Gerçekten işe yarayan ödeme sözleri ve ödeme planları

"Gelecek hafta ödeyeceğiz." Vadeli satış yapan her işletme bunu duyar ve tahsilat yapan herkes gelecek haftanın ne sıklıkla gelecek aya dönüştüğünü bilir. Ödeme sözü, tahsilattaki en kullanışlı araçlardan biridir; ama yalnızca kaydedilirse, günü geldiğinde kontrol edilirse ve tutulmadığında takip edilirse. Aksi hâlde bir telefon görüşmesini bitirmenin kibar bir yolundan ibarettir.

Ödeme planları da öyledir. Büyük bir vadesi geçmiş bakiyeyi taksitlere bölmek, aksi hâlde zarar yazılacak parayı geri kazandırabilir; ama kimsenin takip etmediği bir plan sessizce ikinci ve daha uzun bir vadesi geçmiş bakiyeye dönüşür.

Önceki yazımız Kötü adam olmadan ödemelerinizi zamanında alın, geç ödemeyi önleyen alışkanlıkları ele alıyordu. Bu yazı ise bir fatura zaten geciktiğinde ne yapılacağıyla ilgili: tutulan bir söz nasıl alınır, bir söz tutulmadığında nasıl tepki verilir ve parayı bankaya getirerek biten ödeme planları nasıl yürütülür.

Bir sözü gerçek yapan nedir?

Belirsiz bir söz ("yakında hallederiz") söz değildir. Gerçek bir sözün dört parçası vardır:

• Bir tutar. Bakiyenin tamamı ya da belirli bir kısmı.
• Bir tarih. "Ay sonu" ya da "müşterimiz bize ödeyince" değil, bir gün.
• Hangi faturalar. Özellikle bir müşterinin birden fazla açık faturası olduğunda; böylece ödeme ikinizin de beklediği yere uygulanır.
• Nasıl verildiği. Bir telefon görüşmesinde, WhatsApp'ta, e-postayla veya müşteri portalınızda ve kim tarafından.

Bir müşteri belirsiz bir şey önerdiğinde, onu bir söze dönüştüren iki soruyu sorun: "Ne kadar ödeyebilirsiniz?" ve "Hangi gün?" Ardından tekrarlayın: "Yani 1042 ve 1051 numaralı faturalara karşı 5,000, 16'sı perşembeye kadar." Çoğu insan yüksek sesle söylediği ve tekrarlandığını duyduğu sözleri tutar.

Bir söz geçerliyken hatırlatmaları bekletin

Müşteri söz verdikten sonra, o faturalar için otomatik hatırlatmaları söz verilen güne kadar durdurun. Dostça bir görüşmenin ertesi sabahı gelen bir hatırlatma, o görüşmeyi boşa çıkarır. Ama konuyu aklınızdan çıkarmayın: sözün, kendi gününde ve havalenin ulaşması için birkaç ek gün sonra bir kontrole ihtiyacı vardır.

Ertesi gün: tutuldu, kısmen tutuldu veya tutulmadı

Tarih ve ek günler geçtiğinde yalnızca üç sonuç vardır:

• Tutuldu: sözden bu yana yapılan ödemeler söz verilen tutara ulaşır. Müşteriye kısaca teşekkür edin. Kısa bir "aldık, teşekkürler", bir sonraki sözü güvenilir kılan ilişkiyi kurar.
• Kısmen tutuldu: bir miktar para geldi, ama tamamı değil. Geleni teyit edin ve kalanı için hemen yeni bir tarih isteyin.
• Tutulmadı: hiçbir şey gelmedi. Müşteriyle aynı gün, sakin ve doğrudan iletişime geçin: "Perşembe demiştik ve hiçbir şey gelmedi. Ne oldu?" Ardından yeni, daha küçük ve daha yakın bir söz alın ya da bir ödeme planına geçin.

Tutulmayan bir söze verilebilecek en kötü tepki, hiç tepki vermemektir. Hiçbir şey olmazsa müşteri, tarihlerinizin birer öneri olduğunu öğrenir. Müşteri başına tutulan sözlerin oranını takip edin; üst üste üç sözü tutmayan bir müşteri, örneğin sonraki teslimatlardan önce ödeme gibi farklı bir yaklaşım gerektirir.

Ne zaman ödeme planı önermeli?

Ödeme planı, müşteri bakiyenin tamamını şimdi gerçekten ödeyemiyor ama düzenli ödeyebiliyorsa ve onu müşteri olarak tutmak istiyorsanız mantıklıdır. Müşteri ödeyebildiği hâlde ödememeyi seçiyorsa ya da borç tartışmalıysa, genellikle yanlış araçtır. Önce itirazın çözülmesi gerekir; itiraz edilen bir tutarın üzerine kurulan plan yalnızca tartışmayı erteler.

Kabul etmeden önce şunları kontrol edin:

• Planın kapsadığı toplam: vadesi geçmiş tüm faturalar mı, yoksa yalnızca bazıları mı.
• Müşterinin size söylediklerine ve daha önce ödediklerine bakarak, her hafta veya ay gerçekte ne ödeyebileceği.
• Plan sürerken yeni siparişlere ne olacağı: yalnızca peşin, düşürülmüş bir kredi limiti ya da her zamanki gibi.

İşe yarayan bir plan nasıl kurulur?

Kısa tutun. Birkaç ay, iki yıldan daha kolay tutulur. Plan uzadıkça bir şeylerin değişme olasılığı artar.

Taksitleri eşit ve düzenli yapın; her hafta veya her ay, müşterinin nakit akışına uyan bir günde, örneğin maaşları ödedikten ya da kendi büyük müşterilerinden ödeme aldıktan sonraki gün.

Bakiye büyükse peşin bir şey isteyin. Anlaştığınız gün yapılan ilk ödeme bağlılığı gösterir.

Ödemeleri en eskiden başlayarak uygulayın. Para hangi yolla gelirse gelsin, önce en eski taksiti ödemelidir; böylece plan hiçbir zaman kafa karıştırıcı biçimde "biraz geride" kalmaz.

Planı neyin bozacağında anlaşın. Örneğin: beş günden fazla geciken bir taksit. Bu olduğunda plan sona erer, normal hatırlatmalar yeniden başlar ve dosya üst kademeye aktarılır. Bunu plan bozulduğunda değil, planı kabul ederken söyleyin.

Yazıya dökün; ödeme takvimiyle birlikte müşteriye gönderin.

Her taksit için hatırlatın

Bir planın kendi hatırlatmalarına ihtiyacı vardır: asıl faturalar için genel vadesi geçmiş hatırlatmaları değil, her taksitin vadesinden birkaç gün önce dostça bir not. Bir taksit ödendiğinde teşekkür edin. Biri geciktiğinde aynı gün arayın.

Önemli olanı ölçün

Sözlerinizin ve planlarınızın işe yarayıp yaramadığını üç rakam söyler:

• Tutulan sözler; verilen sözlere oranla, genel olarak ve tahsilat yapan kişi başına.
• Tamamlanan planlar, bozulan planlara kıyasla.
• Ortalama tahsilat süresi (DSO); sözler ve planlar parayı daha erken getirdikçe düşmesi gerekir.

Sözler nadiren tutuluyorsa, onları alma şeklinizin üzerinde çalışmak gerekir. Planlar sık sık bozuluyorsa, fazla uzun veya fazla büyüktürler.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Tahsilat, müşterilerin Muhasebe faturalarınız üzerindeki borçlarını; sözler, ödeme planları, itirazlar, hatırlatmalar ve ödemelerin tek sayfada olduğu günlük bir dosya iş listesine dönüştürür. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur; bu yüzden tahsilat yapanlar listeyi bir dizüstü bilgisayardan veya telefondan işleyebilir.

• Dosya kuyruğunu işleyin. Genel bakış; toplam alacağı, vadesi geçenleri, itiraz edilenleri, yaşlandırmayı ve DSO ile tutulan sözler gibi temel rakamları gösterir; Bugünkü tahsilatlarım ise şimdi işlenecek dosyaları listeler. Bkz. dosya kuyruğunu işleme.
• Bir söz kaydedin. Müşterinin dosyasında faturaları işaretleyin (ya da en eskiden başlanması için hiçbirini işaretlemeyin), tutarı, günü ve sözün nasıl verildiğini girin: telefon araması, WhatsApp, e-posta veya müşteri portalı. Söz beklerken hatırlatmalar duraklar. Belirlediğiniz ek günlerden sonra Kluvan sözü tutuldu, kısmen tutuldu veya tutulmadı olarak işaretler; tutulmayan bir söz Bugün sayfasında ve bir sahip uyarısı olarak görünür. Bkz. bir dosyaya ödeme sözü kaydetme.
• Bir ödeme planı yapın. Seçilen vadesi geçmiş faturaları veya bir müşterinin vadesi geçmiş tüm faturalarını her hafta veya her ay 2 ila 60 taksite bölün. Bu faturaların hatırlatmaları durur ve her taksit kendi hatırlatmasını alır. Ödemeler önce en eski taksiti öder; ek günlerden sonra ödenmemiş bir taksit planı bozar, dosyayı Üst kademeye aktarıldı durumuna taşır ve normal hatırlatmaları yeniden başlatır. Faiz veya ücret eklenmez. Bkz. vadesi geçmiş faturaları bir ödeme planına alma.
• İtirazları ayrı tutun. İtiraz açıkken itiraz edilen tutar takip edilmez; itirazı bir iade faturası, yeniden teslimat, ret veya zarar yazma ile kapatın. Bkz. bir itiraz açma ve çözme.
• Hatırlatmalar. Hatırlatma sıraları e-postayla gönderilir ve sessiz saatlere uyar. WhatsApp hatırlatmaları bir listede bekler; tahsilat yapan kişi her mesajı açar ve tek dokunuşla kendi WhatsApp'ından gönderir.
• Portaldan gelen sözler. Müşteri portalı üzerinden bir ödeyen, bir fatura için ödeme tarihi sözü verebilir; bu söz, telefonda alınmış gibi dosyasına düşer.
• Ödeme bağlantıları. Bir müşterinin borcunun tamamı veya bir kısmı için, Paymob hesabınız üzerinden ödenen ve Muhasebe'de tahsilat olarak kaydedilen bir bağlantı bugün erken erişimdedir.
• Raporlar. Neyin ve nasıl tahsil edildiği, DSO, tutulan sözler, hatırlatmalardan sonra gelen ödemeler, zarar yazmalar, tahsilat yapanlar ve itiraz nedenleri. Bkz. Tahsilat raporlarını okuma.

Tahsilat, Muhasebe'ye ihtiyaç duyar. Tek başına satılır; Service Business ve Trade Business paketleriyle ve Kluvan One ile birlikte gelir. Bkz. fiyatlandırma.

Ödemek kolay olduğunda müşteriler sözlerini daha sık tutar. Faturalar, teklifler ve ödemeler için müşteri portalı yazımız, onlara borçlarını görüp ödeyebilecekleri tek bir yeri nasıl vereceğinizi gösteriyor.

Bu hafta her sözü bir tutar, bir gün ve faturalarla birlikte alın ve her birini kendi gününde kontrol edin. Tek başına bu alışkanlık bile müşterilerin tarihlerinize nasıl davrandığını değiştirir.