इनवॉइस, कोटेशन और भुगतान के लिए ग्राहक पोर्टल

पिछले हफ़्ते आपकी टीम ने ऐसे कितने ई-मेल का जवाब दिया जो «क्या आप मुझे भेज सकते हैं…» से शुरू हुए? किसी इनवॉइस की कॉपी। ऑडिटरों के लिए स्टेटमेंट। कोटेशन दोबारा, क्योंकि पहली वाली किसी ई-मेल थ्रेड में खो गई। हर अनुरोध में दो मिनट लगते हैं, लेकिन ये दिन भर आते रहते हैं, और उन्हीं लोगों पर पड़ते हैं जिनकी ज़रूरत आपको असली काम के लिए है।

ग्राहक पोर्टल इन अनुरोधों को ऐसी जगह ले जाता है जहाँ ग्राहक अपना काम ख़ुद कर लेता है। सही ढंग से किया जाए तो यह उन चीज़ों को भी तेज़ करता है जिनसे आपकी कमाई होती है: कोटेशन जल्दी स्वीकार होती हैं, इनवॉइस जल्दी चुकती हैं, और समस्याएँ रिकॉर्ड के साथ सही व्यक्ति तक पहुँचती हैं। ग़लत ढंग से किया जाए तो यह एक और पासवर्ड बन जाता है जो किसी को याद नहीं रहता।

यह गाइड बताती है कि पोर्टल को क्या करना चाहिए, कौन क्या देखे यह कैसे तय करें, और शुरू करने की एक योजना जो छोटी टीम के लिए काम करती है।

ग्राहक असल में पोर्टल पर किसलिए आते हैं

कुछ भी चालू करने से पहले लिख लें कि आपके ग्राहक सबसे ज़्यादा क्या माँगते हैं। ज़्यादातर सर्विस और ट्रेडिंग बिज़नेस के लिए यह सूची छोटी है:

• इनवॉइस देखना और डाउनलोड करना, साथ में यह कि क्या चुका है और क्या अभी बाक़ी है।
• स्टेटमेंट पाना, सभी खुली रक़मों का, बिना माँगे।
• कोटेशन या प्रस्ताव स्वीकार करना, इस साफ़ रिकॉर्ड के साथ कि किसने और कब स्वीकार किया।
• भुगतान करना, पूरा या आंशिक, ई-मेल पर बैंक विवरण का इंतज़ार किए बिना।
• मदद या सर्विस विज़िट माँगना, और जवाब पर नज़र रखना।
• किसी एक दस्तावेज़ पर कुछ कहना: «इस इनवॉइस पर PO नंबर ग़लत है», «हम 15 तारीख़ को भुगतान करेंगे»।

बाक़ी सब अतिरिक्त सुविधा है। अगर आपका पोर्टल ये छह काम अच्छे से करता है, तो «क्या आप मुझे भेज सकते हैं…» वाले ज़्यादातर ई-मेल बंद हो जाते हैं।

हर संपर्क को भूमिका दें, साझा लॉगिन नहीं

सबसे आम ग़लती है हर ग्राहक कंपनी के लिए एक लॉगिन, जिसे जिसकी ज़रूरत हो वह इस्तेमाल करे। आपको पता नहीं चलता कि किसने क्या किया, नौकरी छोड़ने वाले के पास एक्सेस बना रहता है, और फ़ाइनेंस मैनेजर को वे सपोर्ट टिकट दिखते हैं जिनसे उसे मतलब नहीं।

इसकी जगह ग्राहक के हर व्यक्ति को अलग से जोड़ें और उसे उसके काम से मेल खाती भूमिका दें:

• दर्शक: आपकी खोली हुई सेक्शन देखता है, कुछ बदलता नहीं।
• अनुमोदक: कंपनी की ओर से कोटेशन और प्रस्ताव स्वीकार करता है।
• भुगतानकर्ता: इनवॉइस चुकाता है और भुगतान की तारीख़ का वादा कर सकता है या इनवॉइस पर विवाद उठा सकता है।
• अनुरोधकर्ता: सपोर्ट टिकट और सर्विस अनुरोध खोलता है, और जहाँ आप अनुमति दें वहाँ ऑर्डर देता है।
• एडमिन: अपनी कंपनी के बाक़ी लोगों को सँभालता है।

एक आम उदाहरण: आपसे मेंटेनेंस लेने वाले क्लाइंट के यहाँ ऑपरेशंस मैनेजर अनुमोदक है, फ़ाइनेंस अधिकारी भुगतानकर्ता है, और दो साइट इंजीनियर अनुरोधकर्ता हैं। हर किसी को होम पेज पर सिर्फ़ वही दिखता है जो उसका इंतज़ार कर रहा है।

तय करें कि हर कंपनी क्या देखे

हर ग्राहक को हर सेक्शन की ज़रूरत नहीं। एक बार के प्रोजेक्ट वाले ग्राहक को इनवॉइस, प्रस्ताव और प्रोजेक्ट की प्रगति चाहिए। मेंटेनेंस ग्राहक को टिकट, सर्विस अनुरोध और मंज़ूरी के लिए एस्टिमेट चाहिए। होलसेल ख़रीदार को ऑर्डर और स्टेटमेंट चाहिए।

नई कंपनियों के लिए छोटे डिफ़ॉल्ट सेट से शुरू करें, आमतौर पर इनवॉइस, स्टेटमेंट और सपोर्ट, और जब कोई वजह हो तो किसी कंपनी के लिए इसे बढ़ाएँ। कम सेक्शन का मतलब है साफ़ होम पेज और इस बारे में कम सवाल कि किसी स्क्रीन का मतलब क्या है।

साइन-इन को आसान बनाएँ

ग्राहक एक और पासवर्ड याद नहीं रखेंगे, और आप हर हफ़्ते पासवर्ड रीसेट नहीं करना चाहेंगे। ई-मेल पर भेजा गया साइन-इन कोड बेहतर काम करता है: व्यक्ति अपना पता लिखता है, एक छोटा कोड पाता है, और अंदर पहुँच जाता है। न कुछ भूलने को, न कुछ साझा करने को।

जो ग्राहक सिर्फ़ एक इनवॉइस चुकाना चाहता है, उसके लिए इतना भी ज़्यादा है। उस एक इनवॉइस का सुरक्षित लिंक, जिसकी मियाद ख़त्म होती है और जिसे आप वापस ले सकते हैं, उसे बिना किसी अकाउंट के फ़ोन से भुगतान करने देता है।

चार हफ़्तों में शुरू करें

हफ़्ता 1: अपना संपर्क डेटा साफ़ करें। पोर्टल उतना ही अच्छा है जितने उसके पीछे के ई-मेल पते। जाँचें कि हर सक्रिय ग्राहक के सही लोग अपने-अपने पते के साथ दर्ज हैं, कोई साझा info@ मेलबॉक्स नहीं। डुप्लिकेट मिलाने का भी यह अच्छा मौक़ा है; एक ग्राहक, एक रिकॉर्ड वाली हमारी पोस्ट बताती है क्यों।

हफ़्ता 2: पाँच दोस्ताना ग्राहकों के साथ पायलट। ऐसे ग्राहक चुनें जो फ़ोन उठाते हैं और आपको सच बताएँगे। उन्हें एक्सेस दें, उनसे पोर्टल के ज़रिए एक इनवॉइस चुकाने और एक कोटेशन स्वीकार करने को कहें, और उनके हर सवाल को नोट करें।

हफ़्ता 3: जिस चीज़ ने उलझाया उसे ठीक करें। आमतौर पर यह शब्दों की बात होती है: न्योते का ई-मेल, किसी सेक्शन का नाम, उनकी भाषा में «स्टेटमेंट» का मतलब। बदलाव करें, फिर तीन लाइन की एक व्याख्या लिखें जिसे आप ई-मेल में चिपका सकें।

हफ़्ता 4: सबको न्योता दें और अपनी आदतें बदलें। पोर्टल का लिंक अपने इनवॉइस ई-मेल और ई-मेल सिग्नेचर में जोड़ें। जब कोई कॉपी माँगे, तो फ़ाइल दोबारा अटैच करने की जगह एक बार, विनम्रता से, लिंक भेजें।

पोर्टल संदेशों का जवाब कौन देगा

पोर्टल एक नई जगह बनाता है जहाँ ग्राहक आपको लिखते हैं। शुरू करने से पहले तय करें कि ये संदेश रोज़ कौन पढ़ेगा, और आप कितनी जल्दी जवाब देंगे। इनवॉइस के बारे में संदेश फ़ाइनेंस को जाना चाहिए; टिकट पर संदेश सपोर्ट को। अगर कतार का कोई मालिक नहीं, तो ग्राहक सीख जाते हैं कि पोर्टल में लिखना बेकार है और वापस ई-मेल पर चले जाते हैं।

विवादों और भुगतान के वादों पर ख़ास ध्यान चाहिए, क्योंकि ये बदल देते हैं कि आप पैसे के पीछे कैसे जाते हैं। विवाद होने पर उस इनवॉइस के रिमाइंडर तब तक रुकने चाहिए जब तक वह सुलझ न जाए; वादा होने पर रिमाइंडर उसकी तारीख़ तक रुकने चाहिए। भुगतान के वादे और भुगतान योजनाएं जो सच में काम करें वाली हमारी गाइड बताती है कि दोनों को कैसे सँभालें।

सप्लायर भी यही पोर्टल इस्तेमाल कर सकते हैं

यही सोच ख़रीद की तरफ़ भी काम करती है। सप्लायर आपके कोटेशन अनुरोधों का जवाब दे सकते हैं, ख़रीद ऑर्डर की पुष्टि कर सकते हैं या उन्हें बदल सकते हैं, डिलीवरी नोट और दस्तावेज़ भेज सकते हैं, और देख सकते हैं कि उनके बिल कब चुकेंगे। इससे आपकी ख़रीद टीम दूसरी दिशा के वैसे ही «क्या आप मुझे भेज सकते हैं…» ई-मेल से बचती है, और यह उन जाँचों को डेटा देता है जो थ्री-वे मैचिंग: PO, डिलीवरी नोट और इनवॉइस वाली हमारी पोस्ट में बताई गई हैं।

कैसे मापें कि यह काम कर रहा है

दो महीने बाद कुछ सरल संकेत देखें:

• कितने ग्राहकों ने कम से कम एक बार साइन-इन किया।
• आपकी टीम अब भी हर हफ़्ते «मुझे कॉपी भेजें» वाले कितने ई-मेल का जवाब देती है।
• पोर्टल में कितनी कोटेशन स्वीकार हुईं, और पहले की तुलना में स्वीकार होने में कितना समय लगा।
• कितनी इनवॉइस पोर्टल से या पेमेंट लिंक से चुकाई गईं।

आपको एकदम सही आँकड़ों की ज़रूरत नहीं। अगर ई-मेल कम हुए और स्वीकृति तेज़ हुई, तो यह काम कर रहा है।

Kluvan में यह कैसे करें

ग्राहक पोर्टल एक निजी जगह है, आपके संगठन के नाम और रंग में, जहाँ आपकी ग्राहक और सप्लायर कंपनियों के लोग अपने रिकॉर्ड देखते हैं, भुगतान करते हैं, मंज़ूरी देते हैं और सवाल पूछते हैं। Kluvan ऑनलाइन चलता है, इसलिए न आपको और न आपके ग्राहकों को कुछ इंस्टॉल करना पड़ता है: पोर्टल किसी भी ब्राउज़र में खुलता है और फ़ोन के लिए बना है।

• चालू करें और एक्सेस दें। मालिक सेटिंग्स → ऐप्स में ग्राहक पोर्टल चालू करता है। फिर पोर्टल → सारांश खोलें, एक्सेस दें चुनें, कंपनी ढूँढें और वे सेक्शन टिक करें जो उसके लोग देखेंगे। देखें ग्राहक या आपूर्तिकर्ता को पोर्टल पहुँच दें।
• भूमिकाओं के साथ लोग जोड़ें। हर व्यक्ति को दर्शक, अनुमोदक, भुगतानकर्ता, अनुरोधकर्ता और एडमिन में से एक या ज़्यादा भूमिकाएँ मिलती हैं, और वह अपने ई-मेल पर भेजे गए कोड से साइन-इन करता है। देखें पोर्टल लोग जोड़ें और भूमिकाएँ चुनें।
• ग्राहक क्या देखते हैं। एक होम पेज जिसमें वह है जिस पर उनकी कार्रवाई चाहिए, फिर बकाया के साथ इनवॉइस, स्टेटमेंट, सपोर्ट और सर्विस, प्रस्ताव और अनुबंध, प्रोजेक्ट, ऑर्डर, बुकिंग, सब्सक्रिप्शन और साझा दस्तावेज़, इस पर निर्भर कि आपने कौन-से सेक्शन खोले। देखें आपके ग्राहक पोर्टल में क्या देखते हैं।
• भुगतान। भुगतानकर्ता लेखा की इनवॉइस का पूरा या आंशिक भुगतान आपके अपने Paymob अकाउंट से ऑनलाइन कर सकता है, और एक इनवॉइस वाला पेमेंट लिंक बिना अकाउंट के काम करता है। दोनों आज अर्ली एक्सेस में हैं।
• विवाद और वादे। भुगतानकर्ता किसी इनवॉइस पर विवाद उठा सकता है या भुगतान की तारीख़ का वादा कर सकता है; वसूली चालू हो तो ये ग्राहक के केस पर पहुँचते हैं। आपकी टीम संदेशों, विवादों और वादों का जवाब पोर्टल → अनुरोध से देती है, या इनबॉक्स चालू हो तो वहाँ से: देखें पोर्टल संदेशों, विवादों और वादों का जवाब दें।
• सप्लायर। सप्लायर कंपनियाँ कोटेशन अनुरोधों का जवाब देती हैं, ख़रीद ऑर्डर की पुष्टि करती हैं, डिलीवरी नोट भेजती हैं और अपने बिलों पर नज़र रखती हैं।

पोर्टल के लोग पेड सीट नहीं लेते। ग्राहक पोर्टल अलग से बिकता है और सेल्स और कस्टमर केयर तथा सर्विस बिज़नेस बंडलों में और Kluvan One में शामिल है; अपने देश के लिए क़ीमतें देखें।

दो सीमाएँ जानने लायक़ हैं: पोर्टल की ऊपरी पट्टी पर आपके पोर्टल का नाम दिखता है, आपका लोगो नहीं, और पोर्टल के लोग हमेशा ई-मेल कोड से साइन-इन करते हैं।

इस महीने पाँच ग्राहकों से शुरू करें। अगर वे कॉपी माँगना बंद कर दें, तो आपको पता चल जाएगा कि बाक़ी के साथ क्या करना है।