পরিশোধের প্রতিশ্রুতি ও পরিশোধ পরিকল্পনা, যা সত্যিই কাজ করে

"আমরা আগামী সপ্তাহে দেব।" বাকিতে বিক্রি করে এমন প্রতিটি ব্যবসা এটি শোনে, আর প্রত্যেক আদায়কারী জানেন কত ঘন ঘন আগামী সপ্তাহ আগামী মাস হয়ে যায়। পরিশোধের প্রতিশ্রুতি আদায়ের সবচেয়ে কাজের হাতিয়ারগুলোর একটি, তবে শুধু তখনই, যখন তা রেকর্ড করা হয়, নির্দিষ্ট দিনে যাচাই করা হয়, আর ভাঙলে খোঁজ নেওয়া হয়। নইলে এটি ফোনকল শেষ করার একটি ভদ্র উপায় মাত্র।

পরিশোধ পরিকল্পনাও তেমনই। মেয়াদ পার হওয়া বড় একটি ব্যালেন্সকে কিস্তিতে ভাগ করলে এমন পাওনা আদায় হতে পারে যা নইলে রাইট-অফ হয়ে যেত, কিন্তু যে পরিকল্পনা কেউ ট্র্যাক করে না, তা নিঃশব্দে দ্বিতীয় একটি, আরও লম্বা মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যালেন্সে পরিণত হয়।

আমাদের আগের লেখা খারাপ না হয়ে সময়মতো টাকা পাওয়ার উপায় এমন অভ্যাসগুলো নিয়ে, যা দেরিতে পেমেন্ট ঠেকায়। এই লেখাটি ইনভয়েস দেরি হয়ে যাওয়ার পরে কী করবেন তা নিয়ে: কীভাবে টেকসই প্রতিশ্রুতি নেবেন, একটি ভাঙলে কীভাবে প্রতিক্রিয়া দেবেন, আর এমন পরিশোধ পরিকল্পনা কীভাবে চালাবেন যার শেষে পেমেন্ট ব্যাংকে পৌঁছায়।

কী একটি প্রতিশ্রুতিকে সত্যিকারের করে

অস্পষ্ট প্রতিশ্রুতি ("শিগগিরই মিটিয়ে দেব") কোনো প্রতিশ্রুতি নয়। সত্যিকারের প্রতিশ্রুতির চারটি অংশ থাকে:

• একটি অ্যামাউন্ট। পুরো ব্যালেন্স, অথবা তার একটি নির্দিষ্ট অংশ।
• একটি তারিখ। একটি দিন, "মাসের শেষে" বা "আমাদের গ্রাহক আমাদের দিলে" নয়।
• কোন ইনভয়েস। বিশেষ করে যখন গ্রাহকের কয়েকটি ইনভয়েস খোলা থাকে, যাতে পেমেন্ট সেখানেই বসে যেখানে দুই পক্ষই আশা করে।
• কীভাবে দেওয়া হয়েছে। ফোনকলে, WhatsApp-এ, ই-মেইলে বা আপনার গ্রাহক পোর্টালে, আর কে দিয়েছেন।

গ্রাহক অস্পষ্ট কিছু বললে, সেই দুটি প্রশ্ন করুন যা একে প্রতিশ্রুতিতে পরিণত করে: "কত দিতে পারবেন?" আর "কোন দিনে?" তারপর তা আবার বলুন: "তাহলে ইনভয়েস 1042 ও 1051-এর বিপরীতে 5,000, 16 তারিখ বৃহস্পতিবারের মধ্যে।" বেশিরভাগ মানুষ সেই প্রতিশ্রুতি রাখেন যা তাঁরা মুখে বলেছেন এবং আবার শুনেছেন।

প্রতিশ্রুতি বহাল থাকা পর্যন্ত রিমাইন্ডার থামিয়ে রাখুন

গ্রাহক প্রতিশ্রুতি দেওয়ার পরে, নির্দিষ্ট দিন পর্যন্ত ওই ইনভয়েসগুলোর স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার পাঠানো বন্ধ রাখুন। একটি বন্ধুত্বপূর্ণ কলের পরের দিন সকালে আসা রিমাইন্ডার সেই কলের সব ভালো নষ্ট করে দেয়। তবে বিষয়টি ভুলে যাবেন না: প্রতিশ্রুতির দিনে একটি যাচাই দরকার, সাথে ট্রান্সফার পৌঁছানোর জন্য কয়েকটি গ্রেস ডে।

পরের দিন: রাখা হয়েছে, আংশিক রাখা, অথবা ভাঙা

তারিখ ও গ্রেস ডে পার হলে মাত্র তিনটি ফল হতে পারে:

• রাখা হয়েছে: প্রতিশ্রুতির পর থেকে আসা পেমেন্ট প্রতিশ্রুত অ্যামাউন্টে পৌঁছেছে। গ্রাহককে সংক্ষেপে ধন্যবাদ দিন। একটি ছোট "পেয়েছি, ধন্যবাদ" এমন সম্পর্ক গড়ে যা পরের প্রতিশ্রুতিকে নির্ভরযোগ্য করে।
• আংশিক রাখা: কিছু পেমেন্ট এসেছে, সবটা নয়। যা এসেছে তা স্বীকার করুন এবং বাকিটার জন্য সাথে সাথে নতুন তারিখ চান।
• ভাঙা: কিছুই আসেনি। সেদিনই গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন, শান্তভাবে ও সরাসরি: "আমরা বৃহস্পতিবার ঠিক করেছিলাম আর কিছুই আসেনি। কী হয়েছে?" তারপর একটি নতুন, ছোট ও কাছের প্রতিশ্রুতি নিন, অথবা পরিশোধ পরিকল্পনায় যান।

ভাঙা প্রতিশ্রুতির সবচেয়ে খারাপ প্রতিক্রিয়া হলো কোনো প্রতিক্রিয়া না দেওয়া। কিছু না হলে গ্রাহক শিখে নেন আপনার তারিখগুলো শুধু পরামর্শ। প্রতিটি গ্রাহকের রাখা প্রতিশ্রুতির হার ট্র্যাক করুন; যে গ্রাহক পরপর তিনটি ভাঙেন তাঁর জন্য ভিন্ন পদ্ধতি দরকার, যেমন পরের ডেলিভারির আগে পেমেন্ট।

কখন পরিশোধ পরিকল্পনার প্রস্তাব দেবেন

পরিশোধ পরিকল্পনা যুক্তিসঙ্গত যখন গ্রাহক সত্যিই এখন পুরো ব্যালেন্স দিতে পারেন না কিন্তু নিয়মিত দিতে পারেন, আর যখন আপনি তাঁকে গ্রাহক হিসেবে রাখতে চান। এটি সাধারণত ভুল হাতিয়ার যখন গ্রাহক দিতে পারেন কিন্তু ইচ্ছা করে দিচ্ছেন না, অথবা যখন পাওনাটি নিয়ে বিরোধ আছে। বিরোধ আগে মেটাতে হবে; বিরোধপূর্ণ অ্যামাউন্টের ওপর পরিকল্পনা শুধু তর্কটাকে পিছিয়ে দেয়।

রাজি হওয়ার আগে যাচাই করুন:

• মোট অ্যামাউন্ট যা পরিকল্পনা কভার করে: সব মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েস, নাকি শুধু কয়েকটি।
• গ্রাহক আসলে কত দিতে পারেন প্রতি সপ্তাহে বা মাসে, তাঁরা যা বলেন আর আগে যা দিয়েছেন তার ভিত্তিতে।
• পরিকল্পনা চলাকালীন নতুন অর্ডারের কী হবে: শুধু ক্যাশে, কম ক্রেডিট লিমিট, নাকি স্বাভাবিকভাবে।

কীভাবে এমন পরিকল্পনা করবেন যা কাজ করে

ছোট রাখুন। কয়েক মাস দুই বছরের চেয়ে রাখা সহজ। পরিকল্পনা যত লম্বা, কিছু বদলে যাওয়ার সম্ভাবনা তত বেশি।

কিস্তি সমান ও নিয়মিত করুন, প্রতি সপ্তাহে বা প্রতি মাসে, এমন একটি দিনে যা গ্রাহকের ক্যাশ ফ্লোর সাথে মানায়, যেমন তাঁরা বেতন দেওয়ার পরের দিন বা নিজেদের বড় গ্রাহকের পেমেন্ট পাওয়ার পরের দিন।

ব্যালেন্স বড় হলে আগে কিছু চান। যেদিন রাজি হন সেদিনই একটি প্রথম পেমেন্ট প্রতিশ্রুতির প্রমাণ দেয়।

পেমেন্ট সবচেয়ে পুরোনোটি থেকে বসান। পেমেন্ট যেভাবেই আসুক, তা আগে সবচেয়ে পুরোনো কিস্তি পরিশোধ করবে, যাতে পরিকল্পনা কখনো বিভ্রান্তিকরভাবে "একটু পিছিয়ে" না থাকে।

কী পরিকল্পনা ভাঙে তা ঠিক করুন। যেমন: কোনো কিস্তি পাঁচ দিনের বেশি দেরি। তা হলে পরিকল্পনা শেষ হয়, স্বাভাবিক রিমাইন্ডার আবার শুরু হয় এবং কেসটি উচ্চ পর্যায়ে যায়। এটি পরিকল্পনায় রাজি হওয়ার সময় বলুন, ভাঙার সময় নয়।

লিখিতভাবে রাখুন, সময়সূচিসহ, এবং গ্রাহককে পাঠান।

প্রতিটি কিস্তির জন্য রিমাইন্ডার দিন

পরিকল্পনার নিজস্ব রিমাইন্ডার দরকার: প্রতিটি কিস্তির নির্ধারিত দিনের কয়েক দিন আগে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ বার্তা, মূল ইনভয়েসগুলোর সাধারণ মেয়াদোত্তীর্ণ রিমাইন্ডার নয়। কোনো কিস্তি পরিশোধ হলে ধন্যবাদ দিন। কোনোটি দেরি হলে সেদিনই ফোন করুন।

যা জরুরি তা মাপুন

তিনটি সংখ্যা বলে দেয় আপনার প্রতিশ্রুতি ও পরিকল্পনা কাজ করছে কি না:

• রাখা প্রতিশ্রুতি, দেওয়া প্রতিশ্রুতির অংশ হিসেবে, সামগ্রিকভাবে ও প্রতিটি আদায়কারী অনুযায়ী।
• সম্পূর্ণ হওয়া পরিকল্পনা ভাঙা পরিকল্পনার তুলনায়।
• ডেজ সেলস আউটস্ট্যান্ডিং (DSO), যা কমা উচিত যখন প্রতিশ্রুতি ও পরিকল্পনা পেমেন্ট আগে নিয়ে আসে।

প্রতিশ্রুতি কদাচিৎ রাখা হলে, সেগুলো নেওয়ার পদ্ধতিতে কাজ করা দরকার। পরিকল্পনা প্রায়ই ভাঙলে, সেগুলো খুব লম্বা বা খুব বড়।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

আদায় আপনার হিসাব-এর ইনভয়েসে গ্রাহকদের বকেয়াকে কেসের একটি দৈনিক কাজের তালিকায় পরিণত করে, যেখানে প্রতিশ্রুতি, পরিশোধ পরিকল্পনা, বিরোধ, রিমাইন্ডার ও পেমেন্ট এক পেজে থাকে। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না, তাই আদায়কারীরা ল্যাপটপ বা ফোন থেকে তালিকা ধরে কাজ করতে পারেন।

• কেসের সারিতে কাজ করুন। সারসংক্ষেপ দেখায় মোট বকেয়া, মেয়াদোত্তীর্ণ, বিরোধপূর্ণ, বয়স অনুযায়ী ভাগ, আর DSO ও রাখা প্রতিশ্রুতির মতো মূল সংখ্যা; আজকের আমার আদায় এখন কাজ করার কেসগুলো দেখায়। দেখুন কেসের সারিতে কাজ করুন।
• একটি প্রতিশ্রুতি রেকর্ড করুন। গ্রাহকের কেসে ইনভয়েসগুলোতে টিক দিন (অথবা কোনোটিতে নয়, সবচেয়ে পুরোনোটি আগে নিতে), অ্যামাউন্ট, দিন আর কীভাবে দেওয়া হয়েছে তা লিখুন: ফোনকল, WhatsApp, ই-মেইল বা গ্রাহক পোর্টাল। অপেক্ষার সময় রিমাইন্ডার থেমে থাকে। আপনার ঠিক করা গ্রেস ডে পার হলে Kluvan একে রাখা হয়েছে, আংশিক রাখা বা ভাঙা হিসেবে চিহ্নিত করে, আর ভাঙা প্রতিশ্রুতি আজ-এ এবং মালিকের অ্যালার্ট হিসেবে দেখা যায়। দেখুন কেসে পেমেন্টের প্রতিশ্রুতি লিখুন।
• একটি পরিশোধ পরিকল্পনা করুন। বাছাই করা মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েস, বা একজন গ্রাহকের সব মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েস, প্রতি সপ্তাহে বা মাসে 2 থেকে 60টি কিস্তিতে ভাগ করুন। ওই ইনভয়েসগুলোর রিমাইন্ডার বন্ধ হয় এবং প্রতিটি কিস্তি নিজের রিমাইন্ডার পায়। পেমেন্ট আগে সবচেয়ে পুরোনো কিস্তি পরিশোধ করে; গ্রেস ডে পরেও অপরিশোধিত কোনো কিস্তি পরিকল্পনা ভেঙে দেয়, কেসটিকে উচ্চ পর্যায়ে নিয়ে যায় এবং স্বাভাবিক রিমাইন্ডার আবার চালু করে। কোনো সুদ বা ফি যোগ হয় না। দেখুন মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েস পেমেন্ট পরিকল্পনায় রাখুন।
• বিরোধ আলাদা রাখুন। বিরোধ খোলা থাকা অবস্থায় বিরোধপূর্ণ অ্যামাউন্টের তাগাদা দেওয়া হয় না; ক্রেডিট নোট, আবার ডেলিভারি, প্রত্যাখ্যান বা রাইট-অফ দিয়ে তা বন্ধ করুন। দেখুন গ্রাহকের বিরোধ খুলুন ও মেটান।
• রিমাইন্ডার। রিমাইন্ডারের ক্রম ই-মেইলে যায় এবং নীরব সময় মেনে চলে। WhatsApp রিমাইন্ডার একটি তালিকায় অপেক্ষা করে, যেখানে একজন আদায়কারী প্রতিটি মেসেজ খোলেন এবং এক ট্যাপে নিজের WhatsApp থেকে পাঠান।
• পোর্টাল থেকে প্রতিশ্রুতি। গ্রাহক পোর্টাল-এ একজন পেমেন্টকারী কোনো ইনভয়েসে পেমেন্টের তারিখের প্রতিশ্রুতি দিতে পারেন; তা ফোনে নেওয়া প্রতিশ্রুতির মতোই তাঁর কেসে যায়।
• পেমেন্ট লিংক। গ্রাহকের বকেয়ার পুরোটা বা অংশের জন্য একটি লিংক, যা আপনার Paymob অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে পরিশোধ হয় এবং হিসাব-এ রসিদ হিসেবে বুক হয়, আজ আর্লি অ্যাক্সেসে আছে।
• রিপোর্ট। কী আদায় হয়েছে ও কীভাবে, DSO, রাখা প্রতিশ্রুতি, রিমাইন্ডারের পরে পেমেন্ট, রাইট-অফ, আদায়কারী ও বিরোধের কারণ। দেখুন Collections প্রতিবেদন পড়ুন।

আদায়-এর জন্য হিসাব লাগে। এটি আলাদাভাবে বিক্রি হয় এবং সার্ভিস ব্যবসা ও ট্রেড ব্যবসা বান্ডেল এবং Kluvan One-এর সাথে আসে; দেখুন মূল্য তালিকা।

পেমেন্ট করা সহজ হলে গ্রাহকরা বেশি প্রতিশ্রুতি রাখেন। আমাদের লেখা ইনভয়েস, কোটেশন ও পেমেন্টের জন্য গ্রাহক পোর্টাল দেখায় কীভাবে তাঁদের এমন একটি জায়গা দেবেন যেখানে তাঁরা বকেয়া দেখতে ও পরিশোধ করতে পারেন।

এই সপ্তাহে প্রতিটি প্রতিশ্রুতি অ্যামাউন্ট, দিন ও ইনভয়েসসহ নিন, আর প্রতিটি তার নির্দিষ্ট দিনে যাচাই করুন। শুধু এই অভ্যাসটিই বদলে দেয় গ্রাহকরা আপনার তারিখগুলোকে কীভাবে দেখেন।