فیلڈ سروس جاب کاسٹنگ: ہر جاب کا مارجن دیکھیں

کسی دیکھ بھال یا تنصیب کے کاروبار کے مالک سے پوچھیں کہ کون سے کام منافع کماتے ہیں، تو آپ کو عام طور پر ایک دیانت دارانہ جواب ملے گا: "میرے خیال میں زیادہ تر۔" انوائس بھیج دیے جاتے ہیں، ٹیکنیشن مصروف رہتے ہیں، اور بینک بیلنس ٹھیک لگتا ہے۔ لیکن اس سارے عمل میں کہیں نہ کہیں ایسے کام ہوتے ہیں جن کی لاگت ان کی کمائی سے زیادہ ہوتی ہے، اور وہ چھپ جاتے ہیں۔

وہ چھپ جاتے ہیں اس اضافی گھنٹے میں جسے کسی نے ریکارڈ نہیں کیا، وہ پرزہ جو وین سے لیا گیا مگر بل نہیں کیا گیا، پہلی غلطی درست کرنے کے لیے دوسری بار جانا، اور وہ مقررہ قیمت جو سائٹ دیکھنے سے پہلے طے ہو گئی تھی۔ جاب کاسٹنگ ان اخراجات کو روشنی میں لاتی ہے، ایک ایک کام کے حساب سے۔

یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ کسی کام کی اصل لاگت میں کیا شامل ہوتا ہے، وہ عادات جو اعداد و شمار کو قابلِ اعتماد بناتی ہیں، اور نتائج کو کیسے استعمال کیا جائے۔

ایک کام کی اصل لاگت کیا ہے

کسی کام کا مارجن اصولاً سادہ ہے: کام سے جو کمائی ہوئی اس میں سے کام کرنے کی لاگت منہا کر دیں۔ مسئلہ یہ ہے کہ دونوں اطراف میں لوگوں کی توقع سے زیادہ لائنیں ہوتی ہیں۔

کمائی کی طرف:

• طے شدہ قیمت۔ مقررہ قیمت والے کام میں، کوٹیشن۔ وقت اور مواد کے حساب سے، آپ کی لیبر ریٹ پر گھنٹے اور مواد ان کی فروخت کی قیمت پر۔
• منظور شدہ تبدیلیاں۔ سائٹ پر ملنے والا اضافی کام جس کے لیے کسٹمر نے ادائیگی کرنے پر رضامندی ظاہر کی۔
• منفی: کریڈٹ نوٹس۔ انوائس کے بعد آپ نے جو کچھ واپس کیا۔

لاگت کی طرف:

• لیبر۔ کام پر گزارا گیا ہر منٹ، اگر آپ گنتی میں شامل کرتے ہیں تو سفر بھی شامل، ضرب اس شخص کی فی گھنٹے لاگت (تنخواہ اور اس سے وابستہ اخراجات، ان کی بلنگ ریٹ نہیں)۔
• مواد۔ پرزے اور کھپت والے مواد اصل لاگت پر، چاہے وہ گودام سے آئے ہوں یا وین سے۔
• سب کنٹریکٹرز اور اخراجات۔ کرین کا کرایہ، ماہر شخص، پارکنگ اور اجازت نامہ۔
• ری ورک۔ کسی چیز کو درست کرنے کے لیے واپس جانے کی لاگت، جب کسٹمر واپسی کی ویزٹ کے لیے ادائیگی نہیں کرتا۔

ان میں سے کوئی بھی چیز چھوڑ دیں تو آپ کا مارجن اصل سے بہتر نظر آئے گا۔ ری ورک وہ چیز ہے جسے سب سے زیادہ بھولا جاتا ہے، کیونکہ واپسی کی ویزٹ کو عام طور پر ایک نئے کام کے طور پر ریکارڈ کیا جاتا ہے جس کی کوئی کمائی نہیں ہوتی، اور اصل کام وہ مارجن برقرار رکھتا ہے جو اس نے کبھی کمایا ہی نہیں۔

پانچ عادات جو اعداد و شمار کو درست بناتی ہیں

1. کام جہاں ہو، وہیں وقت درج کریں۔ ہفتے کے آخر میں ٹائپ کیا گیا وقت ایک اندازہ ہوتا ہے۔ ایک ٹیکنیشن جو اپنے فون پر "سفر شروع کریں"، "پہنچ گیا"، "کام شروع کریں" اور "مکمل ہو گیا" پر ٹیپ کرتا ہے، وہ ٹائم شیٹ بھرے بغیر حقیقی منٹ درج کر دیتا ہے۔

2. وین کو گودام سمجھیں۔ اگر وین پر موجود پرزوں کا ریکارڈ نہ رکھا جائے، تو سائٹ پر استعمال ہونے والا ہر پرزہ یا تو بھول جاتا ہے یا یادداشت سے درج کیا جاتا ہے۔ اپنے اسٹاک کے ساتھ وین کا مطلب ہے کہ جب کام منظور ہو جائے تو استعمال شدہ پرزہ ایک بار، لاگت پر، وین سے نکل جاتا ہے۔

3. اضافی کام کرنے سے پہلے ان پر اتفاق کریں۔ ٹیکنیشنز کو سائٹ پر اکثر اضافی کام ملتا ہے۔ طے شدہ حد کے اندر چھوٹے اضافی کام آگے بڑھا سکتے ہیں؛ بڑے اضافی کاموں کو دفتر یا کسٹمر کی منظوری کا انتظار کرنا چاہیے۔ دونوں صورتوں میں، انہیں کام پر درج کرنا ضروری ہے، ورنہ وہ انوائس سے غائب ہو جاتے ہیں۔

4. انوائس کرنے سے پہلے جائزہ لیں۔ ہر مکمل شدہ کام پر دفتر کا مختصر چیک لاپتہ تصاویر، درج نہ ہونے والے پرزوں اور فیصلے کا انتظار کرنے والے اضافی کاموں کو پکڑ لیتا ہے۔ یہ اس کام کا انوائس جانے سے بھی روکتا ہے جسے کسٹمر نے قبول نہیں کیا۔

5. دوبارہ کام کو اصل کام سے جوڑیں۔ جب کوئی کام پہلے کے کام کو دوبارہ کرتا ہے، تو اسے اس کام کے ری ورک کے طور پر نشان زد کریں، وجہ کے ساتھ، جیسے کاریگری، خراب پرزہ یا کسٹمر کا غلط استعمال۔ اس طرح لاگت جہاں تعلق رکھتی ہے وہاں آ جاتی ہے، اور وجوہات آپ کو بتاتی ہیں کہ کیا درست کرنا ہے۔

ایک عملی مثال

فرض کریں آپ نے ایئر کنڈیشننگ کی سروس کے لیے مقررہ قیمت 1,200 (آپ کی کرنسی میں) تجویز کی ہے۔ ٹیکنیشن سائٹ پر تین گھنٹے گزارتا ہے اور ایک گھنٹہ سفر میں لگاتا ہے؛ ان کی آپ کے لیے لاگت 60 فی گھنٹہ ہے، لہذا لیبر کی لاگت 240 ہے۔ وین سے لیے گئے پرزوں کی لاگت 310 ہے۔ راستے میں خریدی گئی ایک خاص صفائی کی مصنوعات 45 کا اضافہ کرتی ہے۔ کاغذ پر، مارجن 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605 ہے، جو تقریباً 50 % ہے۔

دو ہفتے بعد یونٹ میں لیک ہوتا ہے اور ٹیکنیشن دو گھنٹے کے لیے واپس جاتا ہے، جس میں 90 کا پرزہ لگتا ہے، جس کا بل کسٹمر کو نہیں دیا جاتا۔ اس ری ورک کی لاگت 210 ہے۔ اصل کام کا حقیقی مارجن 395 ہے، جو تقریباً 33 % ہے۔ یہ اب بھی منافع بخش کام ہے، لیکن وہ نہیں جو آپ سمجھ رہے تھے، اور اگر یہی ماڈل ہر دوسرے کام میں لیک کرتا ہے، تو اس کے لیے آپ کی قیمت غلط ہے۔

اس کے لیے فنانشل ڈگری کی ضرورت نہیں ہے۔ اس کے لیے ہر لاگت کو کام کے ساتھ درج کرنا ضروری ہے، اور ایک ایسی جگہ جہاں وہ خود بخود جمع ہو جائیں۔

مارجنز کے ساتھ کیا کریں

جب ہر کام کا قابل اعتماد مارجن معلوم ہو جائے، تو مفید سوالات کاموں کے گروپوں کے بارے میں ہوتے ہیں:

• کام کی قسم کے مطابق۔ کیا انسٹالیشنز مرمتوں سے زیادہ منافع بخش ہیں؟ کیا آپ کا سالانہ مینٹیننس معاہدہ ان وزٹس کی لاگت پوری کرنے کے لیے مناسب قیمت پر ہے؟
• کسٹمر کے مطابق۔ کون سے کسٹمر سب سے زیادہ ری ورک یا سب سے زیادہ غیر ادا شدہ اضافی اخراجات پیدا کرتے ہیں؟
• ٹیکنیشن کے مطابق۔ کسی کو قصوروار ٹھہرانے کے لیے نہیں، بلکہ یہ دیکھنے کے لیے کہ کسے تربیت کی ضرورت ہے، کون ہمیشہ وقت سے زیادہ لیتا ہے، اور کون خاموشی سے آپ کا سب سے کارآمد شخص ہے۔
• سب سے برے پہلے۔ کاموں کو مارجن کے حساب سے ترتیب دیں اور ہر ماہ نچلے دس کام دیکھیں۔ جب آپ غور سے دیکھتے ہیں تو پیٹرن عام طور پر واضح ہو جاتا ہے۔

پھر جو کچھ آپ کو ملے اس پر عمل کریں: کسی کام کی قسم کی قیمت تبدیل کریں، کال آؤٹ فیس شامل کریں، کسی بار بار آنے والی خرابی پر عملے کو تربیت دیں، یا ایسے کام کی قسم کو قبول کرنا بند کر دیں جس میں آپ ہمیشہ نقصان اٹھاتے ہیں۔

لاگت ان لوگوں سے دور رکھیں جنہیں ان کی ضرورت نہیں

ٹیکنیشنز کو اپنے کام، پتہ، چیک لسٹ اور پرزے دیکھنے ہوتے ہیں۔ زیادہ تر کو یہ دیکھنے کی ضرورت نہیں ہوتی کہ آپ کیا قیمت وصول کرتے ہیں یا آپ کا مارجن کیا ہے، اور انہیں دکھانے سے سائٹ پر ناخوشگوار گفتگو ہو سکتی ہے۔ فیصلہ کریں کہ قیمتیں کون دیکھ سکتا ہے، اور لاگت و مارجنز کون دیکھ سکتا ہے، الگ الگ۔ ایک اچھا اصول: فیلڈ اسٹاف کام دیکھتے ہیں، مینیجرز پیسہ دیکھتے ہیں۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

فیلڈ جابز جاب کو کوٹیشن سے انوائس تک لے جاتی ہے اور راستے میں مارجن کو اپ ڈیٹ رکھتی ہے۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے، کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں: ٹیکنیشن اپنے فون کے براؤزر میں جاب شیٹ استعمال کرتے ہیں، اور سگنل کم ہونے پر بھی یہ کام کرتا رہتا ہے۔

• ایک بار سیٹ اپ کریں۔ فیلڈ ورک کی ترتیبات میں، اضافی اخراجات کی منظوری کی حد، لیبر ریٹ، کال آؤٹ فی، جاب ٹائپس، وینز اور گھنٹہ وار لاگت طے کریں۔ دیکھیں فیلڈ ورک ترتیب دیں۔
• کوٹیشن اور ڈسپیچ۔ لیبر، پارٹس اور سروس لائنز کے ساتھ ایک ورک آرڈر بنائیں اور کسٹمر کی منظوری درج کریں، پھر اسے دن یا ہفتے کے ڈسپیچ بورڈ پر کسی ٹیکنیشن کو سونپیں۔ کسٹمرز کسٹمر پورٹل میں بھی تخمینوں کی منظوری دے سکتے ہیں۔
• فون پر ریکارڈ کریں۔ ٹیکنیشن سفر، آمد، کام اور تکمیل کے مراحل پر ٹیپ کرتے ہیں تاکہ وقت خود بخود ریکارڈ ہو جائے، چیک لسٹ پر ٹک لگاتے ہیں، تصاویر لیتے ہیں، اپنی وین سے مواد درج کرتے ہیں اور کسٹمر کے دستخط لیتے ہیں۔ دیکھیں اپنے فون پر کام کریں۔
• اضافی اخراجات اور جائزہ۔ آپ کی حد سے زیادہ اضافی اخراجات آفس کا انتظار کرتے ہیں۔ مکمل شدہ جابز جائزے کی فہرست میں آتی ہیں، جہاں آفس اضافی اخراجات کی منظوری دیتا ہے اور بلنگ کے لیے جاب جاری کرتا ہے۔ دیکھیں مکمل کاموں کا جائزہ لیں اور اضافی چارجز منظور کریں۔
• مارجن کارڈ۔ ہر جاب متفقہ آمدنی، منظور شدہ تبدیلیاں، کریڈٹ نوٹس، لیبر (منٹ × شخص کی فی گھنٹہ لاگت)، لاگت پر مواد، سب کنٹریکٹرز اور اخراجات، اور کسٹمر کو چارج نہ کیے گئے ری ورک دکھاتی ہے، ہر لائن کے پیچھے ریکارڈز کے ساتھ۔ دیکھیں کام کا مارجن پڑھیں۔
• کاموں کا منافع۔ ایک مدت کے لیے جاب، کسٹمر، ٹیکنیشن، جاب ٹائپ یا پروجیکٹ کے حساب سے مارجنز کا موازنہ کریں، سب سے کم پہلے، اور انہیں CSV میں ایکسپورٹ کریں۔ دیکھیں کاموں کا منافع دیکھیں اور ایکسپورٹ کریں۔

جاب کی منظوری کے بعد، پارٹس ایک بار، لاگت پر، وین یا برانچ اسٹاک سے نکل جاتے ہیں، گودام کا استعمال کرتے ہوئے۔ منظور شدہ جاب ایک مرحلے میں حسابات انوائس بن جاتی ہے۔ دو حقوق طے کرتے ہیں کہ کون قیمتیں دیکھ سکتا ہے اور کون لاگت اور مارجنز دیکھ سکتا ہے، اور لاگت کا حق فیلڈ سیٹ کو کبھی نہیں دیا جا سکتا۔

فیلڈ جابز الگ سے بھی ملتی ہے، اور "سروس بزنس" بنڈل اور Kluvan One کا حصہ ہے۔ ٹیکنیشن فیلڈ سیٹس استعمال کرتے ہیں، جو فل سیٹس سے سستے ہوتے ہیں؛ دیکھیں قیمتیں۔

اگر کسٹمر سپورٹ اکثر سائٹ وزٹس میں بدل جاتا ہے، تو دیکھیں کہ ٹکٹس اور پورٹل درخواستیں فیلڈ ورک کو کیسے فیڈ کرتی ہیں، ہمارے پوسٹ میں انوائس، کوٹیشنز اور ادائیگیوں کے لیے کسٹمر پورٹل۔ اور اگر آپ کے ٹیکنیشنز کو بھیجے جانے سے پہلے سیفٹی سرٹیفکیٹس کی ضرورت ہے، تو پڑھیں تربیتی میٹرکس جو عملے کے سرٹیفکیٹس کارآمد رکھے۔

اس ماہ ایک جاب ٹائپ سے شروع کریں۔ اس پر ہر لاگت درج کریں، مارجنز پڑھیں، اور فیصلہ کریں کہ کیا قیمت درست ہے۔