Um processo seletivo simples para equipes pequenas

Em uma organização pequena, a contratação costuma acontecer na caixa de entrada de alguém. Sai um anúncio de vaga, os currículos chegam como anexos, alguns são encaminhados a um gerente com um "o que acha?", as entrevistas são marcadas por mensagem e, três semanas depois, ninguém lembra qual candidato disse o quê. A boa candidata aceita outra proposta enquanto você ainda procura o currículo dela.

Você não precisa de um sistema corporativo de recrutamento para resolver isso. Precisa de um processo simples: poucas etapas claras, um registro por candidato, uma forma justa de comparar entrevistas e uma proposta que sai no mesmo dia em que você decide. Este guia passa por cada parte.

Comece pela vaga, não pelo anúncio

Antes de publicar qualquer coisa, escreva quatro coisas sobre o cargo:

O que é o trabalho, em palavras simples que um candidato entenda: as tarefas, a equipe, o local.
Quem decide. Nomeie o gestor da contratação e, se preciso, mais uma pessoa. Mais de três pessoas decidindo atrasa tudo.
A faixa salarial, mesmo que você não a publique. Combiná-la de antemão evita uma negociação constrangedora depois, e ela deve ficar visível só para quem precisa.
As etapas pelas quais os candidatos vão passar e quanto tempo, mais ou menos, cada uma deve levar.

Escrever isso leva meia hora e evita a maior parte dos atrasos que viriam depois.

Poucas etapas, e claras

A maioria das equipes pequenas precisa de apenas quatro etapas entre a candidatura e a decisão final:

Candidatura: a candidatura chegou e ninguém leu ainda.
Triado: alguém leu o currículo e vale uma conversa.
Entrevista: uma ou mais entrevistas estão marcadas ou já foram feitas.
Proposta: uma proposta foi enviada.

Todo candidato termina como Contratado ou Não selecionado, com um motivo. Se a sua contratação precisa de uma etapa especial, como um teste prático ou uma autorização de trabalho, crie uma etapa própria para ela em vez de acompanhá-la em uma anotação à parte.

A regra que mais importa: cada candidato está em exatamente uma etapa a qualquer momento, e alguém é responsável por fazê-lo avançar. Um candidato parado em "Triado" há duas semanas é um candidato que você está prestes a perder.

Um registro por candidato

Todas as informações sobre um candidato devem ficar em um só lugar: o currículo, a etapa, as anotações da equipe, as entrevistas, as fichas de avaliação, a proposta e uma linha do tempo do que aconteceu. Quando o gestor da contratação sai de férias, outra pessoa assume em cinco minutos.

Isso também protege os candidatos. Currículos encaminhados por e-mail acabam em caixas de entrada pessoais e nunca são apagados. Currículos em um único registro podem ser guardados exatamente pelo tempo que você informou e apagados quando esse prazo termina.

Marque entrevistas sem idas e vindas

Agendar entrevistas é onde as equipes pequenas perdem mais dias. Alguns hábitos ajudam:

Combine com os entrevistadores quais horários eles reservam durante um processo de contratação.
Marque as entrevistas direto na agenda dos entrevistadores, para que ninguém os agende duas vezes no mesmo horário.
Mantenha bancas pequenas: de uma a três pessoas para a maioria dos cargos.
Envie ao candidato uma confirmação clara com o horário, o local ou o link e quem ele vai encontrar.

Use fichas de avaliação para comparar com justiça

Depois de uma entrevista, as lembranças se apagam e se misturam. Um entrevistador gostou da energia do candidato; outro lembra de uma resposta fraca. Sem estrutura, vence a opinião mais alta.

Uma ficha de avaliação resolve isso. Cada entrevistador responde às mesmas perguntas para todos os candidatos, por exemplo habilidades, experiência, comunicação e encaixe na equipe, com notas de 1 a 5, e dá uma recomendação: sim com convicção, sim, não ou não com convicção. Os entrevistadores preenchem a ficha antes de discutir o candidato entre si, para que a primeira opinião não molde as demais.

Duas regras mantêm as fichas justas:

Pergunte só sobre o trabalho. Nunca sobre idade, religião, planos familiares ou aparência, e nunca peça foto. Muitos países proíbem essas perguntas, e elas não dizem nada sobre como a pessoa fará o trabalho.
Leia a média e os comentários juntos. Um 3.8 com "ótimo com clientes, precisa de treinamento no nosso sistema" diz mais do que o número sozinho.

Faça a proposta no mesmo dia

Quando decidir, aja rápido. Uma carta de proposta clara, com o salário, a data de início e o cargo, enviada no mesmo dia, muitas vezes faz a diferença com um candidato que tem outras opções. Um link privado onde o candidato lê a carta, baixa e aceita digitando o próprio nome é mais rápido do que imprimir, assinar e digitalizar.

Quando o candidato aceita, a contratação não terminou: a pessoa nova precisa de um cadastro de funcionário, seus documentos e um plano de integração para as primeiras semanas. Se essas informações precisam ser digitadas de novo a partir da ficha do candidato, os erros aparecem.

Respeite os dados dos candidatos

Os candidatos confiam a você dados pessoais. Diga a eles por quanto tempo você os guarda, guarde só por esse tempo e apague quando o prazo terminar. Um padrão sensato é guardar por um ano os dados de candidatos que você não contratou, e por mais tempo apenas os de quem pediu para ser considerado em vagas futuras. Apagar dentro de um calendário é muito mais fácil para um software do que para um gerente ocupado com uma pasta de currículos antigos.

Meça poucas coisas

Você não precisa de um painel de recrutamento. A cada trimestre, observe:

Tempo de contratação: dias entre a abertura da vaga e a proposta aceita.
De onde vieram os bons candidatos: o seu site, um portal de vagas, indicações.
Onde os candidatos desistem: muitas propostas recusadas apontam para o salário ou para a demora; muitas faltas em entrevistas apontam para o seu agendamento.

Como fazer isso no Kluvan

O Recrutamento vem com o aplicativo de RH, inclusive no plano inicial gratuito de RH, então uma equipe pequena pode começar sem comprar nada a mais. O Kluvan funciona online, sem nada para instalar: os candidatos se candidatam de qualquer navegador e os entrevistadores preenchem as fichas de avaliação no celular.

Crie uma vaga. Dê a ela um cargo, uma filial, um tipo de trabalho e uma descrição, nomeie os gestores da contratação e acrescente uma faixa salarial que só as pessoas com permissão de salário podem ver. Veja Criar uma vaga.
Publique na sua página de carreiras. A sua página de carreiras lista as vagas abertas; os candidatos enviam o currículo com uma caixa de consentimento que informa por quanto tempo você guarda os dados deles. Veja Receber candidaturas na página de carreiras.
Mova os candidatos pelas etapas. As etapas padrão são Candidatura, Triado, Entrevista e Proposta, depois Contratado ou Não selecionado com um motivo; renomeie-as ou crie as suas em cada vaga. Veja Mover candidatos pelas etapas.
Agende entrevistas. Marque de um a seis entrevistadores; com o Agendamentos ativado, a entrevista entra na agenda de cada entrevistador e ninguém consegue agendá-los nesse horário. Veja Agendar uma entrevista.
Preencha as fichas de avaliação. Cada entrevistador dá notas de 1 a 5 às perguntas da vaga e faz uma recomendação; a página do candidato mostra todas as fichas e a média. Veja Preencher uma ficha de avaliação.
Envie a proposta. Redija a carta a partir de um modelo, envie-a e dê ao candidato o link privado; ele aceita digitando o nome completo ou recusa. Hoje você copia o link e o envia você mesmo, por e-mail ou chat. Veja Enviar uma carta de oferta.
Contrate no RH. Contratar cria a pessoa no RH com a ficha dela e um checklist de integração, e mantém o currículo e a proposta vinculados. Veja Contratar um candidato no RH.
Apague no prazo. Os candidatos que você não contratou são apagados depois dos meses que você definir: 12 por padrão, ou 24 para quem pediu para ser mantido para vagas futuras.

Quando a pessoa nova começar, a próxima tarefa é treiná-la. O nosso post Uma matriz de treinamento que mantém os certificados em dia mostra como transformar a integração em rotina, e Como gerenciar uma equipe que fala quatro idiomas trata do resto da equipe.

Abra o seu próximo cargo como uma vaga com quatro etapas e uma ficha de avaliação. Você vai notar a diferença na primeira conversa depois das entrevistas.