भुगतान के वादे और भुगतान योजनाएं जो सच में काम करें

«हम अगले हफ़्ते भुगतान कर देंगे।» उधार पर बेचने वाला हर बिज़नेस यह सुनता है, और वसूली करने वाला हर व्यक्ति जानता है कि कितनी बार अगला हफ़्ता अगला महीना बन जाता है। भुगतान का वादा वसूली के सबसे काम के साधनों में से एक है, लेकिन तभी जब उसे दर्ज किया जाए, उसके दिन जाँचा जाए, और टूटने पर उसका फ़ॉलो-अप हो। वरना यह बस फ़ोन कॉल ख़त्म करने का एक शिष्ट तरीक़ा है।

भुगतान योजनाएं भी ऐसी ही हैं। बड़ी बकाया रक़म को क़िस्तों में बाँटने से वह पैसा वापस आ सकता है जो वरना बट्टे खाते में चला जाता, लेकिन जिस योजना पर कोई नज़र नहीं रखता वह चुपचाप एक दूसरी, लंबी बकाया रक़म बन जाती है।

हमारी पिछली पोस्ट, बुरा बने बिना समय पर भुगतान कैसे पाएँ, उन आदतों की बात करती है जो देर से भुगतान को रोकती हैं। यह पोस्ट इस बारे में है कि जब इनवॉइस पहले ही लेट हो जाए तब क्या करें: टिकने वाला वादा कैसे लें, वादा टूटने पर कैसे प्रतिक्रिया दें, और ऐसी भुगतान योजनाएं कैसे चलाएँ जिनका अंत पैसे के बैंक में आने पर हो।

वादे को असली क्या बनाता है

अस्पष्ट वादा («हम जल्द ही निपटा देंगे») वादा नहीं है। असली वादे के चार हिस्से होते हैं:

• एक रक़म। पूरा बकाया, या उसका एक तय हिस्सा।
• एक तारीख़। एक दिन, न कि «महीने के अंत तक» या «जब हमारा ग्राहक हमें भुगतान करे»।
• कौन-सी इनवॉइस। ख़ासकर जब ग्राहक की कई इनवॉइस खुली हों, ताकि भुगतान वहीं लगे जहाँ आप दोनों उम्मीद करते हैं।
• यह कैसे किया गया। कॉल पर, WhatsApp से, ई-मेल से या आपके ग्राहक पोर्टल में, और किसके द्वारा।

जब ग्राहक कुछ अस्पष्ट कहे, तो वे दो सवाल पूछें जो उसे वादे में बदल देते हैं: «आप कितना दे सकते हैं?» और «किस दिन?» फिर उसे दोहराएँ: «तो यह इनवॉइस 1042 और 1051 के सामने 5,000 है, गुरुवार 16 तारीख़ तक।» ज़्यादातर लोग वे वादे निभाते हैं जो उन्होंने ज़ोर से कहे और दोहराए जाते सुने।

जब तक वादा क़ायम है, रिमाइंडर रोकें

जब ग्राहक वादा कर दे, तो उस दिन तक उन इनवॉइस के अपने-आप जाने वाले रिमाइंडर रोक दें। दोस्ताना कॉल के अगले दिन सुबह आने वाला रिमाइंडर उस कॉल पर पानी फेर देता है। लेकिन इसके बारे में सोचना बंद न करें: वादे को उसके दिन एक जाँच चाहिए, साथ में ट्रांसफ़र पहुँचने के लिए कुछ छूट के दिन।

अगला दिन: निभाया, आंशिक रूप से निभाया या टूटा

जब तारीख़ और छूट के दिन बीत जाएँ, तो सिर्फ़ तीन नतीजे होते हैं:

• निभाया: वादे के बाद के भुगतान वादा की गई रक़म तक पहुँच गए। ग्राहक का छोटा-सा धन्यवाद करें। एक छोटा «मिल गया, धन्यवाद» वह रिश्ता बनाता है जो अगले वादे को भरोसेमंद बनाता है।
• आंशिक रूप से निभाया: कुछ पैसा आया, पूरा नहीं। जो आया उसे स्वीकारें और बाक़ी के लिए तुरंत नई तारीख़ माँगें।
• टूटा: कुछ नहीं आया। उसी दिन ग्राहक से संपर्क करें, शांति से और सीधे: «हमने गुरुवार तय किया था और कुछ नहीं आया। क्या हुआ?» फिर एक नया, छोटा और नज़दीकी वादा लें, या भुगतान योजना पर जाएँ।

टूटे वादे पर सबसे ख़राब प्रतिक्रिया है कोई प्रतिक्रिया न देना। अगर कुछ नहीं होता, तो ग्राहक सीख जाता है कि आपकी तारीख़ें बस सुझाव हैं। हर ग्राहक के निभाए गए वादों का हिस्सा दर्ज करें; जो ग्राहक लगातार तीन वादे तोड़ता है उसे अलग तरीक़े की ज़रूरत है, जैसे आगे की डिलीवरी से पहले भुगतान।

भुगतान योजना कब दें

भुगतान योजना तब समझदारी है जब ग्राहक सच में अभी पूरा बकाया नहीं चुका सकता लेकिन लगातार चुका सकता है, और जब आप उसे ग्राहक बनाए रखना चाहते हैं। यह आमतौर पर ग़लत साधन है जब ग्राहक चुका सकता है और बस नहीं चुकाना चाहता, या जब क़र्ज़ पर विवाद है। विवाद पहले सुलझना चाहिए; विवादित रक़म पर योजना बस बहस को टालती है।

सहमति से पहले जाँचें:

• कुल रक़म जो योजना में आती है: सभी बकाया इनवॉइस, या सिर्फ़ कुछ।
• ग्राहक हर हफ़्ते या महीने सच में कितना दे सकता है, जो वह आपको बताता है और जो उसने पहले चुकाया उसके आधार पर।
• योजना चलते समय नए ऑर्डरों का क्या होगा: सिर्फ़ नक़द, घटी हुई क्रेडिट सीमा, या पहले जैसा ही काम।

काम करने वाली योजना कैसे बनाएँ

इसे छोटा रखें। कुछ महीने निभाना दो साल से आसान है। योजना जितनी लंबी, कुछ बदलने की संभावना उतनी ज़्यादा।

क़िस्तें बराबर और नियमित रखें, हर हफ़्ते या हर महीने, ऐसे दिन जो ग्राहक के कैश फ़्लो के अनुकूल हो, जैसे वेतन देने या अपने बड़े ग्राहकों से भुगतान पाने के अगले दिन।

बकाया बड़ा हो तो कुछ पहले माँगें। सहमति के दिन पहला भुगतान प्रतिबद्धता दिखाता है।

भुगतान सबसे पुरानी क़िस्त पर पहले लगाएँ। पैसा किसी भी तरह आए, उसे सबसे पुरानी क़िस्त पहले चुकानी चाहिए, ताकि योजना कभी उलझाने वाले ढंग से «थोड़ी पीछे» न रहे।

तय करें कि योजना कब टूटेगी। उदाहरण के लिए: कोई क़िस्त पाँच दिन से ज़्यादा लेट। जब ऐसा हो, योजना ख़त्म होती है, सामान्य रिमाइंडर फिर शुरू होते हैं और केस आगे बढ़ाया जाता है। यह योजना पर सहमति के समय कहें, उसके टूटने के समय नहीं।

इसे लिखित में रखें, शेड्यूल के साथ, और ग्राहक को भेजें।

हर क़िस्त के लिए रिमाइंडर

योजना को अपने रिमाइंडर चाहिए: हर क़िस्त की तारीख़ से कुछ दिन पहले एक दोस्ताना संदेश, न कि मूल इनवॉइस के सामान्य बकाया रिमाइंडर। जब कोई क़िस्त चुके, धन्यवाद कहें। जब कोई लेट हो, उसी दिन फ़ोन करें।

जो मायने रखता है उसे मापें

तीन आँकड़े बताते हैं कि आपके वादे और योजनाएं काम कर रहे हैं या नहीं:

• निभाए गए वादे, किए गए वादों के हिस्से के रूप में, कुल और हर वसूली करने वाले के अनुसार।
• पूरी हुई योजनाएं टूटी योजनाओं की तुलना में।
• डेज़ सेल्स आउटस्टैंडिंग (DSO), जो घटना चाहिए क्योंकि वादे और योजनाएं पैसा जल्दी लाते हैं।

अगर वादे कम ही निभाए जाते हैं, तो उन्हें लेने के तरीक़े पर काम चाहिए। अगर योजनाएं अक्सर टूटती हैं, तो वे बहुत लंबी या बहुत बड़ी हैं।

Kluvan में यह कैसे करें

वसूली आपकी लेखा इनवॉइस पर ग्राहकों के बकाया को केसों की रोज़ाना कार्य-सूची में बदल देता है, जिसमें वादे, भुगतान योजनाएं, विवाद, रिमाइंडर और भुगतान एक पेज पर होते हैं। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना, इसलिए वसूली करने वाले लैपटॉप या फ़ोन से सूची पर काम कर सकते हैं।

• केस कतार पर काम करें। सारांश कुल बकाया, अतिदेय, विवादित, उम्र और DSO व निभाए गए वादों जैसे मुख्य आँकड़े दिखाता है; आज की मेरी वसूली उन केसों की सूची देता है जिन पर अभी काम करना है। देखें मामला कतार पर काम करें।
• वादा दर्ज करें। ग्राहक के केस पर इनवॉइस टिक करें (या कोई नहीं, ताकि सबसे पुरानी पहले ली जाए), रक़म, दिन और यह दर्ज करें कि वादा कैसे किया गया: फ़ोन कॉल, WhatsApp, ई-मेल या ग्राहक पोर्टल। इंतज़ार के दौरान रिमाइंडर रुके रहते हैं। आपके तय छूट के दिनों के बाद, Kluvan उसे निभाया, आंशिक रूप से निभाया या टूटा चिह्नित करता है, और टूटा वादा आज पर और मालिक के अलर्ट के रूप में दिखता है। देखें मामले पर भुगतान वादा दर्ज करें।
• भुगतान योजना बनाएँ। चुनी हुई बकाया इनवॉइस, या ग्राहक की सभी बकाया इनवॉइस, को हर हफ़्ते या महीने 2 से 60 क़िस्तों में बाँटें। उन इनवॉइस के रिमाइंडर रुक जाते हैं और हर क़िस्त को अपना रिमाइंडर मिलता है। भुगतान सबसे पुरानी क़िस्त पहले चुकाते हैं; छूट के दिनों के बाद भी बिना चुकी क़िस्त योजना तोड़ देती है, केस को आगे बढ़ाया में ले जाती है और सामान्य रिमाइंडर फिर शुरू करती है। कोई ब्याज या फ़ीस नहीं जुड़ती। देखें अतिदेय चालान भुगतान योजना पर रखें।
• विवाद अलग रखें। विवाद खुला रहने तक विवादित रक़म के पीछे नहीं पड़ा जाता; उसे क्रेडिट नोट, दोबारा डिलीवरी, अस्वीकृति या बट्टे खाते से बंद करें। देखें ग्राहक विवाद खोलें और सुलझाएँ।
• रिमाइंडर। रिमाइंडर क्रम ई-मेल से जाते हैं और शांत घंटों का ध्यान रखते हैं। WhatsApp रिमाइंडर एक सूची में इंतज़ार करते हैं जहाँ वसूली करने वाला हर संदेश खोलकर एक टैप में अपने WhatsApp से भेजता है।
• पोर्टल से वादे। ग्राहक पोर्टल में भुगतानकर्ता किसी इनवॉइस पर भुगतान की तारीख़ का वादा कर सकता है; वह फ़ोन पर लिए गए वादे की तरह उसके केस पर पहुँचता है।
• पेमेंट लिंक। ग्राहक के पूरे या आंशिक बकाया के लिए एक लिंक, जो आपके Paymob अकाउंट से चुकता है और लेखा रसीद के रूप में दर्ज होता है, आज अर्ली एक्सेस में है।
• रिपोर्ट। क्या वसूला गया और कैसे, DSO, निभाए गए वादे, रिमाइंडर के बाद के भुगतान, बट्टे खाते, वसूली करने वाले और विवाद के कारण। देखें Collections रिपोर्ट पढ़ें।

वसूली को लेखा चाहिए। यह अलग से बिकता है और सर्विस बिज़नेस और ट्रेड बिज़नेस बंडलों और Kluvan One के साथ आता है; क़ीमतें देखें।

जब भुगतान आसान हो तो ग्राहक वादे ज़्यादा निभाते हैं। इनवॉइस, कोटेशन और भुगतान के लिए ग्राहक पोर्टल वाली हमारी पोस्ट दिखाती है कि उन्हें एक जगह कैसे दें जहाँ वे अपना बकाया देखें और चुकाएँ।

इस हफ़्ते हर वादा रक़म, दिन और इनवॉइस के साथ लें, और हर एक को उसके दिन जाँचें। अकेली यही आदत बदल देती है कि ग्राहक आपकी तारीख़ों को कैसे लेते हैं।