इवेंट टिकटिंग और QR चेक-इन, क़दम-दर-क़दम

चालीस लोगों की ट्रेनिंग वर्कशॉप। आपके सबसे अच्छे ग्राहकों के लिए प्रोडक्ट लॉन्च। एक ओपन डे, एक कॉन्फ़्रेंस, शाम की कक्षाओं की एक श्रृंखला। इवेंट चलाना ज़्यादातर लोगों से जुड़ा है, लेकिन जो हिस्सा आमतौर पर बिगड़ता है वह प्रशासन है: रजिस्ट्रेशन की दो स्प्रेडशीट जो आपस में मेल नहीं खातीं, दो बार बिकी सीटें, दरवाज़े पर कतार जबकि कोई छपी सूची में नाम ढूँढ रहा है, और महीने भर बाद अकाउंटेंट का सवाल कि कौन-सा भुगतान किस टिकट का है।

इसमें से किसी के लिए बड़े टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म की ज़रूरत नहीं। ज़रूरत है एक साफ़ रजिस्ट्रेशन पेज की, ऐसे टिकटों की जो ज़्यादा न बिक सकें, एक प्रतीक्षा सूची की, तेज़ दरवाज़े की, और ऐसे रिकॉर्ड की जिस पर फ़ाइनेंस भरोसा कर सके। यह गाइड हर क़दम से गुज़रती है, पहले ड्राफ़्ट से लेकर इवेंट के बाद की रिपोर्ट तक।

प्रकाशित करने से पहले: पाँच बातें तय करें

1. टिकट के प्रकार। ज़्यादातर इवेंट को एक से तीन चाहिए: सामान्य प्रवेश, अर्ली बर्ड, सदस्य या छात्र दर, शायद अतिरिक्त सुविधाओं वाला एक VIP प्रकार। हर प्रकार की अपनी क़ीमत (या मुफ़्त), अपनी सीटों की संख्या, और एक छोटी लाइन होती है जो बताती है कि उसमें क्या शामिल है। और प्रकार जोड़ने के लालच से बचें; हर अतिरिक्त प्रकार दरवाज़े पर एक सवाल है।

2. क्षमता। हर प्रकार की असली सीटों की संख्या तय करें, उन मेहमानों की जगह समेत जिन्हें आप मुफ़्त बुलाएँगे। बाद में सीटें जोड़ना किसी को यह समझाने से आसान है कि उसका टिकट मान्य क्यों नहीं है।

3. बिक्री की अवधि। रजिस्ट्रेशन कब खुलता और कब बंद होता है। एक दिन पहले बिक्री बंद करने से आपको बैज छापने और दरवाज़े की टीम को समझाने का समय मिलता है।

4. टैक्स। अगर आपके यहाँ टिकटों पर VAT या कोई और बिक्री कर लगता है, तो तय करें कि आपकी क़ीमतों में वह शामिल है या ऊपर से जुड़ता है, और किन टिकट प्रकारों पर लागू होता है। मुफ़्त टिकट पर कोई टैक्स नहीं; पेड वर्कशॉप पर आमतौर पर लगता है।

5. आपकी रिफ़ंड नीति। कुछ भी बेचने से पहले इसे लिख लें: लोग कब तक रद्द कर सकते हैं, और आप पूरा, आंशिक या बिल्कुल भी रिफ़ंड नहीं देंगे। इसे रजिस्ट्रेशन पेज पर रखें।

ऐसा रजिस्ट्रेशन पेज जिसे लोग पूरा करें

लोग उन रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्मों को अधूरा छोड़ देते हैं जो बहुत कुछ माँगते हैं। नाम, ई-मेल पता और ज़रूरत हो तो फ़ोन नंबर माँगें, और कुछ नहीं जब तक वह सच में ज़रूरी न हो। मार्केटिंग संदेशों की सहमति के लिए एक साफ़ बॉक्स जोड़ें, जो डिफ़ॉल्ट रूप से टिक न हो; जो प्रतिभागी इसे टिक करते हैं वे आपके अगले इवेंट के बारे में सुन सकते हैं, और जो नहीं करते वे आपकी सूचियों में नहीं जोड़े जाते।

पेज को फ़ोन पर चलने लायक़ बनाएँ, तारीख़, समय और जगह साफ़ दिखाएँ, और अगर आपके दर्शक एक से ज़्यादा भाषा पढ़ते हैं, तो विवरण दोनों में प्रकाशित करें। फिर लिंक हर जगह साझा करें: आपकी वेबसाइट, ई-मेल, सोशल मीडिया, और पोस्टरों व पर्चों पर QR कोड के रूप में।

कभी ज़्यादा न बेचें, माँग अचानक बढ़ने पर भी

जिस पल आप किसी लोकप्रिय इवेंट की घोषणा करते हैं, बहुत से लोग एक साथ रजिस्टर करने की कोशिश करते हैं। जो सिस्टम «सीटें बची हैं?» जाँचता है और एक सेकंड बाद टिकट बेचता है, वह कभी-कभी वही आख़िरी सीट दो बार बेच देगा। इसका इलाज है कि ख़रीदार के भुगतान करते समय उसके लिए सीट रोक कर रखें, और रोकी गई सीटों को भरी हुई गिनें। अगर वह रोकने के समय में भुगतान पूरा नहीं करता, तो सीट अगले व्यक्ति के लिए छोड़ दी जाती है।

पेड इवेंट के लिए टिकट तभी जारी करें जब भुगतान प्रदाता भुगतान की पुष्टि करे। भुगतान के वादे पर जारी टिकट रिफ़ंड की एक समस्या है जो होने का इंतज़ार कर रही है।

प्रतीक्षा सूची जो अपने-आप भरे

जब इवेंट की सीटें बिक जाएँ, तो उसे बस बंद न करें: प्रतीक्षा सूची खोलें। लोग रद्द करते हैं, रोकी गई सीटों की मियाद ख़त्म होती है, या आपको दस और कुर्सियों की जगह मिल जाती है। हर ख़ाली हुई सीट अपने-आप कतार में अगले व्यक्ति को दी जानी चाहिए, स्वीकार करने के सीमित समय के साथ, जैसे 24 घंटे, उसके बाद वह आगे बढ़ जाए। जिस प्रतीक्षा सूची को इवेंट की सुबह किसी को हाथ से चलाना पड़े, वह शायद ही कभी चल पाती है।

तेज़ दरवाज़ा

दरवाज़े पर ही प्रतिभागियों की पहली छाप बनती है। तीन चीज़ें इसे तेज़ बनाती हैं:

• हर टिकट पर QR कोड, ई-मेल से भेजा गया और फ़ोन पर दिखाने में आसान।
• स्टाफ़ का कोई भी फ़ोन स्कैनर के रूप में। न कोई ख़ास हार्डवेयर, न फ़ोल्डिंग मेज़ पर लैपटॉप। कई लोग एक साथ स्कैन कर सकते हैं और एक ही टिकट दो बार अंदर नहीं जाता।
• QR के नीचे एक छोटा कोड, टूटी स्क्रीन या ख़त्म बैटरी वाले प्रतिभागी के लिए, साथ में नाम से लोगों को ढूँढने का तरीक़ा।

दरवाज़े की टीम को उन तीन जवाबों के बारे में समझाएँ जो उन्हें दिखेंगे: मान्य, पहले ही चेक-इन हो चुका (कब और किसने के साथ), या प्रवेश नहीं, वजह के साथ। दरवाज़े पर एक ऐसा व्यक्ति रखें जो टिकट दोबारा भेज सके या आख़िरी पल का मेहमान जोड़ सके।

मेहमान, रद्दीकरण और रिफ़ंड

अपवादों की योजना दिन से पहले बनाएँ:

• मेहमान: वक्ताओं, पार्टनरों और VIP को मुफ़्त टिकट मिलते हैं जिन्हें आप ख़ुद जोड़ते हैं, ऐसे प्रकार के भी जो अब बिक्री पर नहीं है।
• रद्दीकरण: मुफ़्त और बिना भुगतान वाले ऑर्डर सीधे रद्द किए जा सकते हैं, जिससे सीटें प्रतीक्षा सूची के लिए ख़ाली हो जाती हैं।
• रिफ़ंड: पेड ऑर्डर रिफ़ंड के ज़रिए लौटते हैं, ताकि पैसा और आपके खाते साथ-साथ चलें। हर रिफ़ंड से एक क्रेडिट नोट बनना चाहिए, न कि सिर्फ़ ऐसा बैंक ट्रांसफ़र जिसे बाद में कोई समझा न सके।
• रद्द हुआ इवेंट: हर प्रतिभागी को वजह के साथ ई-मेल से बताएँ, और उन पेड ऑर्डरों की सूची पर काम करें जिनका रिफ़ंड अभी बाक़ी है।

इवेंट के बाद: ऐसी रिपोर्ट जिस पर फ़ाइनेंस भरोसा करे

इवेंट के एक दिन के भीतर हर प्रकार के बिके टिकट, चेक-इन और न आने वाले, रिफ़ंड, प्रतीक्षा सूची, और कितने प्रतिभागियों ने आपसे फिर सुनने की सहमति दी, यह देखें। न आने वाले बताते हैं कि अगली बार कितनी ज़्यादा बुकिंग लेनी है, ख़ासकर मुफ़्त इवेंट में, जहाँ रजिस्ट्रेशन का बड़ा हिस्सा अक्सर नहीं आता।

फ़ाइनेंस के लिए, हर पेड ऑर्डर पहले से आपके खातों में एक इनवॉइस होना चाहिए, और हर रिफ़ंड एक क्रेडिट नोट। अगर इवेंट की आमदनी भुगतान प्रदाता के एक्सपोर्ट से दोबारा बनानी पड़े, तो सेटअप में कुछ छूट गया था।

Kluvan में यह कैसे करें

इवेंट और टिकटिंग ऊपर के क़दम संभालता है, ड्राफ़्ट इवेंट से लेकर रिपोर्ट तक। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना: प्रतिभागी किसी भी ब्राउज़र में रजिस्टर करते हैं, और दरवाज़े का स्टाफ़ अपने फ़ोन के कैमरे से टिकट स्कैन करता है।

• इवेंट और उसके टिकट प्रकार बनाएँ। इवेंट एक ड्राफ़्ट के रूप में शुरू होता है, जिसमें जगह या ऑनलाइन लिंक, शुरुआत और अंत, वैकल्पिक बिक्री अवधि और टिकट प्रकार होते हैं, क़ीमत, VAT, क्षमता और प्रति ऑर्डर अधिकतम संख्या के साथ। शीर्षकों और विवरणों का अंग्रेज़ी के साथ एक अरबी संस्करण भी हो सकता है। देखें कार्यक्रम और उसके टिकट प्रकार बनाएँ।
• प्रकाशित और साझा करें। रजिस्ट्रेशन पेज प्रकाशित करें और उसका लिंक या QR कोड साझा करें। प्रतिभागी संपर्क बन जाते हैं, और आपकी मार्केटिंग सूचियों में तभी जुड़ते हैं जब वे सहमति बॉक्स टिक करें। देखें पंजीकरण पृष्ठ प्रकाशित और साझा करें।
• सटीक सीटें। हर टिकट प्रकार गिनता है कि क्या बिका और भुगतान के दौरान क्या रोका गया, और अपनी क्षमता से ज़्यादा कभी नहीं बेचता, तब भी जब बहुत से लोग एक साथ रजिस्टर करें।
• पेड टिकट। अपने संगठन का अपना भुगतान प्रदाता जोड़ें; टिकट तभी जारी होते हैं जब प्रदाता भुगतान की पुष्टि करे, और हर पेड ऑर्डर लेखा में एक टैक्स इनवॉइस बनाता है। प्रदाता के ज़रिए पेड टिकट और रिफ़ंड आज अर्ली एक्सेस में हैं। देखें अपने भुगतान प्रदाता से भुगतान वाले टिकट बेचें।
• प्रतीक्षा सूची। ख़ाली हुई सीटें कतार के उस पहले व्यक्ति को ई-मेल से दी जाती हैं जो फ़िट बैठता है, आपके तय घंटों तक रोक कर।
• दरवाज़े पर चेक-इन। दरवाज़े का स्टाफ़ अपने फ़ोन पर इवेंट → चेक-इन खोलता है, QR कोड स्कैन करता है या 8 अक्षरों का प्रवेश कोड टाइप करता है, और चेक-इन करें चुनता है। दरवाज़े का स्टाफ़ फ़ील्ड या सीमित सीटें इस्तेमाल कर सकता है, इसलिए उन्हें पूरी सीट की ज़रूरत नहीं। देखें प्रवेश पर लोगों का चेक-इन करें।
• प्रतिभागी और मेहमान। सूची में खोजें, टिकट ई-मेल से दोबारा भेजें या अपने फ़ोन से भेजने के लिए तैयार WhatsApp संदेश खोलें, मेहमान जोड़ें और CSV एक्सपोर्ट करें। देखें सहभागी, अतिथि और प्रतीक्षा सूची प्रबंधित करें।
• रिपोर्ट। हर इवेंट के टिकट, चेक-इन, न आने वाले, रिफ़ंड, प्रतीक्षा सूची और सहमतियाँ, और फ़ाइनेंस के लिए सभी इवेंट की आमदनी।

स्कैनिंग के लिए दरवाज़ा शुरुआत से 6 घंटे पहले खुलता है और अंत के 6 घंटे बाद बंद होता है। रिमाइंडर ई-मेल शुरुआत से उतने घंटे पहले जाते हैं जितने आप चुनें। रद्द हुए इवेंट के पेड ऑर्डर अपने-आप रिफ़ंड होने की जगह रिफ़ंड के लिए सूचीबद्ध होते हैं, ताकि नियंत्रण फ़ाइनेंस के पास रहे। इवेंट अलग से बिकता है और Kluvan One के साथ आता है; क़ीमतें देखें।

अगर आप अपनी वेबसाइट से इवेंट का प्रचार करते हैं, तो छोटे बिज़नेस की वेबसाइट जो विज़िट को लीड बनाए वाली हमारी पोस्ट दिखाती है कि रजिस्ट्रेशन के साथ पूछताछ कैसे इकट्ठा करें। और बड़ी तस्वीर के लिए, कि एक रिकॉर्ड पहले संपर्क से भुगतान तक ग्राहक के साथ कैसे चलता है, जुड़ा हुआ बिज़नेस कैसा दिखता है पढ़ें।

अपना अगला छोटा इवेंट, भले मुफ़्त हो, QR टिकट और प्रतीक्षा सूची के साथ चलाएँ। दरवाज़े पर की शांति इसके लायक़ है।