Venta de entradas y registro con QR, paso a paso

Un taller de formación para cuarenta personas. El lanzamiento de un producto para sus mejores clientes. Una jornada de puertas abiertas, una conferencia, una serie de clases nocturnas. Organizar un evento consiste sobre todo en personas, pero lo que suele salir mal es la administración: dos hojas de cálculo de inscripciones que no coinciden, asientos vendidos dos veces, una cola en la puerta mientras alguien busca en una lista impresa y un contador que pregunta un mes después qué pagos corresponden a qué entradas.

Nada de esto requiere una gran plataforma de venta de entradas. Requiere una página de inscripción clara, entradas que no se puedan sobrevender, una lista de espera, una puerta ágil y un registro en el que finanzas pueda confiar. Esta guía repasa cada paso, desde el primer borrador hasta el informe posterior al evento.

Antes de publicar: decida cinco cosas

1. Tipos de entrada. La mayoría de los eventos necesitan de uno a tres: entrada general, venta anticipada, una tarifa para socios o estudiantes y quizás un tipo VIP con extras. Cada tipo tiene su propio precio (o es gratuito), su propio número de asientos y una línea breve que dice qué incluye. Resista la tentación de añadir más tipos; cada tipo adicional es una pregunta en la puerta.

2. Capacidad. Decida el número real de asientos por tipo, incluido el espacio para los invitados a los que dará entrada gratuita. Es más fácil añadir asientos después que explicarle a alguien por qué su entrada no es válida.

3. El período de venta. Cuándo abre y cuándo cierra la inscripción. Cerrar la venta un día antes le da tiempo para imprimir las credenciales y dar instrucciones al equipo de la puerta.

4. Impuestos. Si las entradas llevan IVA u otro impuesto sobre las ventas donde usted opera, decida si sus precios lo incluyen o si se suma aparte, y a qué tipos de entrada se aplica. Una entrada gratuita no lleva impuesto; un taller de pago normalmente sí.

5. Su política de reembolso. Escríbala antes de vender nada: hasta cuándo se puede cancelar y si reembolsa el total, una parte o nada. Póngala en la página de inscripción.

Una página de inscripción que la gente termina

La gente abandona los formularios de inscripción que piden demasiado. Pida un nombre, una dirección de correo electrónico y un número de teléfono si lo necesita, y nada más salvo que sea realmente importante. Añada una casilla clara de consentimiento para mensajes de marketing, desmarcada por defecto; los asistentes que la marquen podrán enterarse de su próximo evento, y los que no, no se añaden a sus listas.

Haga que la página funcione en el teléfono, muestre con claridad la fecha, la hora y el lugar y, si su público lee más de un idioma, publique la descripción en ambos. Después comparta el enlace en todas partes: su sitio web, el correo electrónico, las redes sociales y como código QR en carteles y folletos.

No sobrevenda nunca, aunque la demanda se dispare

En cuanto anuncia un evento popular, muchas personas intentan inscribirse a la vez. Un sistema que comprueba "¿quedan asientos?" y vende una entrada un segundo después venderá de vez en cuando el mismo último asiento dos veces. La solución es reservar un asiento para el comprador mientras paga y contar los asientos reservados como ocupados. Si no termina de pagar dentro del tiempo de reserva, el asiento se libera para la siguiente persona.

En los eventos de pago, emita la entrada solo cuando el proveedor de pagos confirme el pago. Una entrada emitida con una promesa de pago es un problema de reembolso esperando a ocurrir.

Una lista de espera que se llena sola

Cuando un evento agota las entradas, no se limite a cerrarlo: abra una lista de espera. La gente cancela, las reservas caducan o usted encuentra sitio para diez sillas más. Cada asiento liberado debería ofrecerse automáticamente a la siguiente persona de la fila, con un tiempo limitado para aceptar, por ejemplo 24 horas, antes de pasar a la siguiente. Una lista de espera que alguien tiene que gestionar a mano la mañana del evento casi nunca se gestiona.

Una puerta ágil

La puerta es donde los asistentes se llevan su primera impresión. Tres cosas la hacen ágil:

• Un código QR en cada entrada, enviado por correo electrónico y fácil de mostrar en el teléfono.
• Cualquier teléfono del personal como lector. Sin hardware especial ni un portátil sobre una mesa plegable. Varias personas pueden escanear a la vez sin dejar pasar la misma entrada dos veces.
• Un código corto bajo el QR, para el asistente con la pantalla rota o sin batería, además de una forma de buscar a las personas por su nombre.

Explique al equipo de la puerta las tres respuestas que verá: válida, ya registrada (con cuándo y por quién) o acceso denegado, con el motivo. Tenga en la puerta a una persona que pueda reenviar una entrada o añadir a un invitado de última hora.

Invitados, cancelaciones y reembolsos

Planifique las excepciones antes del día:

• Invitados: los ponentes, socios y VIP reciben entradas gratuitas que usted añade, incluso de un tipo que ya no está a la venta.
• Cancelaciones: los pedidos gratuitos y los no pagados pueden simplemente cancelarse, lo que libera los asientos para la lista de espera.
• Reembolsos: los pedidos pagados se devuelven mediante un reembolso, para que el dinero y su contabilidad sigan cuadrando. Cada reembolso debería generar una nota de crédito, no solo una transferencia bancaria que nadie sabrá explicar después.
• Un evento cancelado: informe a cada asistente por correo electrónico con el motivo y repase la lista de pedidos pagados que aún necesitan reembolso.

Después del evento: un informe en el que finanzas pueda confiar

En el plazo de un día después del evento, revise las entradas vendidas por tipo, los registros de entrada y las inasistencias, los reembolsos, la lista de espera y cuántos asistentes aceptaron volver a tener noticias suyas. Las inasistencias le dicen cuánto sobrevender la próxima vez, sobre todo en los eventos gratuitos, donde una gran parte de los inscritos suele no presentarse.

Para finanzas, cada pedido pagado ya debería ser una factura en su contabilidad, y cada reembolso una nota de crédito. Si los ingresos del evento hay que reconstruirlos a partir de exportaciones del proveedor de pagos, algo faltaba en la configuración.

Cómo hacerlo en Kluvan

Eventos y entradas cubre los pasos anteriores, desde el borrador del evento hasta el informe. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar: los asistentes se inscriben en cualquier navegador y el personal de la puerta escanea las entradas con la cámara de su teléfono.

• Cree el evento y sus tipos de entrada. Un evento empieza como borrador con un lugar o un enlace en línea, inicio y fin, un período de venta opcional y tipos de entrada con precio, IVA, capacidad y el máximo por pedido. Los títulos y descripciones pueden tener una versión en árabe junto a la inglesa. Consulte Crear un evento y sus tipos de entrada.
• Publique y comparta. Publique la página de inscripción y comparta su enlace o su código QR. Los asistentes se convierten en contactos y se unen a sus listas de marketing solo cuando marcan la casilla de consentimiento. Consulte Publicar y compartir la página de inscripción.
• Asientos exactos. Cada tipo de entrada cuenta lo vendido y lo reservado durante un pago, y nunca vende más que su capacidad, aunque muchas personas se inscriban a la vez.
• Entradas de pago. Conecte el proveedor de pagos propio de su organización; las entradas se emiten solo cuando el proveedor confirma el pago, y cada pedido pagado crea una factura fiscal en Contabilidad. Las entradas de pago y los reembolsos a través del proveedor están hoy en acceso anticipado. Consulte Vender entradas mediante su proveedor de pagos.
• Lista de espera. Los asientos liberados se ofrecen por correo electrónico a la primera persona de la fila que encaje, reservados durante las horas que usted indique.
• Registro de entrada en la puerta. El personal de la puerta abre Eventos → Registro de entrada en su teléfono, escanea el código QR o escribe el código de acceso de 8 caracteres y selecciona Registrar entrada. El personal de la puerta puede usar puestos de campo o restringidos, así que no necesita un puesto completo. Consulte Registrar entradas en la puerta.
• Asistentes e invitados. Busque en la lista, vuelva a enviar entradas por correo electrónico o abra un mensaje de WhatsApp listo para enviarlo desde su propio teléfono, añada invitados y exporte un CSV. Consulte Gestionar asistentes, invitados y lista de espera.
• Informes. Entradas, registros de entrada, inasistencias, reembolsos, lista de espera y consentimientos por evento, e ingresos de todos los eventos para finanzas.

La puerta se abre para escanear 6 horas antes del inicio y se cierra 6 horas después del final. Los correos de recordatorio salen las horas antes del inicio que usted elija. Los pedidos pagados de un evento cancelado se listan para reembolso en lugar de reembolsarse automáticamente, para que finanzas mantenga el control. Eventos se vende por separado y viene con Kluvan One; consulte los precios.

Si promociona eventos desde su propio sitio web, nuestro artículo Un sitio web que convierte visitas en clientes potenciales muestra cómo recoger consultas junto con las inscripciones. Y para ver el panorama completo de cómo un solo registro acompaña a un cliente desde el primer contacto hasta el pago, lea Cómo es una empresa conectada.

Organice su próximo evento pequeño, aunque sea gratuito, con entradas QR y una lista de espera. La calma en la puerta vale la pena.