Costeo de trabajos de campo: vea el margen de cada trabajo

Pregunte al propietario de una empresa de mantenimiento o de instalaciones qué trabajos le dan dinero y normalmente obtendrá una respuesta sincera: "La mayoría, creo". Las facturas salen, los técnicos están ocupados, el saldo bancario parece bien. Pero en algún lugar de la mezcla hay trabajos que cuestan más de lo que generan, y se esconden bien.

Se esconden en la hora extra que nadie registró, en la pieza que salió de la furgoneta y nunca se facturó, en la segunda visita para arreglar la primera y en el precio cerrado que se acordó antes de que nadie viera el lugar. El costeo de trabajos saca esos costos a la luz, trabajo por trabajo.

Esta guía explica qué entra en el costo real de un trabajo, los hábitos que hacen fiables las cifras y cómo aprovechar los resultados.

Lo que realmente cuesta un trabajo

En principio, el margen de un trabajo es sencillo: lo que usted gana con el trabajo menos lo que le costó hacerlo. El problema es que ambos lados tienen más líneas de las que la gente espera.

Del lado de los ingresos:

• El precio acordado. En un trabajo a precio cerrado, la cotización. En uno por tiempo y materiales, las horas a su tarifa de mano de obra más los materiales a su precio de venta.
• Cambios aprobados. Trabajo adicional detectado en el lugar que el cliente aceptó pagar.
• Menos las notas de crédito. Todo lo que usted devolvió después de la factura.

Del lado de los costos:

• Mano de obra. Cada minuto en el trabajo, incluido el desplazamiento si lo cuenta, multiplicado por lo que esa persona le cuesta por hora (el salario más los costos que lo acompañan, no su tarifa de facturación).
• Materiales. Piezas y consumibles a costo, tanto si vinieron del almacén como de la furgoneta.
• Subcontratistas y gastos. El alquiler de la grúa, el especialista, el estacionamiento y el permiso.
• Retrabajo. El costo de volver para arreglar algo, cuando el cliente no paga la visita de regreso.

Si deja fuera cualquiera de ellos, su margen parece mejor de lo que es. El retrabajo es el que más se olvida, porque la visita de regreso suele registrarse como un trabajo nuevo sin ingresos, y el trabajo original conserva un margen que nunca ganó.

Cinco hábitos que hacen verdaderas las cifras

1. Registre el tiempo donde ocurre el trabajo. El tiempo introducido al final de la semana es una suposición. Un técnico que toca "iniciar desplazamiento", "llegué", "iniciar trabajo" y "terminado" en su teléfono produce minutos reales sin llenar una hoja de horas.

2. Trate la furgoneta como un almacén. Si las piezas de la furgoneta no se controlan, cada pieza usada en el lugar se olvida o se introduce de memoria. Una furgoneta con su propio stock significa que una pieza usada sale de la furgoneta una sola vez, a costo, cuando se aprueba el trabajo.

3. Acuerde los extras antes de hacerlos. Los técnicos encuentran trabajo adicional en el lugar todo el tiempo. Los extras pequeños dentro de un límite acordado pueden seguir adelante; los mayores deben esperar a que la oficina o el cliente los apruebe. En cualquier caso, deben registrarse en el trabajo, o desaparecen de la factura.

4. Revise antes de facturar. Una breve comprobación de la oficina en cada trabajo terminado detecta fotos que faltan, piezas no registradas y extras pendientes de decisión. También evita que salga una factura por un trabajo que el cliente no ha aceptado.

5. Vincule el retrabajo al trabajo original. Cuando un trabajo rehace un trabajo anterior, márquelo como retrabajo de ese trabajo, con un motivo como la mano de obra, una pieza defectuosa o el mal uso por parte del cliente. Así el costo queda donde corresponde, y los motivos le dicen qué corregir.

Un ejemplo práctico

Tome un servicio de aire acondicionado a precio cerrado, cotizado en 1,200 en su moneda. El técnico pasa tres horas en el lugar y una hora de desplazamiento; le cuesta 60 por hora, así que la mano de obra es 240. Las piezas de la furgoneta cuestan 310. Un producto de limpieza especial comprado por el camino suma 45. Sobre el papel, el margen es 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605, alrededor del 50 %.

Dos semanas después el equipo gotea y el técnico vuelve durante dos horas, con una pieza de 90, sin cobrar al cliente. Ese retrabajo cuesta 210. El margen real del trabajo original es 395, alrededor del 33 %. Sigue siendo un trabajo rentable, pero no el que usted creía tener, y si el mismo modelo gotea en uno de cada dos trabajos, su precio para él está mal.

Nada de esto requiere un título en finanzas. Requiere que cada costo se registre en el trabajo y un lugar donde se sumen solos.

Qué hacer con los márgenes

Una vez que cada trabajo tiene un margen fiable, las preguntas útiles son sobre grupos de trabajos:

• Por tipo de trabajo. ¿Son las instalaciones más rentables que las reparaciones? ¿Su contrato anual de mantenimiento tiene un precio que cubre las visitas que incluye?
• Por cliente. ¿Qué clientes generan más retrabajo o más extras sin pagar?
• Por técnico. No para culpar a nadie, sino para ver quién necesita formación, quién siempre se pasa de tiempo y quién es, discretamente, su persona más eficiente.
• Los peores primero. Ordene los trabajos por margen y lea los diez últimos cada mes. El patrón suele ser evidente en cuanto se mira.

Después actúe según lo que encuentre: cambie el precio de un tipo de trabajo, añada una tarifa por visita, forme a un equipo sobre una avería recurrente o deje de aceptar un tipo de trabajo con el que siempre pierde dinero.

Mantenga los costos lejos de quien no los necesita

Los técnicos necesitan ver sus trabajos, la dirección, la lista de verificación y las piezas. La mayoría no necesita ver el precio que usted cobra ni el margen que obtiene, y mostrárselo puede generar conversaciones incómodas en el lugar. Decida por separado quién puede ver los precios y quién puede ver los costos y los márgenes. Una buena regla: el personal de campo ve el trabajo, los gerentes ven el dinero.

Cómo hacerlo en Kluvan

Trabajos de campo lleva un trabajo desde la cotización hasta la factura y mantiene el margen actualizado por el camino. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar: los técnicos usan la hoja de trabajo en el navegador de su teléfono, y sigue funcionando cuando se cae la señal.

• Configúrelo una vez. En Configuración de trabajos de campo, defina el límite de aprobación de extras, la tarifa de mano de obra, la tarifa por visita, los tipos de trabajo, las furgonetas y los costos por hora. Consulte Configurar el trabajo de campo.
• Cotice y asigne. Cree una orden de trabajo con líneas de mano de obra, piezas y servicios, registre la aprobación del cliente y luego asígnela en el tablero de despacho del día o de la semana. Los clientes también pueden aprobar cotizaciones en el Portal del cliente.
• Registre desde el teléfono. Los técnicos tocan desplazamiento, llegada, trabajo y fin para que el tiempo se registre solo, marcan la lista de verificación, toman fotos, registran los materiales de su furgoneta y recogen la firma del cliente. Consulte Realizar un trabajo desde el teléfono.
• Extras y revisión. Los extras por encima de su límite esperan a la oficina. Los trabajos terminados llegan a una cola de revisión, donde la oficina aprueba los extras y libera el trabajo para facturar. Consulte Revisar trabajos terminados y aprobar extras.
• La ficha de margen. Cada trabajo muestra los ingresos acordados, los cambios aprobados, las notas de crédito, la mano de obra (minutos × el costo por hora de la persona), los materiales a costo, los subcontratistas y gastos, y el retrabajo no cobrado al cliente, con los registros detrás de cada línea. Consulte Leer el margen de un trabajo.
• Rentabilidad de trabajos. Compare los márgenes por trabajo, cliente, técnico, tipo de trabajo o proyecto en un período, los peores primero, y expórtelos a CSV. Consulte Ver y exportar la rentabilidad de trabajos.

Las piezas salen del stock de la furgoneta o de la sucursal una sola vez, a costo, cuando se aprueba el trabajo, mediante Almacenes. El trabajo aprobado se convierte en una factura de Contabilidad en un solo paso. Dos permisos deciden quién ve los precios y quién ve los costos y márgenes, y el permiso de costos nunca puede darse a un puesto de campo.

Trabajos de campo se vende por separado y forma parte del paquete Service Business y de Kluvan One. Los técnicos usan puestos de campo, que cuestan menos que los puestos completos; consulte los precios.

Si el soporte al cliente suele convertirse en visitas al lugar, vea cómo los tickets y las solicitudes del portal alimentan el trabajo de campo en nuestro artículo Un portal del cliente para facturas, cotizaciones y pagos. Y si sus técnicos necesitan certificados de seguridad antes de salir, lea Una matriz de formación que mantiene los certificados al día.

Empiece con un tipo de trabajo este mes. Registre cada costo en él, lea los márgenes y decida si el precio es el correcto.