स्टाफ़ ट्रेनिंग मैट्रिक्स जो सर्टिफ़िकेट अप-टु-डेट रखे

हर संगठन में कुछ ट्रेनिंग होती है जो लोगों को लेनी ही होती है: फ़ायर सेफ़्टी, ऊँचाई पर काम, फ़ूड हाइजीन, ग्राहक डेटा कैसे सँभालें, नई मशीन की प्रक्रिया, नए लोगों के लिए इंडक्शन। ज़्यादातर छोटी टीमें इसे एक स्प्रेडशीट में रखती हैं, जिसमें बगल में नाम और ऊपर कोर्स होते हैं। कुछ समय तक यह चलता है। फिर कोई चला जाता है, कोई जुड़ता है, प्रक्रिया बदल जाती है, और स्प्रेडशीट चुपचाप सच नहीं रह जाती।

जिस दिन यह मायने रखता है, वह वह दिन है जब कोई पूछता है: ऑडिटर, बीमा कंपनी, कोई बड़ा ग्राहक, या इससे भी बुरा, किसी दुर्घटना के बाद जाँचकर्ता। «फ़ोर्कलिफ़्ट प्रक्रिया का मौजूदा संस्करण किसने पूरा किया है, और कब?» अगर ईमानदार जवाब है «मुझे लगता है पिछले साल सबने कर लिया था», तो आपके सामने समस्या है।

अप-टु-डेट रहने वाले ट्रेनिंग मैट्रिक्स को तीन चीज़ें चाहिए: हर भूमिका को क्या लेना है उसकी साफ़ सूची, ऐसे रिफ़्रेशर जो किसी के याद रखे बिना समय पर आएँ, और इसका रिकॉर्ड कि किसने कौन-सा संस्करण पूरा किया। यह गाइड दिखाती है कि इसे कैसे सेट करें।

क़दम 1: लिखें कि हर भूमिका को क्या लेना है

कोर्स से नहीं, ज़रूरतों से शुरू करें। हर भूमिका या टीम के लिए लिखें कि उसे कौन-सी ट्रेनिंग चाहिए और कितनी बार:

• सभी: इंडक्शन, फ़ायर सेफ़्टी, डेटा सुरक्षा, शायद आचार संहिता। अक्सर जुड़ते समय एक बार, फिर हर एक या दो साल में।
• फ़ील्ड और वेयरहाउस स्टाफ़: सामान उठाना-रखना, ऊँचाई पर काम, वाहन या फ़ोर्कलिफ़्ट चलाना, कुछ के लिए फ़र्स्ट एड। अक्सर सालाना।
• किचन या क्लिनिक स्टाफ़: हाइजीन, संक्रमण नियंत्रण। अक्सर सालाना या जैसा नियम कहें।
• मैनेजर: मंज़ूरी और खर्च के नियम, शिकायतें सँभालना, जहाँ लागू हो वहाँ सुरक्षा-संरक्षण।

जाँचें कि आपके स्थानीय नियम, आपकी बीमा कंपनी और आपके सबसे बड़े ग्राहक क्या माँगते हैं। कुछ ट्रेनिंग आपके देश में क़ानूनन ज़रूरी है; कुछ किसी ग्राहक से अनुबंध में किया गया वादा है। चिह्नित करें कि कौन-सी क्या है।

क़दम 2: जो पहले से है उससे छोटे कोर्स बनाएँ

संभवतः सामग्री आपके पास पहले से है: एक प्रक्रिया दस्तावेज़, एक सेफ़्टी पर्चा, उपकरण सप्लायर का एक वीडियो। कोर्स को कोई बड़ा प्रोडक्शन होना ज़रूरी नहीं। कार्यस्थल का अच्छा कोर्स है:

• मंज़ूर दस्तावेज़ या प्रक्रिया, वही संस्करण जो लागू है।
• एक छोटी व्याख्या सरल शब्दों में: यह क्यों ज़रूरी है और क्या अलग करना है।
• एक छोटी क्विज़, पाँच से दस सवाल, जो उन बातों को जाँचे जो सच में मायने रखती हैं। «अगर आप छत पर हों और अलार्म बजे तो क्या करेंगे?» «यह प्रक्रिया किस साल लिखी गई थी?» से बेहतर है।
• एक पास मार्क, अक्सर 80 %, ताकि कोर्स बस क्लिक करते-करते पूरा न हो सके।

हर कोर्स उतना रखें जितना कोई फ़ोन पर दस या पंद्रह मिनट में पूरा कर सके। लंबे कोर्स टलते रहते हैं।

क़दम 3: नाम से नहीं, भूमिका से सौंपें

व्यक्ति-दर-व्यक्ति कोर्स सौंपना उसी पल टूट जाता है जब कोई नया जुड़ता है। इसकी जगह भूमिका, ब्रांच या टीम से सौंपें: «वेयरहाउस टीम का हर व्यक्ति 14 दिनों के भीतर सामान उठाने-रखने का कोर्स लेगा।» उस टीम में नया जुड़ने वाला अपने-आप कोर्स पाता है, पूरे 14 दिन उसकी शुरुआत की तारीख़ से गिने जाते हैं।

जब कोई दूसरी टीम में जाता है, तो वह उस टीम के कोर्स पा लेता है। जब कोई चला जाता है, तो वह बिना किसी सफ़ाई के मैट्रिक्स से हट जाता है।

क़दम 4: रिफ़्रेशर और रिमाइंडर तय करें

कभी ख़त्म न होने वाला पूरा होना कुछ ट्रेनिंग के लिए ठीक है, जैसे इंडक्शन। सेफ़्टी ट्रेनिंग के लिए रिफ़्रेशर अंतराल तय करें, जैसे हर 12 महीने। तब मैट्रिक्स जानता है कि हर पूरा होना कब ख़त्म होगा।

लोगों को नियत तारीख़ या रिफ़्रेशर से पहले याद दिलाया जाना चाहिए, बाद में नहीं। कुछ हफ़्ते पहले का रिमाइंडर उन्हें इसे समय में फ़िट करने का मौक़ा देता है। देर से चल रही और ख़त्म होने वाली ट्रेनिंग व्यक्ति के मैनेजर तक भी पहुँचनी चाहिए, क्योंकि मैनेजर रोस्टर में इसके लिए समय निकाल सकता है।

क़दम 5: हर हफ़्ते मैट्रिक्स पढ़ें

मैट्रिक्स एक ग्रिड है: हर व्यक्ति की एक पंक्ति, हर कोर्स का एक कॉलम, हर ख़ाने में स्थिति और तारीख़। काम की स्थितियाँ हैं:

• पूरा: पूरा किया और अब भी मान्य।
• जल्द नियत: सौंपा गया, नियत तारीख़ नज़दीक।
• समय से पीछे: नियत तारीख़ बीत चुकी है।
• ख़त्म होने वाला: पूरा किया, लेकिन रिफ़्रेशर नज़दीक है।
• ख़त्म: रिफ़्रेशर की तारीख़ बीत चुकी है।

ख़त्म और समय से पीछे वालों को सबसे ऊपर रखें, और हर हफ़्ते उन पर पाँच मिनट लगाएँ। हर ब्रांच में अनुपालन करने वाले लोगों का प्रतिशत मासिक मैनेजमेंट मीटिंग के लिए एक अच्छा अकेला आँकड़ा है।

क़दम 6: संस्करणों को ईमानदार रखें

प्रक्रियाएँ बदलती हैं। जब फ़ोर्कलिफ़्ट प्रक्रिया में नया क़दम जुड़ता है, तो क्या सबको इसे फिर से लेना होगा, या सिर्फ़ नए लोगों को? यह बदलाव पर निर्भर है। टाइपो सुधार के लिए किसी को कुछ फिर से नहीं लेना; नए सेफ़्टी क़दम के लिए लेना है।

आपके रिकॉर्ड में हर पूरा होना उस संस्करण के साथ रहना चाहिए जिस पर उसे लिया गया। जब आप नया संस्करण प्रकाशित करें, तो साफ़ तय करें कि क्या सबको इसे फिर से लेना होगा। पुराने रिकॉर्ड कभी दोबारा न लिखें: यह तथ्य कि किसी ने पिछले मार्च में संस्करण 2 पूरा किया, ठीक वही है जो आपको ऑडिटर को दिखाना है।

कमरे में दी गई ट्रेनिंग

हर ट्रेनिंग फ़ोन पर नहीं होती। ट्रेनर के साथ फ़र्स्ट-एड कोर्स, मशीन पर व्यावहारिक सत्र, साइट पर टूलबॉक्स टॉक: इन पूरा होने को भी दर्ज करें, तारीख़ और दर्ज करने वाले के साथ, ताकि मैट्रिक्स पूरी तस्वीर दिखाए।

सर्टिफ़िकेट

जब कोई पूरा होना मान्य हो, तो लोग और मैनेजर सर्टिफ़िकेट डाउनलोड कर पाएँ। यह व्यक्ति की फ़ाइल के लिए, सबूत माँगने वाले ग्राहकों के लिए, और साइटों के बीच आने-जाने वाले स्टाफ़ के लिए उपयोगी है।

Kluvan में यह कैसे करें

लर्निंग उस ट्रेनिंग के लिए है जो आपकी टीम को लेनी ही है, ऐसे रिकॉर्ड के साथ जिसे आप साबित कर सकें। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना: हर कोई अपनी ट्रेनिंग फ़ोन या कंप्यूटर पर लेता है, फ़ील्ड और सीमित सीटें भी।

• कोर्स बनाएँ। दस्तावेज़ में आपके मंज़ूर दस्तावेज़ों से सामग्री, लिंक और छोटे टेक्स्ट जोड़ें, फिर पास मार्क वाली क्विज़ (डिफ़ॉल्ट रूप से 80 %), महीनों में रिफ़्रेशर अंतराल और पूरा करने के दिन। देखें सामग्री और परीक्षा वाला पाठ्यक्रम बनाएँ।
• संस्करण प्रकाशित करें। लोग सिर्फ़ प्रकाशित संस्करण लेते हैं। हर पूरा होना उस संस्करण को रखता है जिस पर उसे लिया गया, और नया संस्करण प्रकाशित करते समय आप चुनते हैं कि क्या सबको इसे फिर से लेना है। देखें पाठ्यक्रम और नए संस्करण प्रकाशित करें।
• भूमिका, ब्रांच या टीम से सौंपें। किसी व्यक्ति, भूमिका, ब्रांच, टीम या सबको कोर्स सौंपें, नियत तारीख़ या दिनों की संख्या के साथ; नए लोग अपनी शुरुआत की तारीख़ से पूरी अवधि पाते हैं। भूमिकाएँ और टीमें HR से आती हैं। देखें लोगों, भूमिकाओं या टीमों को पाठ्यक्रम दें।
• रिफ़्रेशर और रिमाइंडर। हर इतने महीने में रिफ़्रेशर, वे दिन जिनसे पहले लोगों को याद दिलाया जाए, और यह कि देर से चल रही और ख़त्म होने वाली ट्रेनिंग मैनेजर की ध्यान-सूची में जाए या नहीं, तय करें। देखें पुनः प्रशिक्षण, याद दिलाना और समाप्ति तय करें।
• अनुपालन मैट्रिक्स। हर व्यक्ति की एक पंक्ति और हर कोर्स का एक कॉलम, अनुपालन, ख़त्म, समय से पीछे, ख़त्म होने वाला और जल्द नियत की टाइलों के साथ, ब्रांच, टीम और स्थिति के फ़िल्टर, और हर व्यक्ति के रिकॉर्ड संस्करण, स्कोर और सर्टिफ़िकेट के साथ। देखें अनुपालन तालिका पढ़ें।
• क्लासरूम ट्रेनिंग। कमरे में या काग़ज़ पर दिया गया पूरा होना दर्ज करें, दिन, स्कोर और दर्ज करने वाले के साथ।
• फ़ोन पर। मेरा प्रशिक्षण हर व्यक्ति के कोर्स दिखाता है, देर वाले पहले; वे सामग्री पढ़ते हैं, क्विज़ का जवाब देते हैं और तुरंत अपना पूरा होना पाते हैं। देखें फ़ोन पर पाठ्यक्रम लें।

लर्निंग अलग से बिकता है और Kluvan One और ट्रायल के साथ आता है; क़ीमतें देखें। सिर्फ़ सामान्य गोपनीयता वाले प्रकाशित दस्तावेज़ ही कोर्स सामग्री बन सकते हैं, इसलिए कोई सीमित फ़ाइल कभी उन सबको नहीं दिखती जिन तक कोर्स पहुँचता है।

ट्रेनिंग पहले दिन से शुरू होती है। छोटी टीमों के लिए भर्ती की सरल पाइपलाइन वाली हमारी पोस्ट सही लोगों को लाने की बात करती है, और फ़ील्ड सर्विस जॉब कॉस्टिंग: हर काम का मार्जिन देखें दिखाती है कि अच्छी तरह प्रशिक्षित टीमें आपके मार्जिन पर क्या असर डालती हैं।

अपनी सबसे ज़रूरी सेफ़्टी प्रक्रिया लें, उसे पाँच सवालों वाले दस मिनट के कोर्स में बदलें, और उस टीम को सौंपें जिसे इसकी ज़रूरत है। अगले हफ़्ते मैट्रिक्स पढ़ें।