Ingressos e controle de entrada por QR, passo a passo

Um workshop de treinamento para quarenta pessoas. O lançamento de um produto para os seus melhores clientes. Um dia de portas abertas, uma conferência, uma série de aulas à noite. Organizar um evento é, acima de tudo, lidar com pessoas, mas o que costuma dar errado é a parte administrativa: duas planilhas de inscrições que não batem, lugares vendidos duas vezes, uma fila na porta enquanto alguém procura nomes em uma lista impressa e um contador perguntando, um mês depois, quais pagamentos correspondem a quais ingressos.

Nada disso exige uma grande plataforma de ingressos. Exige uma página de inscrição clara, ingressos que não podem ser vendidos além da capacidade, uma lista de espera, uma entrada rápida e um registro em que o financeiro possa confiar. Este guia passa por cada etapa, do primeiro rascunho ao relatório depois do evento.

Antes de publicar: decida cinco coisas

1. Tipos de ingresso. A maioria dos eventos precisa de um a três: inteira, lote promocional antecipado, um valor para sócios ou estudantes, talvez um tipo VIP com extras. Cada tipo tem o seu preço (ou é gratuito), o seu número de lugares e uma linha curta dizendo o que inclui. Resista à vontade de criar mais tipos; cada tipo extra é uma dúvida na porta.

2. Capacidade. Defina o número real de lugares por tipo, incluindo o espaço para os convidados que você vai chamar de graça. É mais fácil acrescentar lugares depois do que explicar a alguém por que o ingresso dele não vale.

3. O período de vendas. Quando as inscrições abrem e fecham. Encerrar as vendas um dia antes dá tempo de imprimir crachás e orientar a equipe da porta.

4. Impostos. Se os ingressos têm IVA ou outro imposto sobre vendas onde você está, decida se os seus preços já o incluem ou se ele é somado, e a quais tipos de ingresso se aplica. Um ingresso gratuito não tem imposto; um workshop pago normalmente tem.

5. A sua política de reembolso. Escreva-a antes de vender qualquer coisa: até quando as pessoas podem cancelar e se o reembolso é total, parcial ou inexistente. Coloque-a na página de inscrição.

Uma página de inscrição que as pessoas terminam

As pessoas abandonam formulários de inscrição que pedem demais. Peça o nome, um endereço de e-mail e um telefone se precisar, e nada mais, a menos que realmente importe. Inclua uma caixa clara de consentimento para mensagens de marketing, desmarcada por padrão; os participantes que a marcarem podem saber do seu próximo evento, e os que não marcarem não entram nas suas listas.

Faça a página funcionar no celular, mostre a data, o horário e o local com clareza e, se o seu público lê mais de um idioma, publique a descrição nos dois. Depois, divulgue o link em todos os lugares: o seu site, e-mail, redes sociais e como código QR em cartazes e folhetos.

Nunca venda além da capacidade, mesmo com picos de procura

No momento em que você anuncia um evento concorrido, muita gente tenta se inscrever ao mesmo tempo. Um sistema que verifica "ainda há lugares?" e vende o ingresso um segundo depois vai, de vez em quando, vender o mesmo último lugar duas vezes. A solução é reservar o lugar para o comprador enquanto ele paga e contar os lugares reservados como ocupados. Se ele não terminar de pagar dentro do tempo de reserva, o lugar é liberado para a próxima pessoa.

Em eventos pagos, emita o ingresso só quando o provedor de pagamento confirmar o pagamento. Um ingresso emitido com base em uma promessa de pagamento é um problema de reembolso esperando para acontecer.

Uma lista de espera que se preenche sozinha

Quando um evento esgota, não basta encerrá-lo: abra uma lista de espera. As pessoas cancelam, as reservas expiram ou você encontra espaço para mais dez cadeiras. Cada lugar liberado deve ser oferecido automaticamente à próxima pessoa da fila, com um tempo limitado para aceitar, por exemplo 24 horas, antes de passar adiante. Uma lista de espera que alguém precisa tocar à mão na manhã do evento raramente é tocada.

Uma entrada rápida

A porta é onde os participantes formam a primeira impressão. Três coisas a tornam rápida:

• Um código QR em cada ingresso, enviado por e-mail e fácil de mostrar no celular.
• Qualquer celular da equipe como leitor. Nenhum equipamento especial, nenhum notebook em uma mesa dobrável. Várias pessoas podem ler ao mesmo tempo sem deixar o mesmo ingresso entrar duas vezes.
• Um código curto abaixo do QR, para o participante com a tela quebrada ou a bateria descarregada, além de uma forma de encontrar as pessoas pelo nome.

Explique à equipe da porta as três respostas que ela vai ver: válido, entrada já registrada (com quando e por quem) ou entrada não permitida, com o motivo. Tenha na porta uma pessoa que possa reenviar um ingresso ou incluir um convidado de última hora.

Convidados, cancelamentos e reembolsos

Planeje as exceções antes do dia:

• Convidados: palestrantes, parceiros e VIPs recebem ingressos gratuitos que você mesmo inclui, até de um tipo que não está mais à venda.
• Cancelamentos: pedidos gratuitos e não pagos podem simplesmente ser cancelados, o que libera os lugares para a lista de espera.
• Reembolsos: pedidos pagos voltam por meio de um reembolso, para que o dinheiro e a sua contabilidade continuem alinhados. Cada reembolso deve gerar uma nota de crédito, e não apenas uma transferência bancária que ninguém consegue explicar depois.
• Um evento cancelado: avise cada participante por e-mail, com o motivo, e trabalhe a lista de pedidos pagos que ainda precisam de reembolso.

Depois do evento: um relatório em que o financeiro pode confiar

Até um dia depois do evento, veja os ingressos vendidos por tipo, as entradas e as ausências, os reembolsos, a lista de espera e quantos participantes aceitaram receber notícias suas de novo. As ausências mostram quanto vender a mais da próxima vez, principalmente em eventos gratuitos, em que uma boa parte dos inscritos costuma não aparecer.

Para o financeiro, cada pedido pago já deve ser uma fatura na sua contabilidade, e cada reembolso, uma nota de crédito. Se a receita do evento precisa ser reconstruída a partir de exportações do provedor de pagamento, faltou algo na configuração.

Como fazer isso no Kluvan

O Eventos e ingressos cobre as etapas acima, do rascunho do evento ao relatório. O Kluvan funciona online, sem nada para instalar: os participantes se inscrevem em qualquer navegador e a equipe da porta lê os ingressos com a câmera do celular.

• Crie o evento e os tipos de ingresso. Um evento começa como rascunho, com um local ou um link online, início e fim, um período de vendas opcional e tipos de ingresso com preço, IVA, capacidade e o máximo por pedido. Títulos e descrições podem ter uma versão em árabe ao lado da versão em inglês. Veja Crie um evento e seus tipos de ingresso.
• Publique e divulgue. Publique a página de inscrição e compartilhe o link ou o código QR. Os participantes viram contatos e só entram nas suas listas de marketing quando marcam a caixa de consentimento. Veja Publique e compartilhe a página de inscrição.
• Lugares exatos. Cada tipo de ingresso conta o que foi vendido e o que está reservado durante um pagamento, e nunca vende além da capacidade, mesmo quando muita gente se inscreve ao mesmo tempo.
• Ingressos pagos. Conecte o provedor de pagamento da sua própria organização; os ingressos só são emitidos quando o provedor confirma o pagamento, e cada pedido pago gera uma fatura fiscal na Contabilidade. Ingressos pagos e reembolsos pelo provedor estão hoje em acesso antecipado. Veja Venda ingressos pagos pelo seu provedor de pagamento.
• Lista de espera. Os lugares liberados são oferecidos por e-mail à primeira pessoa da fila que se encaixa, reservados pelas horas que você definir.
• Controle de entrada na porta. A equipe da porta abre Eventos → Controle de entrada no celular, lê o código QR ou digita o código de entrada de 8 caracteres e seleciona Liberar entrada. A equipe da porta pode usar licenças de campo ou restritas, então não precisa de licença completa. Veja Registre a entrada na porta.
• Participantes e convidados. Pesquise a lista, reenvie ingressos por e-mail ou abra uma mensagem de WhatsApp pronta para enviar do seu próprio celular, inclua convidados e exporte um CSV. Veja Gerencie participantes, convidados e lista de espera.
• Relatórios. Ingressos, entradas, ausências, reembolsos, lista de espera e consentimentos por evento, e a receita de todos os eventos para o financeiro.

A porta abre para leitura 6 horas antes do início e fecha 6 horas depois do fim. Os e-mails de lembrete saem nas horas antes do início que você escolher. Os pedidos pagos de um evento cancelado são listados para reembolso em vez de reembolsados automaticamente, para que o financeiro mantenha o controle. O Eventos é vendido avulso e vem com o Kluvan One; veja os preços.

Se você divulga eventos no seu próprio site, o nosso post Um site de pequena empresa que transforma visitas em leads mostra como receber contatos junto com as inscrições. E para ver o quadro geral de como um único registro acompanha o cliente do primeiro contato ao pagamento, leia Como é uma empresa conectada.

Faça o seu próximo evento pequeno, mesmo que gratuito, com ingressos QR e lista de espera. A calma na porta compensa.