتا ہے جسے "مکمل" کرنے کے لیے کوئی ای میل بھیجی گئی جس کا کوئی جواب نہیں آیا۔ ہمارا مضمون ایسی منظوریاں جو کام سست نہ کریں وضاحت کرتا ہے کہ چار آنکھوں کا اصول دوسری جگہوں پر بھی کیوں فائدہ مند ہے۔

عدم مطابقت تب بند ہوتی ہے جب اس کی آخری کارروائی کی تصدیق ہو جائے، اس سے پہلے نہیں۔

سپلائر کوالٹی سپلائر کے ساتھ شیئر کریں

جب سپلائرز وہی اعداد و شمار دیکھتے ہیں جو آپ دیکھتے ہیں، تو وہ تیزی سے بہتری لاتے ہیں۔ ہر سپلائر کے لیے یہ دیکھیں کہ کتنے معائنے کامیاب رہے، گزشتہ سال میں مسترد ہونے کی شرح کتنی رہی، اور ان کی کتنی عدم مطابقتیں کھلی ہیں۔ A سے D تک ایک سادہ گریڈ سپلائر ریویو میں بحث کے لیے آسان ہوتا ہے۔ اسے سپلائر پورٹل میں دکھانے سے ایک تناؤ بھری فون کال ایک مشترکہ حقیقت میں بدل جاتی ہے۔

ہر ماہ پیٹرن دیکھیں

ہر ماہ تین چیزیں دیکھیں:

• عمر اور سنگینی کے لحاظ سے کھلی عدم مطابقتیں۔ جو بھی سنگین اور تاخیر شدہ ہو، اس پر آج ہی توجہ دیں۔
• بار بار ناکامیاں: کون سے سوالات، مصنوعات، اثاثے یا سپلائرز بار بار ناکام ہو رہے ہیں۔ عموماً پہلے تین اہم نکات آپ کے زیادہ تر مسائل کی وجہ ہوتے ہیں۔
• چیک لسٹ کے لحاظ سے کامیابی کی شرح۔ اگر کوئی چیک لسٹ ہمیشہ کامیاب رہتی ہے تو وہ بہت آسان ہو سکتی ہے؛ اگر وہ آدھی بار ناکام ہوتی ہے تو یہ اس عمل کی نشاندہی کر سکتی ہے جسے دوبارہ ڈیزائن کرنے کی ضرورت ہے۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

کوالٹی معائنے سے لے کر تصدیق شدہ اصلاح تک یہ عمل چلاتی ہے۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے، اسے انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں، اور معائنہ کار اپنے فون کے براؤزر کا استعمال کرتے ہیں۔

• معائنے کے ٹیمپلیٹ بنائیں۔ سوالات ہاں / نہیں ہو سکتے ہیں، کم سے کم اور زیادہ سے زیادہ پاس ہونے والی قدریں، کوئی انتخاب، نوٹ یا تصویر، اور ناکامی کی سنگینی کے ساتھ۔ آپ شائع شدہ اسٹوڈیو فارم سے بھی شروع کر سکتے ہیں۔ ٹیمپلیٹ ورژن شدہ ہوتے ہیں، اس لیے پرانے معائنے اپنے ورژن برقرار رکھتے ہیں۔ دیکھیں معائنے کا ٹیمپلیٹ بنائیں۔
• ڈیلیوری، سامان یا کام کا معائنہ کریں۔ سامان کی رسید، خریداری کے آرڈر، سامان، فیلڈ جاب یا ورک آرڈر سے معائنہ شروع کریں، اور ریکارڈ کے لنک شدہ آئٹمز میں اسے دیکھیں۔ دیکھیں ڈیلیوری، آلے یا جاب کا معائنہ کریں۔
• فون پر معائنہ کریں، یہاں تک کہ آف لائن۔ بڑے ہاں / نہیں بٹن، تصاویر اور مسودے؛ بغیر سگنل کے بھرا ہوا معائنہ جیسے ہی کنکشن واپس آتا ہے بھیج دیا جاتا ہے۔ دیکھیں اپنے فون پر معائنہ کریں، کنکشن کے بغیر بھی۔
• عدم مطابقتیں۔ ناکام معائنہ ایک عدم مطابقت کھولتا ہے جس میں اس کی سنگینی، ذمہ دار، مقررہ دن (معمولی، بڑی اور سنگین کے لیے بطور ڈیفالٹ بالترتیب 30، 14 اور 3 دن)، ریکارڈ اور مسترد شدہ مقدار شامل ہوتی ہے۔ اصل وجہ اور سامان کا فیصلہ درج کریں۔ دیکھیں عدم مطابقت سنبھالیں۔
• تصدیق کے ساتھ اصلاحی کارروائیاں۔ ذمہ دار اور مقررہ دن کے ساتھ اصلاحی اور احتیاطی کارروائیاں منصوبہ بند کریں۔ Kluvan کارروائی کے ذمہ دار، یا اسے مکمل نشان زد کرنے والے، کی تصدیق قبول نہیں کرتا: کسی دوسرے شخص کو تصدیق کر کے اسے بند کرنا ہوتا ہے۔ دیکھیں اصلاحی کارروائیاں طے کریں اور ان کی تصدیق کریں۔
• سپلائر کوالٹی۔ ہر سپلائر کو ایک کوالٹی اسکور، گریڈ اور ریجیکٹ ریٹ ملتا ہے، جو خریداری کے ریکارڈز پر دکھایا جاتا ہے، اور آپ اسے سپلائر پورٹل میں صرف پڑھنے کے لیے شیئر کر سکتے ہیں۔
• رپورٹس۔ پاس کی شرح، عمر اور سنگینی کے لحاظ سے کھلی عدم مطابقتیں، اور ٹیمپلیٹ، ریکارڈ اور سپلائر کے لحاظ سے بار بار ہونے والی ناکامیاں۔

مقررہ وقت سے پیچھے رہ جانے والی عدم مطابقتیں اور تاخیر سے ہونے والی کارروائیاں ان کے ذمہ داروں اور مینیجرز کو روزانہ ایک بار بھیجی جاتی ہیں۔ کوالٹی الگ سے بھی ملتی ہے، اور "سروس بزنس" اور "ٹریڈ بزنس" بنڈلز اور Kluvan One میں شامل ہے؛ دیکھیں قیمتیں۔

کچھ چیزیں کوالٹی کے موجودہ دائرہ کار سے باہر ہیں: شماریاتی عمل کنٹرول، کیلیبریشن اور آڈٹ پروگرام اس کا حصہ نہیں ہیں، اور سپلائر پورٹل میں اپنی عدم مطابقتیں دیکھ سکتے ہیں لیکن ابھی تک وہاں ان کا جواب نہیں دے سکتے۔

دروازے پر معائنے اچھی خریداری کا پہلا حصہ ہیں۔ دوسرا حصہ صرف اس کی ادائیگی کرنا ہے جسے آپ نے قبول کیا ہے، جس پر ہمارا مضمون تین طرفہ میلان: آرڈر، ڈیلیوری نوٹ اور انوائس میں روشنی ڈالتا ہے۔ اگر آپ ٹیکنیشنز کو سائٹس پر بھیجتے ہیں، تو فیلڈ سروس جاب کاسٹنگ: ہر جاب کا مارجن دیکھیں دکھاتی ہے کہ معائنے اور دوبارہ کام مارجن کو کیسے متاثر کرتے ہیں۔

اس ہفتے ایک چیک لسٹ منتخب کریں، وہ جو کاغذ پر سب سے زیادہ ناکام ہوتی ہے، اور اس پر ایک مہینے تک مکمل عمل چلائیں۔