छोटी टीमों के लिए भर्ती की सरल पाइपलाइन

छोटे संगठन में भर्ती आमतौर पर किसी के इनबॉक्स में होती है। नौकरी की पोस्ट जाती है, CV अटैचमेंट में आते हैं, कुछ «क्या राय है?» के साथ मैनेजर को फ़ॉरवर्ड होते हैं, इंटरव्यू संदेशों से तय होते हैं, और तीन हफ़्ते बाद किसी को याद नहीं कि किस उम्मीदवार ने क्या कहा था। अच्छी उम्मीदवार कहीं और का ऑफ़र स्वीकार कर लेती है जबकि आप अभी उसका CV ढूँढ रहे होते हैं।

इसे ठीक करने के लिए आपको किसी बड़े एंटरप्राइज़ आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम की ज़रूरत नहीं। आपको एक सरल पाइपलाइन चाहिए: कुछ साफ़ चरण, हर उम्मीदवार का एक रिकॉर्ड, इंटरव्यू की तुलना का निष्पक्ष तरीक़ा, और ऐसा ऑफ़र जो उसी दिन जाए जिस दिन आप फ़ैसला करें। यह गाइड हर हिस्से से गुज़रती है।

नौकरी के विज्ञापन से नहीं, रिक्ति से शुरू करें

कुछ भी पोस्ट करने से पहले भूमिका के बारे में चार बातें लिख लें:

• काम क्या है, ऐसे सरल शब्दों में जो उम्मीदवार समझ सके: काम, टीम, जगह।
• फ़ैसला कौन करेगा। हायरिंग मैनेजर का नाम लिखें और ज़रूरत हो तो एक और व्यक्ति का। तीन से ज़्यादा फ़ैसला करने वाले सब कुछ धीमा कर देते हैं।
• वेतन का दायरा, भले आप उसे प्रकाशित न करें। इसे पहले से तय करना बाद की अटपटी मोलभाव से बचाता है, और यह सिर्फ़ उन्हीं को दिखना चाहिए जिन्हें इसकी ज़रूरत है।
• चरण जिनसे उम्मीदवार गुज़रेंगे, और मोटे तौर पर हर एक में कितना समय लगना चाहिए।

यह लिखने में आधा घंटा लगता है और बाद में आने वाली ज़्यादातर देरी रुक जाती है।

चरण कम और साफ़ रखें

ज़्यादातर छोटी टीमों को «आवेदन किया» और अंतिम फ़ैसले के बीच सिर्फ़ चार चरण चाहिए:

• आवेदन किया: आवेदन आ गया और अभी किसी ने पढ़ा नहीं।
• छँटनी हुई: किसी ने CV पढ़ा और बातचीत के लायक़ है।
• इंटरव्यू: एक या ज़्यादा इंटरव्यू तय हैं या हो चुके हैं।
• ऑफ़र: ऑफ़र भेजा जा चुका है।

हर उम्मीदवार का अंत या तो नियुक्त या चयन नहीं हुआ पर होता है, वजह के साथ। अगर आपकी भर्ती में कोई ख़ास क़दम चाहिए, जैसे व्यावहारिक टेस्ट या वर्क परमिट, तो उसे साइड नोट में रखने की जगह उसका अपना चरण बनाएँ।

सबसे ज़रूरी नियम: हर उम्मीदवार हर समय ठीक एक चरण में होता है, और उसे आगे बढ़ाने की ज़िम्मेदारी किसी की होती है। जो उम्मीदवार दो हफ़्ते से «छँटनी हुई» में पड़ा है, वह ऐसा उम्मीदवार है जिसे आप खोने वाले हैं।

हर उम्मीदवार का एक रिकॉर्ड

उम्मीदवार की सारी जानकारी एक जगह होनी चाहिए: CV, चरण, टीम के नोट, इंटरव्यू, स्कोरकार्ड, ऑफ़र और जो हुआ उसकी टाइमलाइन। जब हायरिंग मैनेजर छुट्टी पर हो, तो कोई और पाँच मिनट में काम संभाल सकता है।

यह उम्मीदवारों की भी रक्षा करता है। ई-मेल से इधर-उधर फ़ॉरवर्ड हुए CV निजी इनबॉक्स में पहुँच जाते हैं और कभी मिटाए नहीं जाते। एक रिकॉर्ड में रखे CV ठीक उतने समय रखे जा सकते हैं जितना आपने कहा, और वह समय पूरा होने पर मिटाए जा सकते हैं।

बिना आगे-पीछे के इंटरव्यू तय करें

इंटरव्यू तय करने में छोटी टीमें सबसे ज़्यादा दिन गँवाती हैं। कुछ आदतें मदद करती हैं:

• इंटरव्यू लेने वालों से तय करें कि भर्ती के दौर में वे कौन-से स्लॉट ख़ाली रखेंगे।
• इंटरव्यू सीधे इंटरव्यू लेने वालों के कैलेंडर में बुक करें ताकि कोई उन्हें दोबारा बुक न करे।
• पैनल छोटे रखें: ज़्यादातर भूमिकाओं के लिए एक से तीन लोग।
• उम्मीदवार को एक साफ़ पुष्टि भेजें जिसमें समय, जगह या लिंक, और वे किससे मिलेंगे, लिखा हो।

निष्पक्ष तुलना के लिए स्कोरकार्ड इस्तेमाल करें

इंटरव्यू के बाद यादें धुँधली होकर आपस में मिल जाती हैं। एक इंटरव्यू लेने वाले को उम्मीदवार की ऊर्जा पसंद आई; दूसरे को एक कमज़ोर जवाब याद है। बिना ढाँचे के, सबसे ऊँची आवाज़ वाली राय जीतती है।

स्कोरकार्ड इसे ठीक करता है। हर इंटरव्यू लेने वाला हर उम्मीदवार के लिए वही सवालों के जवाब देता है, जैसे कौशल, अनुभव, संवाद और टीम के साथ तालमेल, 1 से 5 तक रेटिंग के साथ, और एक सिफ़ारिश देता है: पक्का हाँ, हाँ, नहीं या पक्का नहीं। इंटरव्यू लेने वाले आपस में उम्मीदवार पर बात करने से पहले अपना कार्ड लिखते हैं, ताकि पहली राय बाक़ी को प्रभावित न करे।

दो नियम स्कोरकार्ड को निष्पक्ष रखते हैं:

• सिर्फ़ काम के बारे में पूछें। उम्र, धर्म, पारिवारिक योजनाओं या रूप-रंग के बारे में कभी नहीं, और कभी फ़ोटो न माँगें। कई देश ये सवाल मना करते हैं, और इनसे कुछ पता नहीं चलता कि कोई काम कैसे करेगा।
• औसत और टिप्पणियाँ साथ पढ़ें। «ग्राहकों के साथ बढ़िया, हमारे सिस्टम पर ट्रेनिंग चाहिए» के साथ 3.8 अकेले अंक से ज़्यादा बताता है।

ऑफ़र उसी दिन दें

जब फ़ैसला हो जाए, तो तेज़ी से चलें। वेतन, शुरू होने की तारीख़ और भूमिका के साथ एक साफ़ ऑफ़र लेटर, उसी दिन भेजा गया, अक्सर उस उम्मीदवार के मामले में फ़र्क़ डालता है जिसके पास दूसरे विकल्प हैं। एक निजी लिंक जहाँ उम्मीदवार पत्र पढ़ता है, डाउनलोड करता है और अपना नाम टाइप करके स्वीकार करता है, प्रिंट, हस्ताक्षर और स्कैन से तेज़ है।

उम्मीदवार के स्वीकार करने पर भर्ती पूरी नहीं होती: नए व्यक्ति को कर्मचारी रिकॉर्ड, उसके दस्तावेज़ और पहले हफ़्तों की ऑनबोर्डिंग योजना चाहिए। अगर यह जानकारी उम्मीदवार की फ़ाइल से दोबारा टाइप करनी पड़े, तो ग़लतियाँ घुस आती हैं।

उम्मीदवारों के डेटा का सम्मान करें

उम्मीदवार आप पर अपना निजी डेटा भरोसे से सौंपते हैं। उन्हें बताएँ कि आप इसे कितने समय रखते हैं, सिर्फ़ उतने समय रखें, और समय पूरा होने पर मिटा दें। एक समझदार डिफ़ॉल्ट है कि जिन उम्मीदवारों को आपने नहीं रखा उनका डेटा एक साल रखें, और ज़्यादा समय सिर्फ़ उनका जिन्होंने भविष्य की रिक्तियों के लिए विचार किए जाने को कहा। तय समय पर मिटाना पुराने CV के फ़ोल्डर वाले व्यस्त मैनेजर की बजाय सॉफ़्टवेयर के लिए कहीं आसान है।

कुछ चीज़ें मापें

आपको भर्ती डैशबोर्ड की ज़रूरत नहीं। हर तिमाही देखें:

• भर्ती का समय: रिक्ति खुलने से ऑफ़र स्वीकार होने तक के दिन।
• अच्छे उम्मीदवार कहाँ से आए: आपकी वेबसाइट, कोई जॉब बोर्ड, रेफ़रल।
• उम्मीदवार कहाँ छूटते हैं: बहुत से ठुकराए गए ऑफ़र वेतन या रफ़्तार की ओर इशारा करते हैं; बहुत से न आने वाले उम्मीदवार आपकी शेड्यूलिंग की ओर।

Kluvan में यह कैसे करें

भर्ती HR ऐप के साथ आती है, मुफ़्त HR स्टार्टर प्लान समेत, ताकि छोटी टीम कुछ भी अतिरिक्त ख़रीदे बिना शुरू कर सके। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना: उम्मीदवार किसी भी ब्राउज़र से आवेदन करते हैं, और इंटरव्यू लेने वाले अपने फ़ोन पर स्कोरकार्ड लिखते हैं।

• रिक्ति बनाएँ। उसे नौकरी का पद, ब्रांच, काम का प्रकार और विवरण दें, हायरिंग मैनेजरों के नाम दें, और वेतन का दायरा जोड़ें जिसे सिर्फ़ वेतन अधिकार वाले लोग देख सकें। देखें नौकरी की रिक्ति बनाएँ।
• इसे अपने करियर पेज पर प्रकाशित करें। आपका करियर पेज आपकी खुली नौकरियाँ दिखाता है; आवेदक अपना CV एक सहमति बॉक्स के साथ भेजते हैं जो बताता है कि आप उनका विवरण कितने समय रखते हैं। देखें करियर पृष्ठ पर आवेदन लें।
• उम्मीदवारों को चरणों में आगे बढ़ाएँ। डिफ़ॉल्ट चरण हैं आवेदन किया, छँटनी हुई, इंटरव्यू और ऑफ़र, फिर वजह के साथ नियुक्त या चयन नहीं हुआ; हर रिक्ति के लिए इनका नाम बदलें या अपने चरण जोड़ें। देखें उम्मीदवारों को चरणों में आगे बढ़ाएँ।
• इंटरव्यू तय करें। एक से छह इंटरव्यू लेने वाले बुक करें; बुकिंग चालू हो तो इंटरव्यू हर इंटरव्यू लेने वाले के कैलेंडर पर जाता है और उस समय उन्हें कोई बुक नहीं कर सकता। देखें साक्षात्कार तय करें।
• स्कोरकार्ड लिखें। हर इंटरव्यू लेने वाला रिक्ति के सवालों को 1 से 5 तक रेट करता है और सिफ़ारिश देता है; उम्मीदवार का पेज हर कार्ड और औसत दिखाता है। देखें स्कोरकार्ड लिखें।
• ऑफ़र भेजें। टेम्पलेट से पत्र का ड्राफ़्ट बनाएँ, भेजें, और उम्मीदवार को निजी लिंक दें; वे अपना पूरा नाम टाइप करके स्वीकार करते हैं या मना करते हैं। आज आप लिंक कॉपी करके ख़ुद ई-मेल या चैट से भेजते हैं। देखें ऑफ़र पत्र भेजें।
• HR में नियुक्त करें। नियुक्त करने पर व्यक्ति HR में उसकी फ़ाइल और ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट के साथ बन जाता है, और CV और ऑफ़र जुड़े रहते हैं। देखें उम्मीदवार को HR में नियुक्त करें।
• समय पर मिटाएँ। जिन उम्मीदवारों को आपने नहीं रखा वे आपके तय महीनों के बाद मिटा दिए जाते हैं: डिफ़ॉल्ट रूप से 12, या उनके लिए 24 जिन्होंने भविष्य की रिक्तियों के लिए रखे जाने को कहा।

नया व्यक्ति शुरू करे, तो अगला काम उसकी ट्रेनिंग है। स्टाफ़ ट्रेनिंग मैट्रिक्स जो सर्टिफ़िकेट अप-टु-डेट रखे वाली हमारी पोस्ट दिखाती है कि इंडक्शन को दिनचर्या कैसे बनाएँ, और चार भाषाएँ बोलने वाली टीम कैसे चलाएँ बाक़ी टीम की बात करती है।

अपनी अगली भूमिका को चार चरणों और एक स्कोरकार्ड वाली रिक्ति के रूप में खोलें। पहली इंटरव्यू चर्चा में ही आपको फ़र्क़ दिख जाएगा।