ফিল্ড সার্ভিসের জব কস্টিং: প্রতিটি জবের মার্জিন দেখুন

কোনো মেইনটেন্যান্স বা ইনস্টলেশন ব্যবসার মালিককে জিজ্ঞেস করুন কোন জবগুলো লাভ দেয়, সাধারণত একটি সৎ উত্তর পাবেন: "বেশিরভাগই, আমার মনে হয়।" ইনভয়েস যায়, টেকনিশিয়ানরা ব্যস্ত, ব্যাংক ব্যালেন্সও ঠিকঠাক দেখায়। কিন্তু এর মধ্যে কোথাও এমন জব আছে যেগুলোর খরচ আয়ের চেয়ে বেশি, আর সেগুলো ভালোভাবেই লুকিয়ে থাকে।

সেগুলো লুকিয়ে থাকে এমন বাড়তি এক ঘণ্টায় যা কেউ রেকর্ড করেনি, ভ্যান থেকে নেওয়া এমন পার্টসে যার বিল কখনো হয়নি, প্রথম ভিজিটের ভুল ঠিক করতে দ্বিতীয় ভিজিটে, আর সাইট দেখার আগেই ঠিক করা ফিক্সড দামে। জব কস্টিং এই খরচগুলোকে আলোয় আনে, এক এক করে প্রতিটি জবে।

এই গাইডে ব্যাখ্যা করা হয়েছে একটি জবের আসল খরচে কী কী থাকে, কোন অভ্যাস সংখ্যাগুলোকে বিশ্বাসযোগ্য করে, আর ফলাফল কীভাবে কাজে লাগাবেন।

একটি জবের আসল খরচ কত

নীতিগতভাবে জবের মার্জিন সহজ: জব থেকে যা আয় করেন, তা থেকে জবটি করতে যা খরচ হয়েছে তা বাদ দিন। সমস্যা হলো, দুই দিকেই মানুষের ধারণার চেয়ে বেশি লাইন থাকে।

আয়ের দিকে:

• ঠিক করা দাম। ফিক্সড দামের জবে কোটেশন। টাইম অ্যান্ড মেটেরিয়ালসে আপনার লেবার রেটে ঘণ্টা, আর বিক্রির দামে মালামাল।
• অনুমোদিত পরিবর্তন। সাইটে পাওয়া বাড়তি কাজ, যার দাম দিতে গ্রাহক রাজি হয়েছেন।
• বাদ ক্রেডিট নোট। ইনভয়েসের পরে যা ফেরত দিয়েছেন।

খরচের দিকে:

• লেবার। জবে কাটানো প্রতিটি মিনিট, আপনি ধরলে যাতায়াতসহ, গুণ সেই ব্যক্তির জন্য আপনার ঘণ্টাপ্রতি খরচ (বেতন ও তার সাথে আসা খরচ, তাঁর বিলিং রেট নয়)।
• মালামাল। পার্টস ও কনজিউমেবল কেনা দামে, গুদাম থেকে আসুক বা ভ্যান থেকে।
• সাবকন্ট্রাক্টর ও খরচ। ক্রেন ভাড়া, বিশেষজ্ঞ, পার্কিং আর পারমিট।
• রিওয়ার্ক। কোনো কিছু ঠিক করতে আবার যাওয়ার খরচ, যখন গ্রাহক সেই ফিরতি ভিজিটের দাম দেন না।

এর যেকোনো একটি বাদ দিলে আপনার মার্জিন আসলের চেয়ে ভালো দেখায়। রিওয়ার্কই সবচেয়ে বেশি ভুলে যাওয়া হয়, কারণ ফিরতি ভিজিট সাধারণত আয়হীন নতুন জব হিসেবে রেকর্ড হয়, আর মূল জব এমন মার্জিন ধরে রাখে যা সে কখনো অর্জন করেনি।

পাঁচটি অভ্যাস যা সংখ্যাগুলোকে সত্য করে

1. কাজ যেখানে হয়, সময় সেখানেই রেকর্ড করুন। সপ্তাহ শেষে লেখা সময় একটি অনুমান মাত্র। যে টেকনিশিয়ান ফোনে "যাত্রা শুরু", "পৌঁছেছি", "কাজ শুরু" আর "শেষ" ট্যাপ করেন, তিনি টাইমশিট পূরণ না করেই আসল মিনিট তৈরি করেন।

2. ভ্যানকে গুদাম হিসেবে দেখুন। ভ্যানের পার্টস ট্র্যাক না হলে সাইটে ব্যবহৃত প্রতিটি পার্টস হয় ভুলে যাওয়া হয়, নয়তো স্মৃতি থেকে লেখা হয়। নিজস্ব স্টকসহ ভ্যান মানে, জব অনুমোদনের সময় ব্যবহৃত পার্টস একবারই, কেনা দামে, ভ্যান থেকে বের হয়।

3. বাড়তি কাজ করার আগে সম্মতি নিন। টেকনিশিয়ানরা সাইটে প্রায়ই বাড়তি কাজ খুঁজে পান। ঠিক করা সীমার মধ্যে ছোট বাড়তি কাজ এগোতে পারে; বড়গুলোর জন্য অফিস বা গ্রাহকের অনুমোদনের অপেক্ষা করা উচিত। যেভাবেই হোক, সেগুলো জবে রেকর্ড হতে হবে, নইলে ইনভয়েস থেকে হারিয়ে যায়।

4. ইনভয়েসের আগে পর্যালোচনা করুন। প্রতিটি শেষ হওয়া জবে অফিসের একটি ছোট যাচাই ছবির ঘাটতি, রেকর্ড না হওয়া পার্টস আর সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় থাকা বাড়তি কাজ ধরে ফেলে। এটি এমন কাজের জন্য ইনভয়েস যাওয়াও আটকায় যা গ্রাহক গ্রহণ করেননি।

5. রিওয়ার্ককে মূল জবের সাথে যুক্ত করুন। কোনো জব যখন আগের কাজ আবার করে, তখন সেটিকে সেই জবের রিওয়ার্ক হিসেবে চিহ্নিত করুন, কারণসহ, যেমন কাজের মান, ত্রুটিপূর্ণ পার্টস বা গ্রাহকের ভুল ব্যবহার। তখন খরচ তার সঠিক জায়গায় থাকে, আর কারণগুলো বলে দেয় কী ঠিক করতে হবে।

একটি হিসাব করা উদাহরণ

ধরুন একটি ফিক্সড দামের এয়ার-কন্ডিশনার সার্ভিস, যার কোটেশন আপনার মুদ্রায় 1,200। টেকনিশিয়ান সাইটে তিন ঘণ্টা আর যাতায়াতে এক ঘণ্টা কাটান; তাঁর জন্য আপনার খরচ ঘণ্টায় 60, তাই লেবার 240। ভ্যান থেকে নেওয়া পার্টসের দাম 310। পথে কেনা একটি বিশেষ ক্লিনিং প্রোডাক্ট যোগ করে 45। কাগজে-কলমে মার্জিন 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605, প্রায় 50 %।

দুই সপ্তাহ পরে ইউনিটটি লিক করে, আর টেকনিশিয়ান দুই ঘণ্টার জন্য ফিরে যান, সাথে 90-এর একটি পার্টস, যার দাম গ্রাহকের কাছ থেকে নেওয়া হয় না। এই রিওয়ার্কের খরচ 210। মূল জবের আসল মার্জিন 395, প্রায় 33 %। তবুও লাভজনক জব, কিন্তু আপনি যেমন ভেবেছিলেন তেমন নয়, আর যদি একই মডেল প্রতি দ্বিতীয় জবে লিক করে, তাহলে এর জন্য আপনার দাম ভুল।

এর কোনোটির জন্য ফাইন্যান্সের ডিগ্রি লাগে না। লাগে জবের বিপরীতে প্রতিটি খরচ রেকর্ড করা, আর এমন একটি জায়গা যেখানে সেগুলো নিজে থেকেই যোগ হয়।

মার্জিন দিয়ে কী করবেন

প্রতিটি জবের নির্ভরযোগ্য মার্জিন পেলে, কাজের প্রশ্নগুলো হয় জবের গ্রুপ নিয়ে:

• জবের ধরন অনুযায়ী। ইনস্টলেশন কি রিপেয়ারের চেয়ে বেশি লাভজনক? আপনার বার্ষিক মেইনটেন্যান্স চুক্তির দাম কি তার অন্তর্ভুক্ত ভিজিটগুলোর খরচ মেটায়?
• গ্রাহক অনুযায়ী। কোন গ্রাহকদের কাছ থেকে সবচেয়ে বেশি রিওয়ার্ক বা সবচেয়ে বেশি অপরিশোধিত বাড়তি কাজ আসে?
• টেকনিশিয়ান অনুযায়ী। কাউকে দোষ দিতে নয়, বরং দেখতে কার প্রশিক্ষণ দরকার, কে সবসময় সময় ছাড়িয়ে যান, আর কে নিঃশব্দে আপনার সবচেয়ে দক্ষ মানুষ।
• সবচেয়ে খারাপটি আগে। মার্জিন অনুযায়ী জব সাজান এবং প্রতি মাসে নিচের দশটি পড়ুন। একবার দেখলেই সাধারণত প্যাটার্নটি স্পষ্ট হয়ে যায়।

তারপর যা পান তার ভিত্তিতে ব্যবস্থা নিন: কোনো জবের ধরনের দাম বদলান, কল-আউট ফি যোগ করুন, বারবার হওয়া কোনো ত্রুটির জন্য টিমকে প্রশিক্ষণ দিন, অথবা এমন ধরনের জব নেওয়া বন্ধ করুন যাতে সবসময় লোকসান হয়।

যাদের দরকার নেই, তাদের থেকে খরচ আড়ালে রাখুন

টেকনিশিয়ানদের দেখা দরকার তাঁদের জব, ঠিকানা, চেকলিস্ট আর পার্টস। বেশিরভাগের দেখা দরকার নেই আপনি কত দাম নেন বা কত মার্জিন করেন, আর তা দেখালে সাইটে অস্বস্তিকর আলাপ তৈরি হতে পারে। কে দাম দেখতে পারবেন, আর কে খরচ ও মার্জিন দেখতে পারবেন, আলাদাভাবে ঠিক করুন। একটি ভালো নিয়ম: ফিল্ডের স্টাফ কাজ দেখেন, ম্যানেজাররা হিসাব দেখেন।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

ফিল্ড জব একটি জবকে কোটেশন থেকে ইনভয়েস পর্যন্ত নিয়ে যায় এবং পথে মার্জিন হালনাগাদ রাখে। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না: টেকনিশিয়ানরা ফোনের ব্রাউজারে জব শিট ব্যবহার করেন, আর সিগন্যাল চলে গেলেও তা কাজ করতে থাকে।

• একবার সেট আপ করুন। ফিল্ড ওয়ার্ক সেটিংস-এ বাড়তি কাজের অনুমোদন সীমা, লেবার রেট, কল-আউট ফি, জবের ধরন, ভ্যান ও ঘণ্টাপ্রতি খরচ ঠিক করুন। দেখুন মাঠের কাজ সেট আপ করুন।
• কোটেশন ও ডিসপ্যাচ। লেবার, পার্টস ও সার্ভিস লাইনসহ একটি ওয়ার্ক অর্ডার তৈরি করুন এবং গ্রাহকের অনুমোদন রেকর্ড করুন, তারপর দিন বা সপ্তাহের ডিসপ্যাচ বোর্ডে তা বরাদ্দ করুন। গ্রাহকরা গ্রাহক পোর্টাল-এও এস্টিমেট অনুমোদন করতে পারেন।
• ফোনে রেকর্ড করুন। টেকনিশিয়ানরা যাত্রা, পৌঁছানো, কাজ ও শেষ ট্যাপ করে এগিয়ে যান, ফলে সময় নিজে থেকেই রেকর্ড হয়; চেকলিস্টে টিক দেন, ছবি তোলেন, ভ্যান থেকে মালামাল রেকর্ড করেন এবং গ্রাহকের স্বাক্ষর নেন। দেখুন ফোনে কাজ করুন।
• বাড়তি কাজ ও পর্যালোচনা। আপনার সীমার উপরের বাড়তি কাজ অফিসের অপেক্ষায় থাকে। শেষ হওয়া জবগুলো একটি পর্যালোচনার সারিতে যায়, যেখানে অফিস বাড়তি কাজ অনুমোদন করে এবং জবটিকে বিলিংয়ের জন্য ছেড়ে দেয়। দেখুন শেষ কাজ পর্যালোচনা ও অতিরিক্ত কাজ অনুমোদন করুন।
• মার্জিন কার্ড। প্রতিটি জব দেখায় ঠিক করা আয়, অনুমোদিত পরিবর্তন, ক্রেডিট নোট, লেবার (মিনিট × ব্যক্তির ঘণ্টাপ্রতি খরচ), কেনা দামে মালামাল, সাবকন্ট্রাক্টর ও খরচ, আর গ্রাহকের কাছ থেকে না নেওয়া রিওয়ার্ক, প্রতিটি লাইনের পেছনের রেকর্ডসহ। দেখুন কাজের মার্জিন পড়ুন।
• জবের লাভ। একটি সময়কালের জন্য জব, গ্রাহক, টেকনিশিয়ান, জবের ধরন বা প্রজেক্ট অনুযায়ী মার্জিন তুলনা করুন, সবচেয়ে খারাপটি আগে, এবং CSV-তে এক্সপোর্ট করুন। দেখুন কাজের লাভ দেখুন ও রপ্তানি করুন।

জব অনুমোদনের সময় পার্টস একবারই, কেনা দামে, ভ্যান বা ব্রাঞ্চের স্টক থেকে বের হয়, গুদাম ব্যবহার করে। অনুমোদিত জব এক ধাপে হিসাব-এর ইনভয়েসে পরিণত হয়। দুটি অনুমতি ঠিক করে কে দাম দেখবেন আর কে খরচ ও মার্জিন দেখবেন, আর খরচ দেখার অনুমতি কখনো ফিল্ড সিটকে দেওয়া যায় না।

ফিল্ড জব আলাদাভাবে বিক্রি হয় এবং সার্ভিস ব্যবসা বান্ডেল ও Kluvan One-এর অংশ। টেকনিশিয়ানরা ফিল্ড সিট ব্যবহার করেন, যার দাম পূর্ণ সিটের চেয়ে কম; দেখুন মূল্য তালিকা।

যদি গ্রাহক সাপোর্ট প্রায়ই সাইট ভিজিটে গড়ায়, তাহলে টিকিট ও পোর্টালের অনুরোধ কীভাবে ফিল্ডের কাজে পৌঁছায় তা দেখুন আমাদের লেখা ইনভয়েস, কোটেশন ও পেমেন্টের জন্য গ্রাহক পোর্টাল-এ। আর যদি আপনার টেকনিশিয়ানদের পাঠানোর আগে সেফটি সার্টিফিকেট দরকার হয়, পড়ুন স্টাফের প্রশিক্ষণ ম্যাট্রিক্স, যা সার্টিফিকেট হালনাগাদ রাখে।

এই মাসে একটি জবের ধরন দিয়ে শুরু করুন। তার প্রতিটি খরচ রেকর্ড করুন, মার্জিন পড়ুন, আর ঠিক করুন দামটি সঠিক কি না।