Como é uma empresa conectada

Observe qualquer pequena empresa durante um dia e você verá o mesmo ciclo. Um cliente entra em contato. Alguém envia um orçamento. O trabalho é feito. Uma fatura é emitida. O dinheiro chega — uma hora.

O ciclo é simples. O que o torna difícil é que cada etapa costuma ficar em um lugar diferente: a consulta no celular de alguém, o orçamento em uma pasta de documentos, o serviço em um quadro branco, a fatura no sistema de contabilidade e o pagamento no site do banco. Cada passagem de bastão é uma chance de copiar algo errado, esquecer alguma coisa ou perder um dia.

Para onde vai o tempo

Quando conversamos com proprietários, os mesmos momentos aparecem de novo e de novo:

• Um orçamento foi aceito, mas ninguém começou o serviço porque a mensagem ficou parada na caixa de entrada de uma pessoa.
• O serviço foi concluído, mas a fatura só saiu duas semanas depois porque ninguém avisou o financeiro.
• A fatura foi paga, mas o cliente continuou sendo cobrado porque o pagamento não foi conciliado.

Nenhum desses casos é uma grande falha. Juntos, custam dias todo mês e passam ao cliente a impressão de que a mão esquerda não sabe o que a direita está fazendo.

Cada etapa começa de onde a anterior parou

Uma empresa conectada não é a que tem mais sistemas. É aquela em que cada etapa parte do registro que a etapa anterior deixou. No Kluvan, isso significa:

• Uma consulta vira um negócio no cadastro do cliente no CRM, com um responsável e um próximo passo.
• O orçamento sai da Contabilidade e o cliente o aceita por um link; o nome e o horário ficam registrados.
• O trabalho aceito vira um projeto ou um serviço de campo, com tarefas, horas e materiais.
• A fatura é emitida a partir do projeto — por marco, por andamento ou por horas e materiais — e continua vinculada ao trabalho.
• O pagamento é registrado contra as faturas correspondentes e conciliado com o extrato bancário.

Algumas partes ainda estão a caminho, e nós as identificamos: a caixa de entrada compartilhada do WhatsApp e o aplicativo Cobranças, para faturas vencidas, estão em acesso antecipado.

Por onde começar

Você não precisa conectar tudo no primeiro dia. Escolha a passagem que mais dói — para muitas empresas, é do orçamento ao serviço ou do serviço à fatura — e conecte essa primeiro. Quando estiver funcionando bem, acrescente a próxima etapa.

É também assim que o Kluvan é vendido: aplicativos avulsos ou um pacote quando você estiver pronto para o ciclo completo.