Un proceso de selección sencillo para equipos pequeños

En una organización pequeña, la contratación suele ocurrir en la bandeja de entrada de alguien. Se publica una oferta de empleo, los currículums llegan como adjuntos, algunos se reenvían a un gerente con un "¿qué opinas?", las entrevistas se organizan por mensaje y tres semanas después nadie recuerda qué dijo cada candidato. La buena candidata acepta otra oferta mientras usted todavía busca su currículum.

No necesita un sistema empresarial de seguimiento de candidatos para resolverlo. Necesita un proceso sencillo: unas pocas etapas claras, un registro por candidato, una forma justa de comparar entrevistas y una oferta que salga el mismo día en que usted decide. Esta guía repasa cada pieza.

Empiece por la vacante, no por el anuncio

Antes de publicar nada, anote cuatro cosas sobre el puesto:

En qué consiste el trabajo, con palabras sencillas que un candidato entienda: la tarea, el equipo, el lugar.
Quién decide. Nombre al gerente de contratación y, si hace falta, a una persona más. Más de tres personas que deciden lo ralentizan todo.
La banda salarial, aunque no la publique. Acordarla de antemano ahorra una negociación incómoda después, y solo debería verla quien la necesite.
Las etapas por las que pasarán los candidatos, y cuánto debería durar aproximadamente cada una.

Escribir esto lleva media hora y evita la mayoría de los retrasos que vienen después.

Pocas etapas y bien claras

La mayoría de los equipos pequeños solo necesitan cuatro etapas entre "postulado" y la decisión final:

Postulado: la postulación llegó y nadie la ha leído todavía.
Preseleccionado: alguien leyó el currículum y merece una conversación.
Entrevista: una o varias entrevistas están programadas o hechas.
Oferta: se ha enviado una oferta.

Cada candidato termina como Contratado o No seleccionado, con un motivo. Si su contratación necesita un paso especial, como una prueba práctica o un permiso de trabajo, añádalo como etapa propia en lugar de seguirlo en una nota aparte.

La regla que más importa: cada candidato está en exactamente una etapa en todo momento, y alguien se encarga de hacerlo avanzar. Un candidato que lleva dos semanas en "Preseleccionado" es un candidato que está a punto de perder.

Un registro por candidato

Toda la información sobre un candidato debería estar en un solo lugar: el currículum, la etapa, las notas del equipo, las entrevistas, las fichas de evaluación, la oferta y una cronología de lo ocurrido. Cuando el gerente de contratación está de vacaciones, otra persona puede retomarlo en cinco minutos.

Esto también protege a los candidatos. Los currículums reenviados por correo electrónico acaban en bandejas personales y nunca se borran. Los currículums en un único registro pueden conservarse exactamente el tiempo que usted indicó y borrarse cuando ese plazo termina.

Programe entrevistas sin idas y vueltas

La programación de entrevistas es donde los equipos pequeños pierden más días. Algunos hábitos ayudan:

Acuerde con los entrevistadores qué franjas mantienen libres durante una ronda de contratación.
Reserve las entrevistas directamente en los calendarios de los entrevistadores para que nadie los reserve dos veces.
Mantenga los paneles pequeños: de una a tres personas para la mayoría de los puestos.
Envíe al candidato una confirmación clara con la hora, el lugar o el enlace, y con quién se reunirá.

Use fichas de evaluación para comparar con justicia

Después de una entrevista, los recuerdos se desvanecen y se mezclan. A un entrevistador le gustó la energía del candidato; otro recuerda una respuesta floja. Sin estructura, gana la opinión más ruidosa.

Una ficha de evaluación lo resuelve. Cada entrevistador responde las mismas preguntas para cada candidato, por ejemplo habilidades, experiencia, comunicación y encaje con el equipo, con una nota de 1 a 5, y da una recomendación: definitivamente sí, sí, no o definitivamente no. Los entrevistadores completan su ficha antes de comentar al candidato entre ellos, para que la primera opinión no condicione las demás.

Dos reglas mantienen justas las fichas de evaluación:

Pregunte solo por el trabajo. Nunca por la edad, la religión, los planes familiares o el aspecto, y nunca pida una foto. Muchos países prohíben estas preguntas, y no dicen nada sobre cómo hará alguien el trabajo.
Lea la media y los comentarios juntos. Un 3.8 con "excelente con los clientes, necesita formación en nuestro sistema" le dice más que el número solo.

Haga la oferta el mismo día

Cuando decida, actúe rápido. Una carta de oferta clara con el salario, la fecha de incorporación y el puesto, enviada el mismo día, suele marcar la diferencia con un candidato que tiene otras opciones. Un enlace privado donde el candidato lee la carta, la descarga y la acepta escribiendo su nombre es más rápido que imprimir, firmar y escanear.

Cuando el candidato acepta, la contratación no ha terminado: la persona nueva necesita una ficha de empleado, sus documentos y un plan de incorporación para las primeras semanas. Si esa información hay que volver a teclearla desde el expediente del candidato, se cuelan errores.

Respete los datos de los candidatos

Los candidatos le confían datos personales. Dígales cuánto tiempo los conserva, consérvelos solo ese tiempo y bórrelos cuando se cumpla el plazo. Un criterio razonable por defecto es conservar durante un año los datos de los candidatos que no contrató, y más tiempo solo los de quienes pidieron ser considerados para futuras vacantes. Borrar según un calendario es mucho más fácil para el software que para un gerente ocupado con una carpeta de currículums viejos.

Mida unas pocas cosas

No necesita un panel de reclutamiento. Cada trimestre, observe:

Tiempo de contratación: días desde la apertura de la vacante hasta la oferta aceptada.
De dónde vinieron los buenos candidatos: su sitio web, un portal de empleo, recomendaciones.
Dónde abandonan los candidatos: muchas ofertas rechazadas apuntan al salario o a la rapidez; muchas inasistencias apuntan a su forma de programar.

Cómo hacerlo en Kluvan

Reclutamiento viene con la aplicación RR. HH. y nómina, incluido el plan inicial gratuito de RR. HH., así que un equipo pequeño puede empezar sin comprar nada más. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar: los candidatos se postulan desde cualquier navegador y los entrevistadores completan las fichas de evaluación en su teléfono.

Cree una vacante. Dele un título de puesto, una sucursal, un tipo de trabajo y una descripción, nombre a los gerentes de contratación y añada una banda salarial que solo vean las personas con el permiso de salarios. Consulte Crear una vacante.
Publíquela en su página de empleo. Su página de empleo muestra sus vacantes abiertas; los postulantes envían su currículum con una casilla de consentimiento que indica cuánto tiempo conserva sus datos. Consulte Recibir postulaciones en su página de empleo.
Mueva a los candidatos por las etapas. Las etapas predeterminadas son Postulado, Preseleccionado, Entrevista y Oferta, y luego Contratado o No seleccionado con un motivo; cámbieles el nombre o añada las suyas en cada vacante. Consulte Mover candidatos por las etapas.
Programe entrevistas. Reserve de uno a seis entrevistadores; con Reservas activada, la entrevista aparece en el calendario de cada entrevistador y nadie puede reservarlos a esa hora. Consulte Programar una entrevista.
Complete fichas de evaluación. Cada entrevistador califica de 1 a 5 las preguntas de la vacante y da una recomendación; la página del candidato muestra todas las fichas y la media. Consulte Completar una ficha de evaluación.
Envíe la oferta. Redacte la carta a partir de una plantilla, envíela y dé al candidato el enlace privado; la acepta escribiendo su nombre completo o la rechaza. Hoy usted copia el enlace y lo envía por su cuenta, por correo electrónico o chat. Consulte Enviar una carta de oferta.
Contrate en RR. HH. Contratar crea a la persona en RR. HH. con su expediente y una lista de incorporación, y mantiene vinculados el currículum y la oferta. Consulte Contratar a un candidato en RR. HH..
Borre a tiempo. Los candidatos que no contrató se borran después de los meses que usted indique: 12 por defecto, o 24 para quienes pidieron que se los conservara para futuras vacantes.

Cuando su nueva persona empieza, lo siguiente es formarla. Nuestro artículo Una matriz de formación que mantiene los certificados al día muestra cómo convertir la incorporación en una rutina, y Dirigir un equipo que habla cuatro idiomas trata sobre el resto del equipo.

Abra su próximo puesto como una vacante con cuatro etapas y una ficha de evaluación. Notará la diferencia en la primera reunión posterior a una entrevista.