Sertifikaları güncel tutan personel eğitim matrisi

Her kuruluşun çalışanlarının alması gereken eğitimler vardır: yangın güvenliği, yüksekte çalışma, gıda hijyeni, müşteri verilerinin nasıl ele alınacağı, yeni makinenin prosedürü, yeni katılanlar için işe başlangıç eğitimi. Küçük ekiplerin çoğu bunu, satırlarda isimlerin, sütunlarda kursların olduğu bir tabloda takip eder. Bir süre işe yarar. Sonra biri ayrılır, biri katılır, prosedür değişir ve tablo sessizce gerçeği yansıtmaz hâle gelir.

Bunun önem kazandığı gün, birinin sorduğu gündür: bir denetçi, bir sigortacı, büyük bir müşteri ya da daha kötüsü, bir kazadan sonra bir müfettiş. "Forklift prosedürünün güncel sürümünü kim, ne zaman tamamladı?" Dürüst yanıt "Sanırım geçen yıl herkes yaptı" ise bir sorununuz var demektir.

Güncel kalan bir eğitim matrisi üç şeye ihtiyaç duyar: her rolün ne alması gerektiğinin net bir listesi, kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan zamanında gelen tekrar eğitimleri ve kimin hangi sürümü tamamladığının kaydı. Bu rehber bunun nasıl kurulacağını gösteriyor.

1. adım: her rolün ne alması gerektiğini listeleyin

Kurslarla değil, gerekliliklerle başlayın. Her rol veya ekip için ihtiyaç duyduğu eğitimi ve ne sıklıkla alınacağını yazın:

• Herkes: işe başlangıç, yangın güvenliği, veri koruma, belki bir davranış kuralları belgesi. Çoğu zaman katılırken bir kez, sonra her bir veya iki yılda bir.
• Saha ve depo personeli: elle taşıma, yüksekte çalışma, araç veya forklift kullanımı, bazıları için ilk yardım. Çoğu zaman yılda bir.
• Mutfak veya klinik personeli: hijyen, enfeksiyon kontrolü. Çoğu zaman yılda bir ya da kuralların gerektirdiği sıklıkta.
• Yöneticiler: onaylar ve harcama kuralları, şikâyetlerin ele alınması, ilgili olduğu yerde koruma politikaları.

Yerel kurallarınızın, sigortacınızın ve en büyük müşterilerinizin neyi şart koştuğunu kontrol edin. Bazı eğitimler ülkenizde yasal zorunluluktur; bazıları bir müşteriye verilmiş sözleşmesel bir sözdür. Hangisinin hangisi olduğunu işaretleyin.

2. adım: elinizdekilerden kısa kurslar oluşturun

Malzemeye muhtemelen zaten sahipsiniz: bir prosedür belgesi, bir güvenlik broşürü, ekipman tedarikçisinden bir video. Bir kursun bir prodüksiyon olması gerekmez. İyi bir işyeri kursu şunlardan oluşur:

• Onaylanmış belge veya prosedür; yürürlükteki sürümün aynısı.
• Sade kelimelerle kısa bir açıklama: neden önemli olduğu ve neyin farklı yapılacağı.
• Gerçekten önemli noktaları kontrol eden, beş ila on soruluk kısa bir sınav. "Çatıdayken alarm çalarsa ne yaparsınız?", "Bu prosedür hangi yıl yazıldı?" sorusundan iyidir.
• Bir kurs tıklayıp geçilerek tamamlanamasın diye bir geçme notu, çoğu zaman 80 %.

Her kursu, birinin telefonda on veya on beş dakikada bitirebileceği kadar tutun. Uzun kurslar ertelenir.

3. adım: isme göre değil, role göre atayın

Kursları kişi kişi atamak, biri katıldığı anda bozulur. Bunun yerine role, şubeye veya ekibe göre atayın: "depo ekibindeki herkes elle taşıma eğitimini 14 gün içinde alır." O ekibe yeni katılan biri kursu otomatik olarak alır ve 14 günün tamamı başlangıç tarihinden itibaren sayılır.

Biri başka bir ekibe geçtiğinde o ekibin kurslarını devralır. Biri ayrıldığında kimse temizlik yapmadan matristen çıkar.

4. adım: tekrar eğitimlerini ve hatırlatmaları belirleyin

Hiç sona ermeyen bir tamamlama, işe başlangıç gibi bazı eğitimler için yeterlidir. Güvenlik eğitimi için bir tekrar aralığı belirleyin, örneğin her 12 ayda bir. Matris böylece her tamamlamanın ne zaman geçerliliğini yitireceğini bilir.

İnsanlara bir son tarihten veya tekrar eğitiminden sonra değil, önce hatırlatılmalıdır. Birkaç hafta önceden gelen bir hatırlatma, onlara eğitimi programlarına sığdırmak için zaman tanır. Geciken ve süresi dolmak üzere olan eğitimler kişinin yöneticisine de ulaşmalıdır, çünkü yönetici vardiya planında buna zaman ayırabilir.

5. adım: matrisi her hafta okuyun

Matris bir tablodur: kişi başına bir satır, kurs başına bir sütun ve her hücrede durum ve tarih. İşe yarayan durumlar şunlardır:

• Tamamlandı: tamamlanmış ve hâlâ geçerli.
• Yakında dolacak: atanmış, son tarihi yakın.
• Gecikmiş: son tarih geçmiş.
• Süresi doluyor: tamamlanmış, ama tekrar eğitimi yaklaşıyor.
• Süresi doldu: tekrar eğitimi tarihi geçmiş.

Süresi dolanları ve gecikmişleri en üste sıralayın ve haftada beş dakikanızı onlara ayırın. Şube başına uyumlu kişilerin yüzdesi, aylık bir yönetim toplantısı için iyi bir tek rakamdır.

6. adım: sürümleri dürüst tutun

Prosedürler değişir. Forklift prosedürüne yeni bir adım eklendiğinde herkesin onu yeniden alması mı gerekir, yoksa yalnızca yeni katılanların mı? Bu, değişikliğe bağlıdır. Bir yazım hatası düzeltmesi kimsenin bir şeyi yeniden almasını gerektirmez; yeni bir güvenlik adımı gerektirir.

Kayıtlarınız her tamamlamayı, alındığı sürümle birlikte saklamalıdır. Yeni bir sürüm yayınladığınızda, herkesin onu yeniden alıp almayacağına açıkça karar verin. Eski kayıtları asla yeniden yazmayın: birinin geçen mart ayında 2. sürümü tamamlamış olması, bir denetçiye göstermeniz gereken şeyin ta kendisidir.

Sınıfta verilen eğitimler

Her eğitim telefonda gerçekleşmez. Bir eğitmenle verilen ilk yardım kursu, makine başında pratik bir oturum, sahada kısa bir iş güvenliği konuşması: bu tamamlamaları da tarih ve kaydı yapan kişiyle birlikte kaydedin ki matris tam resmi göstersin.

Sertifikalar

Bir tamamlama geçerli sayıldığında, çalışanlar ve yöneticiler bir sertifika indirebilmelidir. Bu; kişinin dosyası, kanıt isteyen müşteriler ve sahalar arasında dolaşan personel için kullanışlıdır.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Eğitim, ekibinizin alması gereken eğitimler ve kanıtlayabileceğiniz bir kayıt içindir. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur: saha ve kısıtlı lisanslar dahil herkes eğitimini telefonunda veya bilgisayarında alır.

• Bir kurs oluşturun. Belgeler içindeki onaylanmış belgelerinizden malzeme, bağlantılar ve kısa metinler ekleyin; ardından bir geçme notuyla (varsayılan olarak 80 %) bir sınav, ay cinsinden bir tekrar aralığı ve tamamlama için gün sayısı belirleyin. Bkz. malzeme ve sınavla bir kurs oluşturma.
• Sürümleri yayınlayın. Çalışanlar yalnızca yayınlanmış bir sürümü alır. Her tamamlama alındığı sürümü korur ve yeni bir sürüm yayınladığınızda herkesin onu yeniden alıp almayacağını seçersiniz. Bkz. bir kurs sürümü yayınlama.
• Role, şubeye veya ekibe göre atayın. Bir kursu bir kişiye, bir role, bir şubeye, bir ekibe veya herkese bir son tarihle ya da gün sayısıyla atayın; yeni katılanlar başlangıç tarihlerinden itibaren sürenin tamamını alır. Roller ve ekipler İK uygulamasından gelir. Bkz. bir kurs atama.
• Tekrar eğitimleri ve hatırlatmalar. Kaç ayda bir tekrar eğitimi yapılacağını, çalışanlara kaç gün önceden hatırlatılacağını ve geciken ve süresi dolmak üzere olan eğitimlerin yöneticinin ilgi listesine girip girmeyeceğini belirleyin. Bkz. tekrar eğitimlerini, hatırlatmaları ve süre sonunu belirleme.
• Uyum matrisi. Kişi başına bir satır ve kurs başına bir sütun; uyumlu, süresi dolmuş, gecikmiş, süresi doluyor ve yakında dolacak için kutucuklar; şube, ekip ve duruma göre filtreler ve her kişinin sürüm, puan ve sertifikayla kayıtları. Bkz. uyum matrisini okuma.
• Sınıf eğitimi. Bir sınıfta veya kâğıt üzerinde verilen bir tamamlamayı gün, puan ve kaydı yapan kişiyle birlikte kaydedin.
• Telefonda. Eğitimlerim, her kişinin kurslarını gecikmiş olanlar önce gelecek şekilde listeler; kişi malzemeyi okur, sınavı yanıtlar ve tamamlamasını hemen alır. Bkz. telefonunuzda kurs alma.

Eğitim tek başına satılır; Kluvan One ile ve deneme sürümüyle birlikte gelir. Bkz. fiyatlandırma. Yalnızca normal gizlilik düzeyindeki yayınlanmış belgeler kurs malzemesi olabilir; böylece kısıtlı bir dosya, bir kursun ulaştığı herkese asla gösterilmez.

Eğitim ilk günden başlar. Küçük ekipler için basit bir işe alım süreci yazımız doğru insanları içeri almayı ele alıyor; Saha servisinde iş maliyeti: her işin marjını görün ise iyi eğitilmiş ekiplerin marjlarınıza ne kattığını gösteriyor.

En önemli güvenlik prosedürünüzü alın, onu beş soruluk on dakikalık bir kursa dönüştürün ve ihtiyacı olan ekibe atayın. Gelecek hafta matrisi okuyun.