تربیتی میٹرکس جو عملے کے سرٹیفکیٹس کارآمد رکھے

ہر ادارے میں ایسی تربیت ہوتی ہے جسے لوگوں کو حاصل کرنا ضروری ہوتا ہے: آگ سے بچاؤ، اونچائی پر کام، خوراک کی صفائی، کسٹمر ڈیٹا کا انتظام، نئی مشین کا طریقہ کار، اور نئے ملازمین کے لیے تعارفی تربیت۔ زیادہ تر چھوٹی ٹیمیں اسے ایک سپریڈ شیٹ میں درج کرتی ہیں جس میں ایک طرف نام اور اوپر کورسز ہوتے ہیں۔ یہ کچھ عرصے تک کام کرتا ہے۔ پھر کوئی چھوڑ دیتا ہے، کوئی شامل ہوتا ہے، طریقہ کار تبدیل ہو جاتا ہے، اور سپریڈ شیٹ خاموشی سے غیر درست ہو جاتی ہے۔

وہ دن جب یہ اہم ہو جاتا ہے وہ دن ہوتا ہے جب کوئی سوال کرتا ہے: ایک آڈیٹر، ایک انشورنس کمپنی، ایک بڑا کسٹمر، یا بدترین صورت میں، حادثے کے بعد ایک تفتیش کار۔ "کس نے فورک لفٹ کے موجودہ طریقہ کار کی تربیت مکمل کی ہے، اور کب؟" اگر ایمانداری سے جواب "مجھے لگتا ہے سب نے پچھلے سال یہ کی تھی" ہو، تو آپ کے پاس مسئلہ ہے۔

ایک تربیتی میٹرکس کو تازہ رکھنے کے لیے تین چیزیں درکار ہیں: ہر کردار کے لیے لازمی تربیت کی واضح فہرست، وقت پر آنے والی ریفریشرز جنہیں یاد رکھنے کی ضرورت نہ ہو، اور یہ ریکارڈ کہ کس نے کون سا ورژن مکمل کیا۔ یہ گائیڈ دکھاتی ہے کہ اسے کیسے ترتیب دیا جائے۔

مرحلہ 1: ہر کردار کے لیے لازمی تربیت کی فہرست بنائیں

شروعات کورسز سے نہیں بلکہ ضروریات سے کریں۔ ہر کردار یا ٹیم کے لیے لکھیں کہ انہیں کون سی تربیت درکار ہے اور کتنی بار:

سب کے لیے: تعارفی تربیت، آگ سے بچاؤ، ڈیٹا کی حفاظت، شاید ایک کوڈ آف کنڈکٹ۔ اکثر شامل ہوتے وقت ایک بار، پھر ہر ایک یا دو سال بعد۔
فیلڈ اور گودام کا عملہ: سامان اٹھانے کا درست طریقہ (مینول ہینڈلنگ)، اونچائی پر کام، گاڑی یا فورک لفٹ کا استعمال، کچھ کے لیے فرسٹ ایڈ۔ اکثر سالانہ۔
کچن یا کلینک کا عملہ: صفائی، انفیکشن کنٹرول۔ اکثر سالانہ یا جیسے قوانین تقاضا کرتے ہیں۔
مینیجرز: منظوری اور اخراجات کے اصول، شکایات کا انتظام، جہاں متعلقہ ہو وہاں سیف گارڈنگ۔

چیک کریں کہ آپ کے مقامی قوانین، آپ کے انشورنس فراہم کنندہ اور آپ کے سب سے بڑے کسٹمرز کیا تقاضا کرتے ہیں۔ کچھ تربیت آپ کے ملک میں قانوناً لازمی ہے؛ کچھ کسٹمر کے ساتھ معاہدے کا وعدہ ہے۔ نشان زد کریں کہ کون سا کون سا ہے۔

مرحلہ 2: موجودہ مواد سے مختصر کورسز بنائیں

آپ کے پاس شاید پہلے سے مواد موجود ہو: ایک طریقہ کار کی دستاویز، حفاظت کا لیفلٹ، یا سامان فراہم کرنے والے کی ویڈیو۔ کورس کو کوئی بڑی پروڈکشن ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک اچھا ورک پلیس کورس یہ ہونا چاہیے:

منظور شدہ دستاویز یا طریقہ کار، وہی ورژن جو فی الحال نافذ ہے۔
سادہ الفاظ میں مختصر وضاحت: یہ کیوں اہم ہے اور آپ کو کیا مختلف کرنا چاہیے۔
ایک مختصر کوئز، پانچ سے دس سوالات، جو ان اہم نکات کی جانچ کرتا ہے جو واقعی اہم ہیں۔ "اگر چھت پر ہوتے ہوئے الارم بج جائے تو آپ کیا کریں گے؟" بہتر ہے "یہ طریقہ کار کس سال لکھا گیا تھا؟" سے۔
پاس مارک، اکثر 80 %، تاکہ کورس صرف کلک کر کے مکمل نہ کیا جا سکے۔

ہر کورس کو اتنا مختصر رکھیں کہ کوئی شخص موبائل فون پر دس یا پندرہ منٹ میں اسے مکمل کر سکے۔ لمبے کورسز ملتوی کر دیے جاتے ہیں۔

مرحلہ 3: کردار کے مطابق تفویض کریں، نام کے مطابق نہیں

ہر شخص کو الگ الگ کورس تفویض کرنا اس لمحے ٹوٹ جاتا ہے جب کوئی نیا شخص شامل ہوتا ہے۔ اس کے بجائے کردار، برانچ یا ٹیم کے مطابق تفویض کریں: "گودام کی ٹیم کا ہر شخص 14 دنوں کے اندر مینول ہینڈلنگ کا کورس کرے۔" اس ٹیم میں شامل ہونے والا نیا شخص خودکار طور پر کورس حاصل کرتا ہے، اور 14 دن کی مدت اس کی شمولیت کی تاریخ سے شمار ہوتی ہے۔

جب کوئی شخص دوسری ٹیم میں منتقل ہوتا ہے، تو اسے اس ٹیم کے کورسز مل جاتے ہیں۔ جب کوئی شخص چھوڑ دیتا ہے، تو وہ میٹرکس سے خود بخود باہر ہو جاتا ہے اور کسی کو صفائی کرنے کی ضرورت نہیں پڑتی۔

مرحلہ 4: ریفریشرز اور ریمائنڈرز مقرر کریں

کچھ تربیت کے لیے، جیسے تعارفی تربیت، ایک ایسی تکمیل جو کبھی ختم نہ ہو، ٹھیک ہے۔ حفاظتی تربیت کے لیے، ایک ریفریشر وقفہ مقرر کریں، مثال کے طور پر ہر 12 ماہ بعد۔ اس طرح میٹرکس کو پتہ چلتا ہے کہ ہر تکمیل کب ختم ہو رہی ہے۔

لوگوں کو مقررہ تاریخ یا ریفریشر سے پہلے یاد دہانی کروائی جانی چاہیے، بعد میں نہیں۔ دو ہفتے پہلے کی یاد دہانی انہیں وقت نکالنے کا موقع دیتی ہے۔ تاخیر شدہ اور ختم ہونے والی تربیت کی اطلاع متعلقہ شخص کے مینیجر کو بھی جانی چاہیے، کیونکہ مینیجر شیڈول میں اس کے لیے وقت نکال سکتا ہے۔

مرحلہ 5: ہر ہفتے میٹرکس پڑھیں

میٹرکس ایک گرڈ ہے: ہر شخص کے لیے ایک قطار، ہر کورس کے لیے ایک کالم، اور ہر سیل میں حالت اور تاریخ دکھائی جاتی ہے۔ مفید حالتیں یہ ہیں:

مکمل: مکمل ہو گیا اور اب بھی درست ہے۔
جلد واجب: تفویض ہو چکا، اور مقررہ تاریخ قریب ہے۔
تاخیر: مقررہ تاریخ گزر چکی ہے۔
مدت ختم ہونے والی: مکمل ہو گیا، لیکن ریفریشر قریب ہے۔
مدت ختم: ریفریشر کی تاریخ گزر چکی ہے۔

"مدت ختم" اور "تاخیر" والوں کو اوپر رکھیں، اور ان پر ہفتے میں پانچ منٹ صرف کریں۔ ہر برانچ میں تعمیل کرنے والے افراد کا فیصد ماہانہ انتظامیہ اجلاس کے لیے ایک بہترین واحد عدد ہے۔

مرحلہ 6: ورژنز کی درستگی برقرار رکھیں

طریقہ کار تبدیل ہوتے رہتے ہیں۔ جب فورک لفٹ کے طریقہ کار میں کوئی نیا مرحلہ شامل ہوتا ہے، تو کیا سب کو دوبارہ کورس لینا ہوگا، یا صرف نئے شامل ہونے والوں کو؟ یہ تبدیلی پر منحصر ہے۔ ٹائپو کی اصلاح کے لیے کسی کو دوبارہ کچھ لینے کی ضرورت نہیں ہوتی؛ لیکن نئے حفاظتی مرحلے کے لیے ضروری ہوتا ہے۔

آپ کے ریکارڈز میں ہر تکمیل اس ورژن کے ساتھ محفوظ ہونی چاہیے جس پر وہ کورس لیا گیا تھا۔ جب آپ نیا ورژن شائع کرتے ہیں، تو صاف طور پر فیصلہ کریں کہ کیا سب کو اسے دوبارہ لینا ہوگا۔ پرانے ریکارڈز کبھی دوبارہ نہ لکھیں: یہ حقیقت کہ کسی نے گزشتہ مارچ میں ورژن 2 مکمل کیا تھا، بالکل وہی چیز ہے جو آپ کو آڈیٹر کو دکھانے کے لیے درکار ہوتی ہے۔

کمرے میں دی جانے والی تربیت

تمام تربیت فون پر نہیں ہوتی۔ ٹرینر کے ساتھ فرسٹ ایڈ کورس، مشین پر عملی سیشن، سائٹ پر ٹول باکس ٹاک: ان تکمیلات کو بھی درج کریں، تاریخ اور درج کرنے والے شخص کے نام کے ساتھ، تاکہ میٹرکس مکمل تصویر دکھا سکے۔

سرٹیفکیٹس

جب کوئی تکمیل اہم ہو، تو افراد اور مینیجرز کو سرٹیفکیٹ ڈاؤن لوڈ کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔ یہ شخص کی فائل کے لیے، ثبوت مانگنے والے کسٹمرز کے لیے، اور مختلف سائٹس کے درمیان منتقل ہونے والے عملے کے لیے مفید ہے۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

تربیت ان تربیتی کورسز کے لیے ہے جنہیں آپ کی ٹیم کو لینا ضروری ہے، جس کا ریکارڈ آپ ثابت کر سکتے ہیں۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے اور اسے انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے: ہر شخص اپنی تربیت اپنے فون یا کمپیوٹر پر لیتا ہے، فیلڈ اور محدود سیٹس والے بھی۔

کورس بنائیں۔ دستاویزات میں سے اپنے منظور شدہ دستاویزات، لنکس اور مختصر متن شامل کریں، پھر ایک کوئز بنائیں جس میں پاس مارک (بطور ڈیفالٹ 80 %)، مہینوں میں ریفریشر کا وقفہ اور مکمل کرنے کے لیے دن شامل ہوں۔ مواد اور کوئز کے ساتھ کورس بنائیں دیکھیں۔
ورژن شائع کریں۔ لوگ صرف شائع شدہ ورژن ہی لیتے ہیں۔ ہر تکمیل اس ورژن کو برقرار رکھتی ہے جس پر اسے لیا گیا تھا، اور جب آپ نیا ورژن شائع کرتے ہیں تو آپ انتخاب کرتے ہیں کہ کیا سب کو دوبارہ لینا ہے۔ کورس اور اس کے نئے ورژن شائع کریں دیکھیں۔
کردار، برانچ یا ٹیم کے مطابق تفویض کریں۔ کسی شخص، کردار، برانچ، ٹیم یا سب کو کورس تفویض کریں، مقررہ تاریخ یا دنوں کی تعداد کے ساتھ؛ نئے شامل ہونے والوں کو اپنی تاریخ آغاز سے پوری مدت ملتی ہے۔ کردار اور ٹیمیں ایچ آر سے آتی ہیں۔ کورس افراد، کرداروں یا ٹیموں کو تفویض کریں دیکھیں۔
ریفریشرز اور یاد دہانیاں۔ ہر چند مہینوں بعد ریفریشر سیٹ کریں، یاد دہانی کے لیے دنوں کی تعداد، اور یہ کہ کیا تاخیر والی اور ختم ہونے والی تربیت مینیجر کی توجہ کی فہرست میں جائے گی۔ ریفریشر، یاد دہانیاں اور مدت ختم ہونا طے کریں دیکھیں۔
تعمیل میٹرکس۔ ہر شخص کے لیے ایک قطار اور ہر کورس کے لیے ایک کالم، "تعمیل میں"، "مدت ختم"، "تاخیر"، "مدت ختم ہونے والی" اور "جلد واجب" کے ٹائلز کے ساتھ، برانچ، ٹیم اور حالت کے مطابق فلٹرز ہوں، اور ہر شخص کے ریکارڈز جس میں ورژن، اسکور اور سرٹیفکیٹ شامل ہو۔ تعمیل کا میٹرکس پڑھیں دیکھیں۔
کلاس روم تربیت۔ کمرے یا کاغذ پر دی گئی تکمیل کو ریکارڈ کریں، جس میں دن، اسکور اور یہ کہ کس نے ریکارڈ کیا، شامل ہو۔
فون پر۔ "میری تربیت" ہر شخص کے کورسز کی فہرست دکھاتی ہے، تاخیر والے پہلے؛ وہ مواد پڑھتے ہیں، کوئز کا جواب دیتے ہیں اور فوراً اپنی تکمیل حاصل کرتے ہیں۔ اپنے فون پر کورس لیں دیکھیں۔

تربیت الگ سے بھی ملتی ہے، اور Kluvan One اور ٹرائل میں شامل ہے؛ قیمتیں دیکھیں۔ صرف عام رازداری والی شائع شدہ دستاویزات کورس کا مواد بن سکتی ہیں، اس لیے کوئی محدود فائل ان سب کو نہیں دکھائی جاتی جن تک کورس پہنچتا ہے۔

تربیت پہلے دن سے شروع ہوتی ہے۔ چھوٹی ٹیموں کے لیے چھوٹی ٹیموں کے لیے سادہ بھرتی کا عمل پر ہمارا پوسٹ صحیح لوگوں کو شامل کرنے کو کور کرتا ہے، اور فیلڈ سروس جاب کاسٹنگ: ہر جاب کا مارجن دیکھیں دکھاتا ہے کہ اچھی طرح تربیت یافتہ عملہ آپ کے مارجنز کو کیسے متاثر کرتا ہے۔

اپنا سب سے اہم حفاظتی طریقہ کار لیں، اسے پانچ سوالات کے ساتھ دس منٹ کے کورس میں تبدیل کریں، اور اسے اس ٹیم کو تفویض کریں جسے اس کی ضرورت ہے۔ اگلے ہفتے، میٹرکس پڑھیں۔